Не про котиков: как IT-компания в регионе перешла на удаленку

IT-компания из региона рассказывает о жизни во время коронавируса и переходе на полную удаленку.

Мы уже говорили, что Инфомаксимум базируется в Мордовии, а именно в Саранске.

Мордовию ежегодно накрывает волна межсезонных заболеваний, среди которых ОРВИ, ОРЗ и грипп. Мы уже привыкли действовать на опережение: свежие фрукты на столе, горячий чай, возможность удаленной работы. Однако даже при самом негативном исходе, мы не могли ожидать того, что сейчас происходит в мире.

Коронавирус ворвался в информационное пространство мира быстро и стал самой обсуждаемой темой. Наш офис не обошла волна рассуждений на тему. Сначала тихо сочувствовали Китаю и удивлялись срокам строительства больницы, потом переживали о посылках с Алиэкспресса. Вспоминали вспышки атипичной пневмонии, свиного и птичьего гриппа, однако никто не подозревал о грядущих масштабах. Когда в новостях все чаще стали мелькать сведения о быстро растущем количестве заболевших в разных странах, пришло первое понимание серьезности ситуации.

COVID-19 перестал быть чем-то далеким в начале марта, когда наш сотрудник написал о своей госпитализации с подозрением на коронавирус. Хронология событий оказалась такова: на пути в Саранск наш специалист оказался в одном вагоне с пассажиром, которому было поставлено подозрение на заболевание. Спустя несколько дней к нему домой нагрянули медики с профилактическим осмотром, в ходе которого рассказали о возникшей ситуации и дали четкие инструкции: при ухудшении самочувствия немедленно известить медиков. Уже через несколько дней наш специалист почувствовал недомогание и последовал указаниям. В инфекционном отделении у него сразу взяли анализы и пообещали в течение нескольких дней сообщить результаты. Первичный анализ был отрицательным.

К такому мы не были готовы, но жесткие обстоятельства диктовали свои условия, и действовать надо было незамедлительно. Собрав экстренную планерку руководителей, мы решили на пару часов отложить объявление новости сотрудникам и сразу же принять необходимые меры. Наша цель - предотвратить любые проявления паники. Мы:

• Вызвали клининг, которые провели влажную уборку с полной обработкой дезинфицирующими средствами всех поверхностей в помещениях;
• Заказали особые устройства - бактерицидные рециркуляторы, которые обеззараживают воздух;
  
• Закупили бесконтактные градусники и для каждого индивидуально антисептики, медицинские маски, витамины;
  
• Прописали список ресурсов, где можно узнавать достоверную информацию о распространении COVID-19;
  
• Составили рекомендации по соблюдению профилактических мер (стараться не касаться лица немытыми руками, временно избегать рукопожатий, следить за чистотой рабочих устройств, не пренебрегать предоставленными средствами дезинфекции)
  

Особый акцент мы сделали на возможности работать удаленно: если работник чувствует себя нездоровым, то может решать рабочие задачи из дома, а при ухудшении самочувствия - немедленно обращаться к врачу.

И только после этого, мы написали новость в общий корпоративный диалог в Telegram. Пару минут не было вообще никакой реакции, прежде чем коллеги решились что-то написать. Приятно удивило то, что не было лишних вопросов, лишь сдержанные пожелания здоровья заболевшему сотруднику, который все время продолжал оставаться на связи.

Логично, что на следующий день разговоры в офисе крутились вокруг этой темы, однако атмосфера была мирной, настроение спокойным, волнений не наблюдалось. Мы поняли, что не зря не сразу сообщили коллективу такие новости, а прежде предприняли ряд профилактических действий. Все работники знали, что придут в тщательно обработанный офис, каждого ждет набор антисептиков и витаминов, при необходимости можно остаться дома.

Именно сохранение спокойствия и психологического климата было нашей первостепенной задачей до объявления окончательного диагноза. Первичный отрицательный результат на коронавирус радовал, но тем не менее, мы донесли до сотрудников, что:

• Если позвонят медицинские работники - не надо пугаться, а постараться как можно более подробно рассказать о своем самочувствии;
• Никто никого на полную изоляцию просто так не отправит (ни один наш сотрудник не посещал другие страны с начала года);
  
• Отмена командировок и очного участия в профильных конференциям на время. Все клиенты и партнеры отнеслись с пониманием к сложившейся ситуации и не возражали на перенос общения в онлайн: система видеозвонков у нас давно отлажена. Кроме того, многих коснулась та же проблема, что и нас;
  
• Дезинфицирующий клининг с обработкой всех поверхностей будет проводиться каждый день
  

Наша политика - быть предельно честными и ничего не скрывать от наших сотрудников: мы сказали открыто, что крайне обеспокоены сложившейся ситуацией и попросили ребят на время отказаться от зарубежных поездок и посещений других регионов в профилактических целях.

Ситуацию мы контролировали: использование антисептиков как-то очень быстро вошло в привычку, а коллега травил забавные истории из инфекционной, радуя нас хорошими новостями: второй анализ на коронавирус показал отрицательный результат.

Несколько сотрудников воспользовались возможностью временно поработать дома в силу самочувствия, а позже полностью перешли работать удаленно. Проблем с совещаниями/планерками/летучками, командными сборами или распределением задач не возникало ни разу благодаря использованию своей же разработки - системы учета рабочего времени CrocoTime. Мы все привыкли использовать ее ежедневно, все работали по четкому регламенту: трекали задачи, отмечали отработанное время. Это помогает поддерживать рабочий настрой даже в моменты, когда рядом любимый кот, а за спиной дети.

Через пару дней вся команда выдохнула: коллега оказался здоров, как и все, кто был в тот момент на карантине. Однако расслабляться было рано: количество заболевших в стране увеличивалось, география его заражения росла, вопрос появления коронавируса в Мордовии, где мы базируемся, был лишь вопросом времени. Мы понимали, что скоро придется переходить на дистанционный формат и стали готовиться.

В общем и целом переход на удаленную работу в сжатые сроки вопросов и проблем не вызвал: алгоритм отработан, регламент прописан. Команда знала о таком варианте развития события, полностью "свернулись" мы за 1,5 дня.

Среди основных пунктов чек-листа перехода на удаленный офис можно выделить следующее:

• Проверьте/уточните/узнайте - нет ли у кого-то из сотрудников проблем с интернетом. Предупредите, что использовать в работе можно только домашнюю сеть;
• Узнайте: у всех ли есть полноценный набор офисной и оргтехники: компьютер/ноутбук, гарнитура, микрофоны;
• Установите минимальный набор софта, который должен быть у каждого сотрудника. Среди них:
  корпоративный мессенджер (Telegram/Slack/Wire/RocketСhat);
  сервис для видеоконференций (Skype/Zoom);
  календарь (Google Calendar/Zoho Calendar);
  работа с документами в облаке (связка Google-сервисов - и вам больше ничего не надо);
  инструменты управления проектами (у нас - Jira и Trello);
  учет загруженности персонала (CrocoTime)
• Оснастите рабочие места (как минимум отдела продаж) удаленным доступом TeamViewer, который поможет технической поддержке решить все проблемы оперативно;
• Досконально разберите вопросы информационной безопасности;
• Создайте пространство, где будут прописаны основные положения удаленной работы, когда и куда следует обращаться по тем или иным вопросам. Пространством может выступать как страница корпоративного сайта, так и отдельно созданный лендинг либо простой Google-документ.

Организовать удаленное место - непросто, однако ситуация диктует свои условия. Не теряйте продуктивности и не поддавайтесь панике, которая бежит куда быстрее вируса.