Комфорт и удалёнка: несколько советов, чтобы сэкономить на своих нервах

Внезапно мы очутились в апокалиптическом мире, которого так долго ждали за просмотром сериалов про зомби. Закрытые рестораны, магазины, пустые улицы, обанкротившиеся предприятия, почти принудительный режим самоизоляции, но все-таки не карантин. И для того, чтобы сохранить рабочие места, многие не вышли в законный оплачиваемый отпуск, который гарантировал президент, а перешли на удаленный режим работы.

Но так ли легко работать из дома, как это кажется на первый взгляд? Родители, дети, собаки, - все несчастные самоизолировавшиеся внезапно оказались заперты в одном пространстве без права на выходной. А еще работодатель и коллеги, зачастую путающие рабочие и нерабочие часы, потому что организованный рабочий график в домашних условиях для многих – фантастика, не имеющая права на существование.

Так как перейти на удалёнку и при этом не сойти с ума? Мы попробуем помочь вам сэкономить на психотерапевте – ловите лайфхаки как для сотрудников, так и для работодателей.

Как организовать работу на удалёнке. Гайд для «право имеющих»:

· Убедитесь, что у каждого сотрудника есть индивидуальное рабочее место: стол, стул, домашний компьютер. Если работник не может обеспечить себе «хоум офис» самостоятельно, не стесняйтесь – купите ему хороший стол из Икеи. Главное – это забота о тех, кто вам доверяет. Поддержите свою команду в трудные времена: важны не только вдохновляющие речи, но и поднимающие «боевой дух» поступки. Стол вы потом можете приспособить под что-нибудь в офисе.

· Важно обеспечить наличие у всех электронных ресурсов для эффективной работы – Zoom или Skype для онлайн-конференций и брифингов, Slack или Microsoft Teams для создания виртуального рабочего пространства для небольших команд. Кроме того, можно установить общий софт для учета рабочего времени и грамотной постановки задач, например, при ведении проектов. Немаловажную роль играет сохранность документов и персональных данных. Если вы отпускаете сотрудника домой и отдаете ему важные договора, будьте готовы к тому, что что-то неизбежно потеряется. Избежать этого поможет сейф или отдельный шкаф. Но существует и более значимый момент – обеспечение соблюдения NDA, если вы работаете с ним. Тогда необходим софт для защиты информации и персональных данных – например, VPN, а также защита данных даже от членов семьи.

· Постарайтесь не ставить далекоидущие цели, ограничьтесь неделей – так сотрудникам будет легче включиться в удаленную работу. Составьте четкий план работы и ее четкое расписание, но избегайте тоталитаризма страха. Не забрасывайте их сообщениями с вопросами о сроках выполнения задачи каждые пять минут, – хватит одной «контрольной точки» в день. Берегите свои нервы и нервы своей команды.

· При постановке задач экономьте время сотрудников – не «лейте воду». Не отклоняйтесь от темы – работая из дома, сосредоточиться в принципе трудно. Но еще труднее пытаться сориентироваться в длинных запутанных указаниях босса. Также составьте четкую повестку, согласно которой сотрудник будет отчитываться.

Самое важное – провести с каждым работником мотивационную беседу, заставить его поверить в то, что работать на удалёнке можно – нужно лишь приложить немного усилий.

Самоорганизация. Для рабочих пчёлок:

· Самое главное – не работайте у холодильника. На самом деле, это лучшее, что вы можете сделать для организации эффективной работы. Организуйте обособленное рабочее место, на котором вам будет комфортно творить – если вы занимаетесь креативом, или, например, считать, ни на что не отвлекаясь, - если вы бухгалтер. Все в зависимости от сферы работы и от того, насколько сильно вам мешают детские крики или собачий лай.

· Как работать на пресловутом карантине, если вся семья дома? Составьте для своих домашних правила, проведите планерку, сделайте таблички «мама работает» или «папа работает». Скажите кошкам и детям, что они не должны входить в комнату, когда табличка висит на двери. Если ваш ребенок, например, еще «недоговороспособен» – введите тайминг-систему. То есть, 25 минут на работе – 5 минут с семьей. Вместе с партнером составьте удобный график, чтобы уделять время и дому, и работе. Но не забывайте разделять работу и личную жизнь – если каждый день сидеть над задачами до поздней ночи, это в итоге скажется не только на эффективности, но и на состоянии здоровья.

· Составляйте список дел на завтрашний день каждый вечер. Так вам будет гораздо легче собраться с мыслями.

· Сокращайте время встреч в онлайне. Часто нам кажется, что обговорить проблему по телефону или в Zoom – гораздо быстрее и эффективнее. Но на деле вы сначала ждете подключения всех членов команды, потом долго умиляетесь чьему-то котику или ребенку, а потом оказывается, что вместо 20 минут вы проговорили 40. Чтобы сэкономить свое время и время коллег, отводите на брифинги по 10-15 минут: на такую короткую встречу и опаздывать не очень хочется.

Тем временем, на российском рынке сейчас наблюдается повышение спроса на ноутбуки в связи с переходом на удаленную работу: на 11 неделе 2020 года продажи выросли в два раза по сравнению с той же неделей прошлого года. А на неделе с 16 по 22 марта спрос на роутеры и модемы вырос в два раза, в период с 23 по 29 марта — в 4,5 раза. Мы активно адаптируемся к новому режиму, и даже успешно – в большинстве случаев. Но все же надеемся, что вскоре сможем вернуться к прогулкам по улице, посиделкам в кафе и разговорам с друзьями не в Skype, а тет-а-тет.