Как работать по 3-4 часа в день и быть эффективнее других

На конференции Chipec-5, которая состоялась 14 марта в Красноярске, генеральный директор digital-агентства IBRUSH Павел Красавцев выступил с докладом, в котором рассказал о том, как ему удается работать в условиях многозадачности и быть эффективным. Мы решили, что в настоящий момент вопрос эффективности для многих стоит очень остро, поэтому велкам к прочтению.

В закладки
Павел Красавцев, ​фото с конференции Chipec-5

Меня зовут Павел Красавцев и вот уже 15 лет я занимаюсь дизайном, разработкой и управлением проектами в области цифровых продуктов. Последние 8 лет руковожу интернет-агентством IBRUSH, которое решает бизнес-задачи клиента в сфере е-commerce.

У нас много разных клиентов, у которых много проектов и задач. Помимо этого нужно выстраивать процессы внутри компании и вести полноценную управленческую деятельность. Учитывая все это, в какой-то момент у меня возник вопрос:

«А как эффективно работать в режиме многозадачности и не сойти с ума?»

Изучил множество методологий, практик и в итоге выбрал сразу несколько, но тех, которые очень удобно дополняют друг друга. Я пришел к такому решению, когда пытался внедрять в компании то, что было в книгах в чистом виде, и это далеко не всегда получалось без дополнительных изменений. Нужно понять суть и дорабатывать методологию так, чтобы вам было комфортно с ней работать. Не рассчитывайте на то, что все заработает с первого раза. Это точно так же, как нельзя начать кататься на велосипеде с первого раза. Иногда могут пройти годы, пока вы найдете свою формулу. Главное – стремиться к этому.

У всех у нас есть общие и различающие нас черты. Но точно одинаково одно – время, по которому мы живем. На самом деле нет цели работать 3 часа в день, а остальное тратить на отдых и т.п. Есть цель грамотно применять практики и методологии для эффективной работы. А потом сделать выбор:

работать 3-4 часа, а остальное время качественно посвятить чему-то другому или работать как и остальные, но двигаться вперед быстрее них

Особенно важным и заметным это становится, когда в жизни появляются новые обстоятельства. Например, семья. И в эти моменты умение быть эффективным в условиях многозадачности становится просто необходимым. Многие великие люди говорили весьма правильные вещи о работе.

Все эти высказывания про одно и то же: не все действия полезны и эффективны.

Поэтому мой подход строится на 3 факторах:

  • Эффективно фигачить и всё успевать.
  • Научиться делать то, что нужно, а не то, что нравится.
  • Сподвигнуть к этому окружающих, с кем работаешь.

Как диагностировать то, что у вас есть проблемы, и вам нужно поднять продуктивность?

Нужно что-то менять, если:

  • Недоделанных до конца задач становится всё больше.
  • Забываете кому-то ответить, проверить, написать.
  • Не знаете, что сегодня точно нужно сделать, а что – нет.
  • Постоянно приходится задерживаться на работе .
  • Вам кажется, что кругом хаос, вы в вечном цейтноте.
  • Дома думаете о работе, проектах, не можете уснуть.

Рассмотрим методологию GTD, которая придумана Дэвидом Алленом.

GTD основана на принципе, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся сами задачи на внешний носитель, чтобы легко отвечать на вопрос: «Какое следующее действие нужно совершить?»

Мозг может истощиться, если пользоваться им необдуманно. Это очень заметно, например, когда уже в середине рабочего дня невозможно эффективно работать, и ты находишь причины не делать то или иное. Макс Дорофеев говорит о некой шкале драйва или шкале энергии и факторах, которые могут её понижать или повышать. Наш мозг разделён на сознание и подсознание. Сознание – это наша быстрая оперативная память, а подсознание – то, что мы запоминаем надолго. В первую очередь, задачи попадают в сознание, где мы принимаем решение, что делать. Зачастую мы не можем выполнить это сейчас и пытаемся запомнить. А теперь представим, что задач 10-15 или больше. Естественно, выполнить это все сразу не получится, поэтому все попадает в наше подсознание с целью запомнить это и выполнить позже. Это транзакция сверху вниз. Каждая такая транзакция понижает нашу шкалу драйва. Дальше эти задачи вы вспоминаете и перемещаете в сознание, но опять не можете сделать что-то прямо сейчас, вы повторяете транзакцию сверху вниз снова и снова. И это крайне негативно влияет в итоге на ваше состояние.

