Как за 7 лет на удаленке я наконец выработала самодисциплину и повысила эффективность

Вот уже 7 лет я работаю на удаленке в сфере маркетинга. Сначала это был фриланс, потом – постоянная удаленная работа с разными компаниями. Первый год мой рабочий режим был странным, с 18 и до 7 утра. Настолько я была не организована. Но с тех пор я значительно «прокачала» самодисциплину и продуктивность.

Делюсь личным опытом, полезными привычками и инструментами, которые помогают мне выполнять задачи сразу для 2-3 компаний (работаю на полставки) за 7-8 эффективных часов.

Удаленщикам часто советуют завести себе отдельный кабинет. Ок, отличная идея, только я живу в однокомнатной квартире с мужем и собакой. Муж, к счастью, работает в офисе. Дома у нас всего один компьютер, и находится он в шаге от кровати. Так что никакой грани между личной жизнью и работой у меня нет.

Потягивать кофе со сливками, любоваться на питерские крыши и работать – сначала мне казалось это заманчивым. Но по факту для меня этот совет оказался скорее вредным. Я живу на окраине Петербурга, и для того, чтобы добраться до центра, мне нужен час. Итого: два часа на дорогу туда-обратно и еще полчаса на сборы. Ради того, чтобы несколько часов посидеть где-то «не дома». Это совсем не бережет драгоценное рабочее время и растягивает его до позднего вечера.

Все слащавые мифы про фрилансера на курорте, который якобы лежит в шезлонге с ноутбуком и потягивает коктейль, я развеяла для себя еще в первый год работы. Ради интереса попробовала. Работать невозможно: солнце светит в экран, глаза напрягаются, песок и брызги летят на монитор, и отвлекает буквально все.

А вот что еще не работает, по крайней мере у меня – жесткое планирование. Много раз я пыталась расписать свой день по часам и установить строгий тайминг для каждого дела. Но его сбивали то внеплановый звонок, то срочная задача, то еще что-то. Поэтому теперь я просто пишу список задач на день, обычно там от 5 до 8 пунктов, а там уж – как пойдет. Иногда часть работы уходит на вечер, растягивается до 22 часов. Но я стараюсь все-таки придерживаться режима: с 10 утра до 18-19 вечера с часовым перерывом днем.

Как раз успеваешь спокойно сделать зарядку, погулять с псом, неспешно позавтракать и прочесть пару интересных статей за утренним кофе. Раньше я спала «до последнего». И просыпалась от звонков с работы или от сообщений. Неприятная ситуация: я еще сонная и плохо соображаю, а коллега или руководитель чего-то от меня хотят.

Не просто делать перерыв, а гулять хотя бы 30 минут на улице, в любую погоду. Специально для этого завела три года назад собаку. Для меня оптимальное время прогулки – 14-15 часов дня. После часа на свежем воздухе моя продуктивность возрастает в 2 раза, я «перезагружаюсь». Если же у меня слишком много срочной работы, и я остаюсь дома – с каждым новым часом силы и энергия утекают все больше, и к 18 часам я чувствую себя обесточенной.

Это очень популярный совет, и он действительно работает. С утра мозг отдохнувший (даже у меня, а я считаю себя совой: ложусь в 1 ночи и с трудом встаю в 9 утра), и сфокусироваться проще. Поэтому я очень не люблю, когда мое самое ценное и ресурсное время приходится тратить не на важные задачи, а на текучку, рутину, внеплановые звонки и обсуждения чего-то. Все это я стараюсь оставить на потом, отодвинуть ближе к вечеру. В личном планировании даже помечаю их особым стикером – «На вечер».

Иначе при удаленном режиме работы рискуешь превратиться в овощ. Три вечера в неделю я езжу на тренировки по боксу – отлично разгружают голову и пробуждают сразу все мышцы тела. Иногда хожу в тренажерный зал или в бассейн. А дома у меня есть много инструментов для того, чтобы встать из-за компьютера и размяться: гамак для аэро-йоги, подушка настенная для отработки ударов, баланс-борд, коврик для йоги. Также помогает фитнес-браслет – слежу, чтобы делать не менее 8000, а лучше 10 000 шагов в день.

При удаленном режиме загруженность проектами и задачами часто больше, чем в офисе. Особенно, если работаешь на полставки сразу с несколькими компаниями. И часто работа «захватывает» и выходные. Я спокойно отношусь к тому, чтобы выделить себе полдня в субботу или воскресенье и все доделать. Но один день необходимо оставить свободным. Иначе мозг не успеет восстановиться. Мой максимум – это 2 недели работы без выходных нон-стопом, дальше мозг реально начинает сдавать, тупить, и продуктивность падает в несколько раз.

Кто-то советует ставить таймер, а я просто смотрю на часы. Нет ничего страшного в том, чтобы зайти в соцсеть во время короткого перерыва, ответить на сообщение подруге или прочитать пару постов. Но для этого достаточно 5, максимум 10 минут. Дальше – хладнокровно нажимаем на «крестик». Даже если остается еще целых 5 непрочитанных сообщений. Оставляем их на вечер. Все-таки на удаленке начинаешь ценить рабочее время.

Пользуюсь сразу всем. На одной работе коллеги предпочитают Telegram (люблю его, т.к. им одинаково удобно пользоваться и с телефона, и с планшета, и с компьютера), на другой – сидим в WhatsApp. Есть желающие созваниваться по Skype. Я готова ко всему. Разве что Viber в последнее время никто не пользуется, но он тоже у меня стоит «на всякий случай». Если честно, не особо люблю мессенджеры, в них важные сообщения теряются. Надежнее коммуницировать через старую добрую почту или через системы управления.

