Как я победил многозадачность и вернул себе свое время
Я Алексей, исполнительный директор Programming store, расскажу, как отказался от многозадачности и стал больше успевать.
Содержание
Цветы, тарелки, SMS: многозадачность в реальности
Термин «многозадачность» пришел к нам из сферы информационных технологий. Суть многозадачности в параллельном выполнении нескольких задач и доведении их до конечного результата.
Что же реально происходит в работе? Человек начинает несколько задач и зачастую не заканчивает ни одну из них в заявленный срок, потому что выполнить можно лишь одну задачу за раз. Многозадачность применима к коллективу, но никак не к индивидууму. Можно научиться быстро и уверенно выполнять задачи последовательно, переключаясь в процессе выполнения на другие задачи. Ключевое слово — «последовательно».
Готовясь к этой статье, я нашел очень простой и понятный пример. Представьте, что вам нужно расставить 10 тарелок на столе, полить цветы на подоконнике в 10 горшках и разослать 10 пригласительных SMS. Попробуем включить режим многозадачности: значит, делаем все сразу, перепрыгивая с одной задачи на другую. Поставили 3 тарелки, побежали поливать 3 цветка, а потом или одновременно с поливом отправили 3 SMS. Вернулись к тарелкам, следом цветы и опять сообщения. И так по кругу. Простые задачки, но выполняя их все сразу, вы устанете сильнее и потратите времени больше. При этом на середине всего действа включатся побочные эффекты многозадачности: вместо того чтобы отправить SMS, вы зачем-то польете телефон водой или выставите тарелку на подоконник, а не на стол.
Если это касается нашей с вами работы, то тарелки — это задачи, цветы — входящие вопросы коллег, на которые отвлекаемся незапланированно, а SMS — личные дела, которые все равно нужно решать в течение дня. Добавим к этому небольшие вопросы на пять минут, которыми то и дело вас отвлекают.
«Впихнуть невпихуемое»: управляем временем
Тайм-менеджмент за минуту
Нужно осознать: у вас есть восемь рабочих часов, и они не резиновые: вы можете сделать в день конечное количество задач. Перестаньте считать, что если вам в прошлый раз не удалось впихнуть в восемь часов все запланированное, то в этот раз-то уж точно получится.
Тайм-менеджмент за неделю
Существует тысяча и одна книга о тайм-менеджменте, от самых именитых до любительских заметок в интернете.
Внимания, на мой взгляд, заслуживают эти книги:
1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок».
2. Дэн Кеннед «Жесткий тайм-менеджмент».
3. Глеб Архангельский «Тайм-драйв».
Во всех этих книгах расписаны, действительно, правильные способы управления временем, они в чем-то похожи, а в чем-то различны. Каждый человек выбирает и пользуется тем способом, который ему больше подходит. Важно не переставать искать тот самый подходящий вам способ, если у вас до сих пор его нет.
Определите куда уходит время
Давайте попробуем понять, из чего же состоит ваш день.
Воспользуйтесь следующими методами:
«Фотография рабочего дня»;
«Хронометраж».
«Хронометраж», на мой взгляд, самый простой и самый эффективный инструмент для сбора информации. Он позволяет вам не только понять, что именно и сколько вы делаете, но и какие дела превалируют в вашем дне: личные, рабочие, небольшие отвлечения, разговоры, в какой стадии и как они выполняются. Например, личные затягиваются, а небольшие отвлечения выполняются на 100%.
Хронометраж нужно проводить регулярно. Это позволяет понять, как меняется рабочий день, неделя, месяц, как меняются приоритеты задач, их состав.
Первый раз хронометраж нужно делать «диагностическим» — две недели. Более короткий период не позволит вам составить честную картину вашего дня или выявить закономерность повторяющихся задач.
Техник проведения диагностического хронометража несколько, выбрать можно любую, но все они нацелены на то, чтобы:
- выработать чувство времени;
- научиться фиксировать свое время;
- выработать чувство важности задачи.