Например, в середине дня вы вспоминаете, что нужно купить молока. И эта задача выпрыгивает у вас в течение дня, что да, надо не забыть купить молока. Но сейчас вы этого сделать не можете, поэтому что вы делаете? Опять опускаете ее туда в подсознание. И эта маленькая задачка уже дважды запомнена, дважды потрачены ресурсы вашего мозга на неё, и она дважды понизила шкалу вашего драйва. А теперь хорошая новость. Шкала драйва восполняема. То есть вы можете на неё влиять, вы можете ей управлять. Вместе с ней пополняется ваша работоспособность, если вы доводите задачу до конца. Это транзакция вверх. То есть когда задачка улетает куда-то наружу с сообщением, что “все выполнено” и можно о ней забыть. В этот момент шкала драйва растёт. Это очень важно осознать. Все, что мы запоминаем в голову, все это снижает работоспособность, а все, что мы забываем, потому что выполнено, нашу работоспособность повышает.

Ключевые тезисы:

• Сознание – рабочее пространство, где мы думаем.

• Подсознание – вообще непонятно как устроено.

• Драйв – наше желание работать.

• Задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать».

• Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв.

• Головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты.

• Мозг эффективно работает только над одной задачей.

• «Вещи не на своем месте» заставляют мозг тратить энергию. Надо избавляться.

Касательно последнего тезиса расскажу чуть подробнее. Мысли, которые лежат не на своем месте – это прочие раздражающие факторы, негативно влияющие на наш мозг, на работоспособность. Например, у вас на столе лежит книжка, которую вы давно хотите прочитать. И каждый день, проходя мимо, вы на неё смотрите, и у вас происходит транзакция из подсознания. Вы думаете, что надо ее прочитать. Но читать сейчас вы ее не будете. И послезавтра вы повторите то же самое. С точки зрения GTD-методологии (в некоторых моментах доходящей до абсурда) эту книжку надо убрать со стола и куда-то спрятать. Но есть правильный инструмент, который позволит запланировать ее прочтение. О нём я расскажу дальше.

Во всех учебниках, книгах про GTD-методологию вы будете встречать термин “пустой инбокс”. Почему именно инбокс? Это весьма зрелая методология, и когда ее придумали, не было такого количества мессенджеров, как сейчас. Тогда основным рабочим инструментом была электронная почта. Люди озадачивались тем, как этот инструмент поддерживать в порядке. Метод пустого инбокса звучит следующим образом: папка “входящие” должна быть пустой. Если у вас в папке “входящие” остаются какие-то письма, то когда вы идете смотреть важное вновь пришедшее письмо, вы все равно, хотите того или нет, опустите глаза посмотреть, что у вас там написано. И видите какое-то письмо, на которое вы не ответили, потому что не хотите или не знаете, что ответить. Опять же произойдет транзакция сверху вниз, которая опять вам скажет, что надо это запомнить и не забыть. А как мы помним, такая транзакция снижает работоспособность, и запоминать мы ничего не будем. Поэтому в современном gmail или других почтовых сервисах есть уникальная кнопка “архивировать”. А еще есть прикольная функция, когда письмо можно отправить себе еще раз. Это удобно.

Сейчас должен возникнуть вопрос, что это все хорошо и прекрасно, что ничего не надо запоминать. Но как же тогда работать? Куда же это все надо записывать, чтобы не запоминать?

Есть такие программы, сервисы, которые легко гуглятся по запросу “GTD сервисы”.

Например, я использую самый простой, который можно придумать – Doit.im. Очень часто люди говорят: «Зачем нам использовать сервис, задачник? Мы тут все и так программисты, и у нас у всех есть джира, мегаплан и тп». Важный атрибут GTD-методологии – возможность поставить себе задачу максимально легко и просто. Буквально в одно движение или одно касание. Все перечисленные выше сервисы сложные. Чтобы там поставить задачу, нужно нажать кучу кнопок, описать задачу, выбрать ответственного, поставить сроки и так далее. Это не подходит. GTD-трекер должен быть максимально простым. То есть единственное, что можно в нем сделать – это вот буквально написать одну строчку. Что еще там должно быть? Приоритезация задач: что выше делаем, что ниже. И еще одна немаловажная функция – это планировщик, куда мы можем задачу переместить. В рамках GTD-методологии у нас должна быть возможность отправить задачу себе куда-то в будущее, чтобы не запоминать, например, на завтра или на определенную дату в календаре.

Базовые правила работы с задачником

  • Задачи хорошо и понятно сформулированы, начинаются с глагола.

Первый базовый принцип GTD-задачника – задачи должны называться просто и понятно. Задачи должны называться так, что если тебя ночью разбудят и спросят, то ты все равно поймешь, о чем там речь и что надо делать.

  • Крошечные задачи делаются сразу.

Задачи, которые занимают минимум времени, нужно делать сразу и не вносить их в трекер.

  • Сначала маленькие задачи, потом большие .

Маленькие задачи делаются первыми, потом задачи побольше и потом самые большие. Мы помним, что повышает наш драйв факт выполнения, а понижает – транзакция из сознания в подсознание. Если мы сначала будем делать большую задачу, то в это время будут прилетать маленькие, которые не будут выполнены. Они постоянно будут понижать нашу шкалу драйва. И в конце дня вы можете не успеть сделать не только ту одну большую задачу, но и множество мелких.

