Как работать над несколькими проектами одновременно и не сойти с ума
Узнали, как вывозят множество проектов медиаменеджер Паша Федоров, CEO мессенджера «Пачка» Григорий Любачёв, ведущий подкаста «Потом доделаю» Илья Вахмистров и директор музыкальной группы «Свидание» Катерина Павлова. Про делегирование, зоны ответственности, порядок и беспорядок в делах, тайм-менеджмент и выгорание
Какие проблемы возникают, когда проектов много
Хаос. Поди разберись, где что лежит: всё потеряно или разбросано по разным компам коллег. Это лечится ведением всех проектов в строго отведённом месте
Проблемы с распределением обязанностей. Задачи даются «в воздух», и никто не в курсе, кто на самом деле за них отвечает
Размытые приоритеты. Это когда много всего и не очень понятно, что из этого важнее. Потому что важно всё
Неумение делегировать. Потому что никто не справится с задачей лучше тебя. И неважно, что объём дел увеличивается, а твоё время — нет
Выгорание. Когда всем от тебя что-то нужно, кругом всё горит, срочно и важно. И просто хочется тишины, покоя и ничего не делать
Решаем главные проблемы мультипроектного управления 👇🏻
Как преодолеть хаос и размытые приоритеты
- Вести дела в одном месте. Для личных и рабочих дел можно выбрать разные инструменты, но внутри этих сфер распыляться не стоит. Личные — в одном месте и только там, рабочие — так же
- Договориться с командой о правилах работы. Прописать регламенты постановки задач, вместе выбрать инструмент для совместной работы, договориться о способе общения
❗Если управляешь несколькими проектами и разными людьми, сложно концентрировать задачи разных команд в одном месте. Лучше понять, как выстроена работа у них, и отслеживать статусы через удобные команде инструменты
Расскажу про сложную ситуацию, которая случилась лет 12–13 назад, когда я только начал свой путь в этой сфере. Дата мероприятия — только через неделю, а волновался я заранее, причём постоянно, прокручивая у себя в голове самые страшные варианты исхода событий. Волнение было настолько сильным, что я просто не мог освободить свои мысли от этих переживаний и начать готовиться. Как же тогда быть? Можно выписать абсолютно все задачи в таск-менеджер, чтобы разгрузить свою «оперативную память» и перестать думать обо всём сразу.
Несколько направлений в одном проекте — это тоже несколько проектов. Не нужно смешивать всё это воедино. Когда ты руководитель, то у тебя есть соблазн сделать дашбордик, в котором ты будешь следить за всем. Нет, это всё херня собачья и гиперконтроль. Тебе не нужно единое место, где у тебя всё будет «идти». Тебе нужно, чтобы у каждого проекта или направления было своё место для планирования, удобное исполнителям. Не надо ходить и мануально проверять таски — руководитель не должен этого делать. Каждое направление должно работать само. И каждое направление настраивает рабочий воркфлоу под себя. Например, сейчас у меня редакция планируется в Notion, поэтому SEO-редакция тоже там. Всё собрано воедино и чётко настроено. Разработка у нас планируется в Jira, и я пойду туда и посмотрю. Главное, что у них идёт планирование, им удобно, и есть результат.
Нужно, чтобы все были в курсе, кто чем занимается. Чтобы не было такого, что команда одного проекта не в курсе про другой проект. Это ключевой момент открытости, иначе голова взорвётся.
Как начать делегировать
Это навык передачи пула своих задач и ответственности за них. Вот, как это сделать.
Главный совет для руководителей, которые хотят вести несколько проектов, — по максимуму делегировать и не тащить всё на себе. У меня есть правило, которое я всем озвучиваю: если какой-то процесс завязан на мне, то это плохой процесс. Нужно, чтобы процесс был завязан на ком-то другом. Например, сделать отчёт или провести отчётную встречу. Если там что-то залочено на меня, то это хреновый процесс, потому что на мне всё это зависнет. У меня в работе одновременно несколько направлений: я издатель медиа, так что ко мне прилетают вопросы и от редакции, и от разработки, и от SЕО-отдела, и куча задач в несколько потоков. Когда на мне замкнуты дедлайны и я должен пойти работать, грубя говоря, руками, то есть риск, что ничего не срастётся. Так что важно научиться делегировать
Понятно объясни, что нужно сделать. Как следует пропиши техзадание. Опиши процессы, регламент выполнения, конечный результат. Ещё полезно устно спросить: «Как понята задача?» Дай всё необходимое для работы. Пароли, доступы, программы, брендбуки, редполитики — так люди с большей вероятностью сделают так, чтобы потом не переделывать.
Следи за дедлайном и отвечай на вопросы. Следить за дедлайном — не значит спрашивать каждый день, как там дела с задачей. Но где-то на половине срока надо спросить, как идут дела и успевает ли сотрудник в срок.
Не бросай человека. Отвечай на вопросы в процессе работы (даже наивные), давай обратную связь — хвали, за то, что получилось, указывай на точки роста.
Делегировать нужно правильно — по выстроенным процессам. Шаблонная история: сидит человек, приходит начальник и загружает в него кучу дел и говорит: «Иди работай!» Нет, это х***я из-под коня. Человек просто будет сидеть и злиться. Нужно, чтобы было не просто делегировано, но и построен процесс
В своих каналах я долго занимался аккаунтингом, рекламой и вакансиями. Это море ручной работы — писали люди, я скидывал шаблонный ответ, если да, то они оплачивали, я брал их вакансию и размещал. Всё это мог бы делать другой человек.
