Zoom не спасёт: проблемы с переносом конференций в онлайн

Может показаться, что без физических площадок проводить мероприятия стало проще, но на самом деле организовать хорошее стало лишь сложнее.

Сейчас все подряд переводят мероприятия в онлайн и пишут об этом торжествующие тексты: «мы собирали в зале 100 человек, а в интернете получили 1000 зрителей, так что от карантина даже выиграли». Если почитать их, кажется, что всё само собой становится лучше, и за этим не стоит никакой боли.

Но мы сейчас, переводя наши IT-конференции в «удалённый режим», хотим прямо сказать: вообще-то боли, проблем и сложных вопросов тут море. Ощущение «достаточно использовать онлайн-сервис, и будет отличное мероприятие в духе времени» — это иллюзия. Для маленького митапа такое может сработать, но у конференции с десятками докладов и тысячами участников получится ерунда и профанация.

Мы не считаем сам онлайн-формат неудачным и не протестуем против использования Zoom: сервисы вроде него полезны, а многие проблемы решаемы. Но полагаться на сервисы недостаточно, а чтобы решить проблемы, необходимо для начала их прямо проговорить. Что может испортить онлайн-мероприятие? А что, наоборот, улучшить?

Казалось бы, здесь всё и так понятно. Но на самом деле часть важных вещей остаётся непроговорённой.

Есть очевидная часть: печально, когда на онлайн-мероприятии с тысячей зрителей спикер вещает через встроенный микрофон ноутбука, и все пишут «нам трудно разобрать слова». Это не художественное преувеличение, такое встречается (хотя чаще не на конференциях, а на вебинарах).

Но, предположим, вы ответственный организатор и такого не допустите. Скажем, ваш выступающий из дома спикер — бывалый видеоблогер с отличной камерой и микрофоном. Если он регулярно публикует 4K-видео изумительного качества, тогда переживать не о чем, так?

Не так. Главное для видеострима — не аудио/видео, а интернет-соединение. Если трансляция будет регулярно подвисать, это перечеркнёт для зрителей всё остальное. В условиях плохого интернета 4K вам не поможет, а только помешает. И если человек уже загружал на YouTube хорошие смонтированные видео, это никак не гарантирует отсутствие проблем при живом стриме, где требования к соединению совсем другие.

О хороших камерах и микрофонах сейчас пишут много. А знаете ли вы, какой у вашего спикера роутер и поддерживает ли он 5ГГц? Что у него показывает Speedtest? Есть ли резервный канал? Сколько времени займёт переключение на него? Об этом всём сейчас говорят недостаточно.

Ещё есть такой вопрос. На офлайновой конференции, если на ноутбуке спикера что-то внезапно заглючит, ваш технический специалист может подойти к нему и лично разобраться. А есть ли у вас план на случай, если что-то заглючит на компьютере удалённого спикера?

Даже на офлайновой конференции, чтобы избежать проблем, до каждого выступления надо пройтись по целому чек-листу. У нас там есть пункты вплоть до «отключить на ноутбуке спикера режим Night Shift/Night Light» (изменение цветовой температуры искажает оформление слайдов). А в онлайне к подобным проблемам добавляются новые. Есть ли у вашей онлайн-конференции такой чек-лист для вывода каждого спикера? Или просто «ну вроде выглядит норм, можно начинать»?

Гарантировать полное отсутствие проблем невозможно (как в онлайне, так и в офлайне). Но технические проблемы можно и нужно минимизировать. Не надо думать «все же знают, что видеосвязь не идеальна, переживут». Если ваша конференция будет выглядеть как многие рабочие видеосозвоны («ой, а я не слышу», «опять всё подвисло», «извините, был на мьюте»), то зрители вряд ли захотят на неё в следующий раз.

Если раньше на вашей офлайн-конференции каждый день с 10:00 до 20:00 шли доклады, то в новом онлайн-мире есть соблазн просто провести столько же докладов по тому же расписанию, и на этом умыть руки. Конечно, мыть руки сейчас полезно, но такой подход мы считаем неудачным.

Потому что посмотреть семь докладов за день на площадке и перед компьютером — совсем не одно и то же. Одно дело — когда в перерывах можно подходить к стендам или пить кофе со знакомыми. Есть поводы и размять тело, и переключить голову.