  • Совсем огромные задачи никогда не сделаются. Их нужно декомпозировать на маленькие и средние.

Что же делать с такими большими задачами, которые никогда не делаются, следуя этой методологии? Эти задачи нужно декомпозировать и разбивать на маленькие. Например, написание диплома. Огромная задача. По GTD правильно делать ее по кусочкам: сегодня сделать титульный лист. Это маленькая задачка, которая включается в список, и проект будет двигаться.

  • Периодическая переоценка списка задач

После выполнения каждой задачи мы возвращаемся к списку и смотрим, что нам надо сделать. Дальше идем во все места, куда нам могли прилететь задачи: почта, мессенджеры и тд. Смотрим, что оттуда является задачей и присваиваем ей приоритет.

3 принципа работы с задачами:

1. правильная постановка;

2. приоритезация;

3. и периодическая расстановка задач в течение дня.

Есть 2 побочных действия со всеми, кто начинает этим пользоваться.

Первое (не самое страшное) – вы разучиваетесь запоминать что-то в принципе. И так получается, что если вы что-то не записали, то точно забыли.

Второе побочное действие, которое особенно важно для тех, кто кем-то управляет, у кого в подчинении есть люди и кому термины “стратегия” и “планирование” не чужды. Дело в том, что в какой-то момент целью вашей жизни становится сделать побольше задач. Это превращается в делание ради делания. Возникает вопрос: «А ради чего я это делаю и почему это не делает кто-то другой?»

Для того, чтобы разобраться в том, что делать надо, а что не надо, приходится думать. В обычной жизни мы почти не думаем. Мы живем и действуем зачастую рефлекторно. Единственный способ это решить - думать по расписанию, как бы абсурдно это не звучало. Для этого надо разобраться в вопросе планирования. Есть крутой практик планирования Александр Фридман. В действительно мало кто из вас сможет похвастаться планированием на месяц, на год. Я пришел к этому некоторое время назад и стал планировать все и даже встречи с друзьями, потому что если ты и не планируешь, то они не случаются.

Александр Фридман предлагает в своих учениях планировать с помощью так называемых майндмэпов. Он вводит понятие трехуровневой декомпозиции: проект, задача, мероприятия. При этом декомпозиция на уровне мероприятия – это самый последний уровень, то есть это те задачи, которые можно брать и непосредственно делать.

Пример mindmap HR'а

Например, у HR есть проект «Найти дизайнера», который может состоять из множества других задач. Одна из них – опубликовать вакансию. Она будет состоять из мероприятий: отправить счет в бухгалтерию, чтобы можно было разместить вакансию на сервисе, составить текст вакансии и разместить вакансию. И вот этот третий уровень декомпозиции можно брать и делать непрерывно.

Схема того, как выглядит мой mindma​p

Когда планирую на год, то выставляю проекты по часовой стрелке по степени важности и по тому, когда он должен наступить. Потом я его декомпозирую в три уровня и из последнего уровня набираю задачи в свой GTD-задачник, о котором говорил в начале. Каждый понедельник у меня задачнике всплывает задача про перепланирование – та самая задача "подумать по расписанию". Слева открываю на мониторе GTD-трекер, справа майндмэп. Начинаю читать, особенно обращаю внимание на те задачи, которые делать не хочется и которые уже давно не делались. Это самые важные задачи, потому что с ними что-то не так. Я беру задачу и ищу ее на карте или пытаюсь сопоставить с задачами/проектами, к которым она может привести. Пытаюсь понять, к какой цели она меня приведет, зачем я ее собираюсь делать. Если я ее не нахожу там, то не буду делать. Решу, что попала ко мне по ошибке и мне ее делать не надо. Если вдруг задачи в трекере закончились, то надо пойти в свою карту и декомпозировать следующие проекты. Это удобно и эффективно, потому что с одной стороны, через GTD-методологию ты фигачишь и работаешь вовсю, а с другой стороны, технология планирования Фридмана позволяет не делать ненужную ерунду.

Резюме

Чтобы эффективно работать, нужно пользоваться GTD-методологией и планированием через майндмэпы.

Что почитать на эту тему

«Как привести дела в порядок» © Дэвид Аллен

«Джедайская техника» www.mnogosdelal.ru © Максим Дорофеев

«Вы или Хаос» © Александр Фридман

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Юлия Грызунова", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 1, "likes": -2, "favorites": 23, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 115569, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 27 Mar 2020 12:18:37 +0300", "is_special": false }
0
1 комментарий
Популярные
По порядку
0

По моему мнению, вы очень трудно начали эту статью. Нужно или полностью в сторителлинг переходить или давать просто информацию.

Ответить

Прямой эфир