Пользуюсь одновременно тремя системами. Первая и самая удобная – это YouGile. Работаю там с IT-командой: ставим задачи, обмениваемся файлами и общаемся по проектам. Фишка системы, которая позволяет использовать ее в том числе как мессенджер – это чат в каждой задаче. Есть шустрая мобильная версия, и она полностью заменяет мессенджеры. До 15 пользователей можно пользоваться бесплатно.

С другой командой (маркетинговое агентство) взаимодействую время от времени через популярную систему Asana. Руководитель мне там ставит задачи. Система объективно крутая для организации работы, но как-то мы ее не слишком активно используем, все общение переносим в почту и в Telegram. Здесь тоже бесплатно до 15 пользователей.

Есть и третья команда (онлайн-обучение), с которым у меня тоже «отношения на полставки», мы сидим в Битриксе24. Там мы используем в основном чатики. И это ад, так как чаты к задачам не привязаны, и коммуникации ведутся обо всем сразу. В итоге – свалка из сообщений, найти что-то тяжело. Все хотим навести порядок в задачах, но руки не доходят. Эта система кстати тоже имеет бесплатный тариф.

Мой любимый сервис для виртуальных встреч. Можно создать комнату и пригласить туда коллег, отправив им URL комнаты. Подключение происходит за секунду, без долгих регистраций. Комната для общих совещаний имеет постоянную ссылку. Удобно демонстрировать экран. На встречу я «прихожу» с планшета, и одновременно могу вставить ссылку в браузер рабочего компьютера и демонстрировать его экран, для меня это актуально. На бесплатном тарифе доступна 1 комната и до 4-х участников.

Еще я пользовалась Zoom, тоже удобно и бесплатно (до 40 минут и до 100 человек, но мне еще не приходилось бывать на виртуальных встречах, где было бы более 10 человек). Можно демонстрировать экран, обмениваться файлами, записывать разговоры.

Иногда мне проще «залезть» в чужой компьютер, чем демонстрировать экран своего. Например, если нужно показать новой коллеге, как пользоваться сервисом или рабочей системой. Предпочитаю подключиться к ней и «потыкать» мышкой на ее экране, все настроить и объяснить. TeamViewer чаще использует техподдержка, конечно, но и мне как маркетологу он пригождается.

Само собой, на удаленке не обойтись без хранилища, куда можно заливать «тяжелые» файлы. Передавать их по почте – дурной тон. Лучше залить на Dropbox в отдельную папку и поделиться ссылкой. Правда, у Dropbox много минусов – очень длинные некрасивые ссылки, иногда притормаживает, не обеспечивает удобную навигацию по файлам… Зато всем доступно, и 2 ГБ дается бесплатно.

Google Диск я люблю больше. 15 бесплатных ГБ, приятный интерфейс. Однако один раз он нас сильно подвел. Мы долгое время загружали туда обучающие видеоролики. И вот в один прекрасный день обнаружили, что все старые ссылки недоступны. Уже не помню, с чем именно это было связано, по-моему, Google Диск просто-напросто тотально обновился, а наши файлы как-то «слетели». Может это был и наш косяк, но неприятный осадок остался.

Google Формы – крутая штука, если надо сделать опрос для клиента или анкету для соискателя. Часто им пользуюсь. Google Документы – вообще мой основной рабочий инструмент. Работать предпочитаю в Word, но обязательно потом заливаю его в «Документы». Удобно, если коммуникации происходят в мессенджере, и надо быстро поделиться файлом. Просто кидаешь ссылку с доступом для просмотра и все. У меня папа недавно спросил, а как лучше передать документ по WhatsApp с телефона. Я показала ему Google Документы, папа был в восторге.

Для маркетолога ментальные карты – вещь полезная. Долго подбирала для себя удобный инструмент, остановилась на MindMeister. Там и шаблоны есть, и все инструменты для визуализации. Некоторые ментальные карты мы отправляем клиентам, некоторые делаем для внутреннего пользования и мозговых штурмов. На бесплатном тарифе можно хранить до 3-х карт одновременно.

Если надо быстро подрезать картинку, изменить размер, сделать рамочку, подтянуть контраст и освещение на фото или замазать круги под глазами – использую эту программу. Для меня она гораздо проще и удобнее, чем знаменитый Photoshop, в котором я так до конца и не разобралась. На мой взгляд, в ACDSee ориентироваться проще. Есть бесплатная пробная версия, устанавливается на компьютер.

Сейчас многих моих друзей перевели на удаленку. Жалуются, что скучно, не хватает общения с коллегами, тяжело самоорганизоваться… А я за 7 лет так привыкла к этому режиму, что уже и подумать не могу об офисе.

Пару лет назад провела эксперимент – решила поработать в open space. Сбежала оттуда через месяц! Слишком много факторов отвлекали от работы: постоянный фоновый шум, разговоры коллег, совместные «кофепития»… А кто-то наоборот привык к этому и испытывает дискомфорт на удаленке.

Каждому – свое, но самодисциплина понадобится при любом режиме работы. Поэтому пожелаю всем беречь свои эффективные часы и ресурсное время, подбирать для себя удобные инструменты и формировать полезные привычки!