Решил это делегировать — и договорился с человеком, который постоянно работает со мной на проектах. Но не сказал: «На, дорогой Володя, иди продавай». У меня были уже чёткие процессы. Я сказал: «Вот, дорогой Володя, сообщение для продажи с ценами на наши каналы». У него была конкретная информация — сообщение о вакансиях, ссылка на реквизиты и оферту. И вначале мы в партнёрстве проходили весь путь — потому что человек только начинал
Здесь надо быть готовым к вопросам. Они могут показаться глупыми — но они настоящие и правильные.
Как только станет всё понятно, то можно отпускать и больше не думать об этом. Сейчас я живу в счастливом неведении, вижу рекламу в канале и думаю, что Володя сработал классно. И можно заниматься своими делами
Как справиться с выгоранием
Вот основные симптомы выгорания:
- Утомлённость
- Расфокус
- Циничное отношение к работе
- Раздражительность к коллегам и делам
- Сил на то, что нравилось раньше, не осталось
🤒 Как лечить:
- Отдыхать, причём основательно. Взять отпуск с полной отключкой от мессенджеров, переключением на другие дела — спорт, семья, хобби и всё, на что раньше не хватало времени
- Пересмотреть приоритеты. Хорошо задуматься, а надо ли вообще так упахиваться на работе, стоит ли оно того и отвечают ли нынешняя работа и проекты общим жизненным ценностям
- Обратиться к специалисту — психологу или карьерному консультанту. Часто выгорание на работе случается из-за того, что мы в принципе делаем не своё дело или не растём в текущем. Специалисты помогут в этом разораться
- Соблюдать режим дня. Ложиться спать в одно и то же время, спать достаточное количество часов, заниматься спортом, гулять и вводить в жизнь физическую активность
- Настроить расписание работы и строить планы. Часто переработки происходят из-за плохого планирования. Здесь на помощь приходит тайм-менеджмент
Команда «Пачки» у нас иногда работает в одном месте со студией Random Project (студия занимается созданием изделий из кожи — прим.) Это очень помогает, когда всё объединено одним оффлайн-пространством. А ещё важен «Work-Life Blend». Это возможность переключаться в течение дня между проектами, решить что-то срочное на одном, потом переключиться на другой. Всё это не получится, если в культуре компании есть необходимость постоянно созваниваться. А у нас всё выстроено от обратного — больше дела и меньше созвонов. Стремимся к тому, чтобы их вообще не было, чтобы можно было просто спокойно работать, а не висеть на бесконечных встречах. Это как раз позволит управлять своим временем.
🎧 У нас есть подкаст, где Григорий рассказывает, почему сотрудникам диджитал-сферы так важно иметь хобби или занятие, где можно работать руками и быстро получать осязаемые результаты
Я пользуюсь песочными часами. Иногда делаю себе день пятнадцатиминуток. Допустим, у меня есть список задач, я структурирую их по проектам. Есть те, которые не очень хочется делать, они вроде небольшие, но неприятные. Насилие над собой недопустимо, иначе можно выгореть. Так что у меня бывают дни, когда я прицельно занимаюсь ими с помощью песочных часов. Вот, пятнадцать минут прошло. Смотрю, успела ли я закрыть какую-то задачу? Если нет, то оставляю её на другой день. Всегда ведь есть выбор — делать или не делать. А если так, то всё это воспринимается куда проще.
Как управлять временем и собой — или приёмы тайм-менеджмента
Напиши план и декомпозируй большие задачи. Намного проще, когда большая задача расписана на маленькие. Если какие-то из них уже готовы, вычёркивай их. Так ты увидишь, что движешься к выполнению цели. Это помогает меньше тревожиться.
Пользуйся инструментами для планирования. Например, Канбан-досками. С ними ты визуализируешь процессы и обозначишь приоритеты. Главное — распланировать всё на неделю вперёд и контролировать процесс выполнения задач. И всё заработает как часы.
Используй методы управления временем. Например, тайм-блокинг. В нём нужно разделить день на части под разные задачи. Это когда ты с утра 10 минут отвечаешь на письма, что пришли вчера под конец рабочего дня. Встретиться с коллегами и обсудить идеи проекта с 15:00 до 16:00 — это тоже временной отрезок. В какой из блоков ты продуктивнее всего? Поставь туда самое сложное.
И ещё есть техника Помодоро. Она работает так: определяешь время на усиленную работу, далее отдыхаешь, потом снова нажимаешь на задачи, и как справишься с ними, снова отдыхаешь. Такое балансирование поможет не выгорать и успевать закрывать всё — важное и не очень.
Адаптируй и адаптируйся. Планы могут разрушиться внешними силами, так что вовремя и гибко реагировать на перемены — маст-хэв. Может, процессы проекта были изначально выстроены неправильно. Значит, надо принять этот факт, вернуться и выстроить его заново.
Помимо подкастинга мне удаётся проводить большое количество разноформатных мероприятий и работать на телевидении. В течение недели приходится умещать большое количество сильно отличающихся друг от друга задач. Сложнейшие периоды — это когда в семь дней помещаются порядка 10 мероприятий, пара телеэфирных записей и интервью на подкаст. Я бы выделил три больших проблемы. Во-первых, есть страх что-то упустить, ведь каждое из этих отдельных событий требует определённой подготовки. Во-вторых, нужно распределить время так, чтобы одно событие не конфликтовало с другим. А в-третьих, важно не дать волю волнению. С одной стороны — все эти задачи связаны с публичными выступлениями, а это одна из самых стрессовых сфер нашей жизни. А с другой — когда этих «стрессовых» задач станет много, а ты дашь слабину и позволишь волнению сковать твои действия, то всё может начать рушиться по принципу «домино».
Автор: Олеся Шерстобитова
Тайм-менеджмент - это не мое)
просто вы не встретили ту самую технику тайм-менеджмента
Мне уже как будто ничего не поможет настроить рабочий режим на удаленке
та ну не, ну как так, не бывает такого
А с чем у вас проблема?