И другое дело — когда надо на весь день в одиночестве ссутулиться перед экраном, поглощая насыщенный поток информации. Каким бы интересным этот поток ни был поначалу, к концу дня он может превратиться из увлекательного мероприятия в изматывающее. А в это время рядом семья, телевизор, еда и сообщения от друзей — то есть конкуренция за внимание высокая.

В итоге хочется просто замьютить вкладку, чтобы заниматься другими делами, иногда посматривая «не началось ли что-то особо интересное». А потом организаторы смогут бравировать количеством зрителей — но сколько среди них будет таких, у которых стрим воспроизводился где-то в фоне?

Однако есть два способа улучшения ситуации.

Первый: кто вообще сказал, что онлайн-конференция должна идти по расписанию офлайновой?

Когда людям не надо съезжаться куда-то физически, появляются новые варианты, вплоть до самых экзотических. Можно хоть сделать конференцию вечерней и растянуть на две недели, хоть делать по три отдельных включения каждые сутки (подходит международным конференциям, где участники в самых разных часовых поясах).

Признаем честно: мы не знаем, какие из этих вариантов сейчас зарекомендуют себя и приживутся, а какие окажутся нежизнеспособными. Всему миру ещё попросту не хватает опыта, так что даже в компании Apple вряд ли уверены в том, какое расписание идеально для онлайновой WWDC. Мы для большей определённости провели опрос среди своих участников, и в итоге превратили «двухдневные конференции на весь день» в «четырёхдневные конференции на полдня». Что подходит вашему мероприятию — смотрите сами.

Второй: не докладами едиными.

Если в офлайне дело к ним не сводится, то и в онлайне не должно. Тут так же нужны возможности переключить мозг, поучаствовать в различных активностях и общаться с другими. Человек должен ощущать, что он не просто смотрит видеозаписи полезных докладов, а участвует в происходящем прямо сейчас событии. Всё живое, дискуссионное, интерактивное и дающее слово зрителю — это то, что отличает онлайн-конференцию от простого плейлиста на ютюбе.

Но пока доклады можно просто делать по накатанной, заниматься вот таким — это вам не ёжиков лохматить, тут возникает прорва сложных вопросов. Например, такой: в офлайне участники подходят к стендам компаний, а вот как партнёры конференции должны быть представлены в онлайне? Как сделать, чтобы и компаниям было полезно, и участникам увлекательно? Что можно предложить в качестве «виртуального стенда»? Какие активности там могут происходить?

Zoom на всё это ответов не даст, придётся разбираться самим, как вы это видите. А когда разберётесь, вполне может оказаться, что ни один сторонний сервис такого не предлагает и вам нужна собственная разработка. А разработка — это дело недешёвое и небыстрое. И возникнет следующий вопрос: что вы сможете воплотить с вашими сроками и бюджетом, а на что не стоит замахиваться?

Помимо конкретики вроде технических проблем, есть и более общий, но не менее важный вопрос.

Сейчас и организаторы, и участники много обсуждают «перенос в онлайн всего того, ради чего люди приходили на площадку». Одни говорят, что онлайн-мероприятиям не хватает возможностей для общения «как на площадке», и надо подтянуть эту часть. Другие возражают: «Офлайновое общение всё равно полностью не воспроизведёшь, поэтому весь этот онлайн ерунда и эрзац».

И в том, и в другом есть доля правды: коммуникационные возможности сейчас действительно надо улучшать, и при этом сделать «точно как на площадке» действительно не получится. Но мы считаем, что сама постановка вопроса «сделать как в офлайне» сбивает с верного пути и заставляет упустить часть возможностей.

Хорошее онлайн-мероприятие и не должно быть максимально точной копией офлайна, оно должно быть самодостаточным явлением. Онлайн — это не «офлайн минус личное присутствие». Это два разных мира, требующих разного подхода, как кино и театр. У обоих свои особенности и возможности: например, фильм и онлайн-доклад можно поставить на паузу, а в театре и на офлайн-докладе так не сделаешь.

И пытаться онлайном «как можно ближе повторить офлайн» — это как если бы киносъёмку использовали только как дополнение к театру. Перед сценой ставили бы камеру и снимали спектакль, чтобы его смогли увидеть в других городах. А кино не снимали бы.

