Как выстроить процессы в бизнесе, чтобы избежать хаоса
Oт того, как я организую работу компании, зависит моя эффективность как управленца и эффективность всей команды
Мы пообщались с Андреем Кассони, создателя крупнейшего телеграм канала для управленцев - Я РУКОВОДИТЕЛЬ, директором IT-направления в группе компаний «АМР». Он уже 12 лет успешно руководит командами в разных отраслях. Свою карьеру Андрей начинал с управления сетью супермаркетов, где ему приходилось решать сложные задачи по оптимизации бизнес-процессов. Со временем он осознал, что чёткое понимание и улучшение процессов — ключ к успеху в любой управленческой сфере. Открываем двойные листочки и мотаем на ус самые главное принципы эффективного управленца!
Подписывайся на телеграм-канал Андрея, чтобы первым ловить инсайты управления от топов.
Основы управления процессами
Одним из ключевых аспектов успешного управления бизнес-процессами является глубокое понимание действующих процессов перед их изменением.
Когда я хочу погрузиться в детали работы коллеги, я всегда действую так - сажусь рядом с ним, смотрю, как он работает и начинаю задавать ему вопросы.
Многие вопросы могут показаться идиотскими, но это важный шаг к пониманию истинной природы процессов.
Вопросов задаю много. БОльшая часть из них кажутся собеседникам идиотскими, т.к. звучат как 'а это ты что сейчас сделал?' или 'а почему вот таким образом нужно заполнять?'
Как выстраивать бизнес-процессы
Постановка задач, мотивация и контроль — три кита, на которых стоит управление персоналом и процессами. Руководитель должен не только выставлять задачи, но и мотивировать сотрудников, а также контролировать выполнение поставленных задач.
Руководитель должен принимать решения и нести ответственность за деятельность своего отдела. Эффективное управление и оптимизация бизнес-процессов начинается с понимания текущего состояния и четкого осознания проблем:
Начинаю я всегда с вопроса 'как у вас происходит работа с этим документом/отчетом/процессом?'.
Определение задач и ожиданий — основа порядка. Руководитель должен чётко ставить задачи, чтобы каждый сотрудник понимал свои обязанности и цели.
Эффективная мотивация помогает сотрудникам осознать свою ценность для компании. Важно наставничество и поддержка, особенно на этапе адаптации новых сотрудников.
Регулярный контроль и обратная связь способствуют поддержанию дисциплины и нацеленности на результат. Руководителю необходимо контролировать выполнение задач и анализировать эффективность процессов для их оптимизации.
Техники оптимизации и автоматизации
Оптимизация и автоматизация процессов требует понимания, как функционируют существующие процедуры.
Оптимизация и автоматизация процессов требуют тщательного анализа и понимания текущего состояния процедур. Разработка новых инструментов начинается с глубокого изучения потребностей пользователей. Андрей отмечает, что часто разработчики сталкиваются с проблемой неоднозначности требований.
Короче, не стесняйтесь задавать глупые вопросы. Главное — понимать, что делаешь и что происходит. Есть, к примеру, работающий отчет по продажам товара. Но он не показывает инфо о текущих остатках. А эта информация нужна закупщику, чтобы понять, требуется ли поставка. В этом случае пользователям проще сформулировать, что им требуется. А разработчикам проще это понять. А в случае с разработкой новых инструментов и отчетов ситуация сложнее. Нужно понять, что хотят видеть пользователи. И тут начинается самое веселое для разработчика, т.к. пользователи никогда не знают, что они хотят. Точнее, они знают. Но не могут это нормально описать. Точнее, не могут описать так, как хочет это видеть разработчик. Программисту нужно четкое тех. задание. Или хотя бы функциональное. Без него он не сможет ничего разработать. Или разработает, но это окажется не тем, что нужно было пользователям.
Доработка существующих инструментов может существенно улучшить ситуацию. Например, доработка отчёта по продажам позволяет закупщикам лучше понимать потребности в товарах и оптимизировать процесс заказа.
Важное значение имеет взаимодействие с IT-отделом. Эффективное сотрудничество с IT-специалистами способствует успешной автоматизации. Руководителю необходимо уметь переводить бизнес-требования на язык, понятный подчинённым и коллегам.
Разрешение конфликтов и управление изменениями
Управление конфликтами и изменениями — ключевые навыки для успешного руководителя. Умение разрешать конфликты обеспечивает здоровую рабочую атмосферу и высокую производительность команды.
Разрешение конфликтов
В любом коллективе неизбежны конфликты, и от того, как руководитель управляет этими ситуациями, зависит здоровье рабочей атмосферы и производительность команды: именно вы, как руководитель, отвечаете за создание и поддержание продуктивной рабочей атмосферы в коллективе.
Эффективное разрешение конфликтов включает в себя активное слушание, честное посредничество и иногда даже принятие непопулярных решений для обеспечения общего блага.
Управление изменениями
Управление изменениями требует четкого понимания целей и последовательных шагов, чтобы перевести команду из текущего состояния в желаемое. Важно постепенно внедрять изменения, обучая и поддерживая сотрудников на каждом этапе: помогать сотрудникам вырабатывать навыки самостоятельного конструктивного решения конфликтов.
Инструменты и ресурсы
Выбор правильных инструментов и ресурсов играет значительную роль в оптимизации бизнес-процессов.«Когда зарубежные сервисы ушли из России, я обратился к российским платформам — мне хотелось быть уверенным в надёжности сервиса.»
Стоит обратить внимание на инструменты, которые могут легко интегрироваться в существующие системы и имеют высокую степень пользовательской поддержки. Не менее важно выбирать инструменты, которые можно масштабировать в соответствии с растущими потребностями бизнеса.
Успешное управление бизнес-процессами требует не только стратегического мышления и планирования, но и готовности к постоянному обучению и адаптации.
Сделай это сейчас и стань ближе на 1 шаг к эффективному управлению:
1. Подпишись на телеграм канал - Я РУКОВОДИТЕЛЬ
2. Веди задачи в таск-трекере
3. Забирай гайд для эффективного управленца