Умножь свою эффективность на X! Эти хитрости заставят тебя забыть о прокрастинации!

Про важность расстановки приоритетов даже говорить не стоит. Не расставив их можно быть по уши занятым второстепенными задачами, а по итогу дня остаться с чувством “а что я сделал за день”?

Сегодня я, Боков Ахмад, основатель “Искусство Автоматизации” поделюсь своими подходами в работе. Большинство моих рекомендаций носят прикладной характер, я практик и именно так живу.

Сумбур в делах закономерен, если каждый день я буду заниматься всем подряд. Поняв это, я изменил тактику. У нас в компании есть тематические дни.

Это значит, понедельник - день рутины. Мы проходимся с командой по всем проектам, решаем оперативные вопросы. Вторник и пятница - день стратегии, в них не вмешивается операционка, это дни, когда мы направляем свой взор вовне, а не обрабатываем входящий поток информации. Для других дней строгих правил у меня нет. Определенная доля импровизации всегда нужна.

Основные коммуникации у меня с клиентами и командой проходят в Telegram. И делиться буду опытом именно для этого мессенджера.

• Отключил все уведомления. Оставил только на семейном чате и чате с партнером. Теперь мне не нужно отвлекаться на каждое “срочное” сообщение.
• Все чаты с каналами в архиве. Сотни каналов ежедневно публикуют очень интересные материалы. Прибавить еще группы обсуждения и у меня получилось 348 чатов. Все они теперь в архиве. Особо важные чаты добавил в специальную папку и читаю ее по выходным.
• Все чаты по папкам. У Telegram есть удобная функция - папки. В них можно группировать чаты и тем самым отделять от общего потока информации в мессенджере. Применил инструмент “Матрица Эйзенхауэра” для чатов. Мои папки выглядят так:

При должном подходе мессенджер это хороший инструмент для работы с информацией.

• О регулярных задачах мне напоминает чат-бот (использую @Reminding_art_bot). Когда нужно он мне напомнит, что нужно сделать, мое внимание свободно.
• Личная база знаний. У меня создана группа, только с одним участником - мною. Группа разделена на подтемы (купить, исследовать, бизнес идеи и т.д.) Когда приходит какая-то мысль, я просто открываю нужную тему и пишу туда заметку. И внимание снова свободно.

Не используя подобные рекомендации, действительно, может сложиться впечатление, что навалилось очень много задач. Но на самом деле, я считал. Из десяти “навалившихся” задач две, максимум три это реальные задачи. Остальное это либо лишняя информация, либо дела, которыми заниматься должен не я, а допустим, команда.

Планерки и совещания еще одно явление, которое может забирать энергию, если их не уметь правильно готовить. Вот список рекомендаций, которыми я пользуюсь:

• не начинаю планерку без плана. Достаточно заранее в блокноте (я использую Sublime Text) выписать 5-7 вопросов которые стоит обсудить и только после этого начинать обсуждение.
• проверяю есть ли среди выписанных вопросов лишние, которые уже не нужно обсуждать / сами решились - удаляю их
• иду по плану, удаляю пройденные пункты
• фиксирую договоренности сразу, на совещании. Не потом, когда разойдемся и нужно будет вспоминать, а походу обсуждения. Это занимает не так много времени, зато после внимание свободно
• приглашаю на обсуждение только нужных людей. Я был на планерках по 15 человек, где 3 обсуждают, а остальные просто слушают. Это, конечно, нерациональная трата времени и больше похоже на шоу, чем на рабочий процесс. Кому нужно, посмотрят запись.

Алгоритм простой, но действенный. Рассмотрим письмо, которое мне пришло:

Ахмад, привет!

У меня уже есть новые задачи по приложению, я их собрала на слайдах в яндексе [ссылка].

К нам некорректно дата рождения родственника передается и готовы превью для сторов.

Так как дальше мы будем задачи ставить и менеджерить, можешь мне отдельно дополнить список того, что известно по последним требованиями сторов для релиза (кроме веб-вида, правил, которые мы делаем и того, что я вписала).

Сможешь вернуться с оценкой и своими комментариями в понедельник? И если нет, то напиши, когда сможешь.

Можно несколько раз перечитывать письмо и пытаться понять, а что мне делать. А можно сначала убрать лишнее и переформулировать письмо в образ задачи:

• слайды[ссылка].
• некорректно дата рождения родственника передается
• готовы превью для сторов.
  

дополнить список по последним требованиями сторов

• вернуться с оценкой в понедельник?

Наше внимание постоянно хотят “похитить” неструктурированной информацией, которая отнимает энергию. Все что нужно сделать, это навести порядок во входном потоке. Я стараюсь такой порядок наводить не в голове, а в блокноте, работая непосредственно с информацией.

Я встречался с такой проблемой. Вроде день закончился, а ощущение, что что-то не сделал / забыл. Чтобы такой проблемы больше не было у меня собран простейший список по которому я должен пройтись, чтобы выключиться из работы.

Копирую список в блокнот и прохожусь по нему, удаляя пункты. На завершение дня у меня уходит 10-15 минут, зато после этого внимание свободно и я могу заниматься своими делами дальше. Само вычеркивание строчек из блокнота и пустой лист по итогу имеет чудесный эффект.

Черно-белый режим на гаджетах. Когда вокруг много красивых иконок, постоянно что-то мигает и пищит сложно сосредоточиться. Безусловно, мы обманываем себя, что это не влияет никак, но мы просто привыкли. Большую часть времени на всех моих гаджетах включен черно-белый режим. Это очень помогает сконцентрироваться. Мозгу, скорее всего, становится скучно и остается заниматься только самой задачей, а не отвлекаться на посторонние стимулы.

Солнечные очки. Эту статью я пишу в очках, солнцезащитных. Это еще один инструмент, которые я использую, когда нужно заняться важными делами. Не буду рассуждать, как это работает. Просто попробуйте.

За день решить хотя бы 2 незакрытых вопроса. Незакрытые дела, неважно какого масштаба, оттягивают внимание. Это может быть разработка корпоративной стратегии или поменять батарейку в ноутбуке. Мозгу, похоже не важно, он будет думать об этом даже в фоновом режиме.

Испытай удачу. Часто ловил себя на мысли, что вместо того, чтобы делать, я анализирую какая задача приоритетнее. И если сложить все время рассуждений, наверняка, можно было сделать обе задачи. Тогда я просто стал бросать игральный кубик. Сложно принять решение? Пусть решит случай.

Помощь друга. Бывают задачи, которые нужно делать, но не идет. И не поможет ни приоритизация, ни мотивация. В этом случае я просто прошу коллегу выйти на общий звонок и поработать вместе. И это работает. Просто садимся вместе молча работаем.

Количество задач, не всегда признак качества. Желаю читателям VC верно расставлять приоритеты и действовать несмотря ни на что. А как автоматизировать рутинные задачи, можно спросить у нас.