Самое главное, помните:
1. Нужно проводить хронометраж честно, его не увидит никто кроме вас, а обманывать самого себя не имеет никакого смысла.
2. По итогам первых дней хронометража не пытайтесь вдруг резко перестроить свой день, это даст неверную картину и вызовет лишний стресс.
3. Проведите первую диагностику с помощью блокнота и ручки: чем проще, тем лучше.
4. Хронометраж — не самоцель, он вам нужен для того, чтобы улучшить понимание своего дня, уметь его планировать и выполнять задуманное.
5. Если вдруг вы в первые дни забыли записать переключение на следующее дело и вспомнили о хронометраже спустя час-два, не пытайтесь восстановить в памяти, что делали. Просто запишите текущее состояние и продолжайте.
6. Интервал, с которым вы фиксируете, что делаете, должен быть коротким ― 10-20 мин, постарайтесь не пользоваться будильником, иначе выработается привычка на будильник, а это убьет чувство времени.
После того как появилось понимание, что же действительно происходит в течение вашего дня, сколько вы тратите на задачи, самое время начинать планировать свой день.
Планируем правильно
Во главе всего список задач, которые необходимо выполнить.
В понедельник составляем список дел на неделю.
Заполняем список дел на неделю по срокам.
Заполняем список регулярных задач на неделю/месяц по срокам.
- Определяем их продолжительность.
Расписываем по дням как мы будем выполнять эти задачи с учетом выявленных приоритетов.
- Не забываем про задачи, которые в течение дня появляются регулярно или спонтанно.
Держим в запасе на каждый день по 1-2 часа незапланированного времени, пусть лучше мы его потратим на выполнение задач из списка, чем «поедет» весь план на неделю.
- Распределяем уже запланированные задачи на какие-то из дней ― встречи, планерки и прочее.
Пересматриваем план с учетом пунктов № 4, № 5, № 6 и получаем адекватный план на день.
Составляем план на день
- Невозможно прыгать из задачи в задачу без интервала, помните об этом и закладывайте всегда 10-15 минут для подготовки к новому делу.
Ставьте галочки при выполнении дел — отметка о выполнении даст вам понимание собственной результативности. У нашего мозга есть особенность: он гораздо лучше запоминает невыполненные, незакрытые задачи — эффект Зейгарник, кому интересно, почитайте.
Вот так вот не надо
Планируете мало, а задач в итоге много
Первое, почему такое может происходить ― вы не все планируйте, не учитываете мелкие задачи. Переключение на эти задачи все равно требует времени.
Второе, вы часто отвлекаетесь, вас легко выбить из рабочего состояния, а войти в него порой сложно.
Третье, вы взялись не за свое дело и поэтому делаете его гораздо дольше, чем предполагалось.
Горящие задачи
Главное — не откладывайте задачи! Сложный пункт, но один из важных. Есть простое правило: никто за вас вашу работу не сделает. Отложить задачу, подождать, пока «само рассосется» ― не вариант. Задача все равно вернется, и вернется, скорее всего, горящей.
Иллюзии
Будьте честны перед собой и перед теми, кто от вас зависит.
«Сейчас» ― самый неправильный ответ в работе с задачами. Сколько раз вы отвечали «сейчас», когда вас просили что-то сделать? А ведь вы, скорее всего, в этот момент были заняты.
Когда вы говорите «сейчас», подразумеваете «как только я освобожусь от этой задачи и потом доделаю еще одну срочную, тогда у меня будет свободное время, и я сделаю, о чем просишь». А собеседник думает: «Вот он/она сказала ’’сейчас“, и прямо сейчас начинает делать мою пятиминутную задачу».
Проходит четыре часа, и «сейчас» все еще не наступило: ни для вас, ни для того, кому вы пообещали, и он начинает спрашивать. Спросит раз, два — вы начинаете дергаться, потому что все еще заняты другим делом, а он тут лезет со своим вопросом.
В половине случаев вы бросаете то, что делали, чтобы выполнить свое «сейчас», и, вероятно, это сломает ваш план на день.
Зачастую такую ситуацию создаем мы сами. Лучше ответить «я занят, смогу сделать тогда-то», если человека это не устроит, он скажет. Но в большинстве случаев вы услышите «ок».
«Я не успею выполнить, потому что мне потребуется столько-то часов/дней» ― лучше честно признаться себе и тем, кому задача нужна, в том, что не успеваешь. Сколько раз, особенно натыкаясь на новые задачи, я пролетал со сроками. Есть два варианта решения этой проблемы: первый ― работать до упора, второй ― согласовать новые сроки. Многие выбирают первое, что оправдано, когда за пару часов ты можешь наверстать упущенное. Но иногда выбирается первый вариант там, где и пары дней может не хватить, и вот тогда маленький снежок за два дня превращается в огромный снежный ком.
Важно говорить, почему ты не успеваешь.
Во-первых, этот вопрос все равно будет задан. Во-вторых, вы тем самым, в том числе и себе, объясняете, какая работа была проделана, в чем вы ошиблись и какой план последует дальше. И это запоминается, в следующий раз вы уже не совершите подобный промах. А еще, объясняя, вы можете неожиданно узнать, что пошли не тем путем.
Лайфхаки
- Не принимайте задачи в мессенджерах. Мессенджеры для обсуждения, демонстраций, общения, но никак не для постановки задач. Всегда должен быть трекер, почта, что угодно, что вы используйте.
Когда я прошу продублировать в почту какой-то запрос, информацию, задачу — это значит, сейчас у меня нет возможности ей заняться, перенести ее самостоятельно в свой трекер. Скорее всего, у меня нет возможности ее даже осмыслить, а отметку «важное» я поставлю и разберусь с задачей, когда закончу текущее дело.
«Напоминалки»: используйте будильники, оповещения и другие средства уведомления о сроках, статусе задач, совещаний, встреч.
Заведите привычку вечером просматривать список дел/расписание встреч до конца недели, возможно, вы что-то упустили, и уже пора начинать готовиться. Почему вечером? Потому что утром вы заняты сегодняшним днем, и у вас не будет времени думать над задачами, которые пора бы начинать делать.
- Найдите те инструменты, использование которых будет вам нравиться.
О других мыслях и наблюдениях из жизни и бизнеса пишу в своем tg-канале, подписывайтесь!
Всё по делу, многозадачность - это отличный способ сделать кучу задач плохо (ну или угробить себя в процессе Превозмогания)
Спасибо за добрые слова, согласны с вами. Многозадачность — это не то, чем стоит гордиться:).
Понятно, что многозадачность не всегда помогает нам быть более продуктивными. Важно научиться правильно управлять временем
У вас есть свои лайфхаки, как управлять временем?)
Так и не подружилась с тайм-менеджментом
Мы вас понимаем. По началу это может быть непросто, как и любые попытки изменить свои привычки. Попробуйте не ставить сразу глобальную цель. Начните с одного шага, например, воспользуйтесь инструментом «хронометраж» из статьи, чтобы понять, куда уходит время. Это придаст мотивации. Обязательно хвалите себя за приложенные усилия. Удачи вам! Верим в вас.
Был случай в практике, как раз про многозадачность:
В качестве помощи на проекте для Руководителя проекта (РП) делал 8 рабочих инструкций, а чтобы ускорить процесс в каждом документе сначала создавал структуру документа, потом уже наполнял его.
Так вот - на середине очередного документа меня отвлекли Срочной\Важной задачей, документ сохранил, закрыл, решил эту самую задачу и просто начал делать новый документ, забыв, что предыдущий недоделан... в итоге сделал все 8 документов, отправил РП и только тогда РП заметил, что один документ недоделан...
Вывод: завершайте текущую задачу и приступайте к новой, в статье все правильно написано!