Записи спектаклей — это полезно. Но это компромисс, который и не передаёт полностью атмосферу театра, и не использует возможности киносъёмки: монтаж, спецэффекты, масштабные декорации. Так что в период, когда зрителей в физическом зале всё равно нет, глупо не воспользоваться этими новыми возможностями.

Что именно это значит для конференций? Пока не дать полный ответ: как на заре кинематографа людям было не представить современный блокбастер, так и сейчас человечество ещё не полностью освоило новое пространство.

Но можем привести конкретный пример. Ещё до пандемии у нас спонтанно зародился необычный онлайн-формат: несколько человек вместе со спикером пересматривают запись его холиварного доклада, в любом месте ставя на паузу и обсуждая вслух, а все желающие комментируют это в чате. Изначально это возникло как личная инициатива, и это просто было весело, а для использования на наших тогдашних офлайн-конференциях не подходило. Но теперь мы осознали, что если формат изначально зародился в онлайне и хорошо ему соответствует, то вот теперь пришло время рассматривать подобные идеи всерьёз.

Если старые форматы выступлений можно просто засовывать в прокрустово ложе трансляции, то вот тут требуется много исследовать. Что в принципе становится возможно делать? А что из этого подходит конкретно вашему мероприятию? Какая функциональность потребуется для этого от софта, и есть ли она в существующих сервисах?

Сейчас много говорят о том, как сделать онлайн-мероприятие удачным, но почти всегда это означает «для зрителя», и почти никогда — «для спикеров». Хотя вообще-то это люди, от которых очень зависит успех мероприятия. Если им будет хорошо, они и собственный доклад лучше проведут, и в будущем другим спикерам порекомендуют выступать у вас.

И при этом, если в офлайне о спикерах волей-неволей приходилось заботиться (авиабилеты сами себя не купят), то в дивном новом онлайн-мире их опыт может выглядеть так:

Предположим, вы ответственный организатор и у вас такого не происходит, спикеры всегда своевременно проинформированы обо всём. Можно расслабиться?

Нет, потому что дефицит информации — не единственная проблема. Очень важно следующее:

Для многих спикеров выступать онлайн гораздо сложнее, чем перед живой аудиторией.

Когда видишь лица и слышишь смех после шуток, ощущаешь непосредственный контакт. А когда видишь просто собственные слайды во весь экран и вещаешь «в пустоту», не понимаешь: доклад вообще смотрят, или все переключили вкладку? Нравится ли людям? Говорю ли я слишком быстро или слишком медленно?

Пока не существует общепринятого решения этого вопроса. Может, вашему спикеру поможет, если он с отдельного устройства устроит видеосозвон с вами и будет во время доклада видеть чьё-то внимательное лицо? Или ему лучше прямо по ходу доклада поглядывать в конференционный чат и читать сообщения слушателей? Или равняться на опыт Periscope, чтобы по экрану пробегали сердечки от благодарных зрителей? Мы не знаем, какой ответ правильный для вашего мероприятия, но знаем, что точно неправильно: не думать об этом вопросе.

Есть очевидная вещь, которая и в офлайне нужна, а теперь становится ещё актуальнее: прогоны докладов. Выступление на видеосозвоне с программным комитетом помогает и улучшить доклад, и заметить какие-то технические проблемы, и дать спикеру опробовать онлайн-формат. В общем, со всех сторон очевидно, что прогоны нужно делать — но многие не делают.

Также важно: если спикер сидит дома за своим оборудованием, это не значит, что возню с техникой можно радостно спихнуть на спикера.

Мы уже говорили, что вам необходимо разбираться с этим, чтобы избежать технических проблем. Но это ещё и история про speaker experience: люди выступают для того, чтобы поделиться ценными знаниями, а не для того, чтобы копаться в недрах настроек видеостримингового софта. Поэтому стоит активно помогать им в этом, и в идеале от спикера должно быть достаточно перейти по «волшебной ссылке», а всё остальное — не его головная боль.

Что ещё может быть нужно спикеру? Например, спикерская комната на офлайн-конференциях — это не просто техническое помещение, там завязывается множество увлекательных диалогов. Поэтому, даже если теперь она физически не нужна, специальный спикерский чат может быть осмысленно создать просто ради этих диалогов. И если на площадке вы вручали спикерам какие-то подарки, невозможность передать их теперь лично в руки — не повод отказываться, отправляйте почтой.

На всём этом сложности организаторов не заканчиваются. Главная из них сейчас — в неопределённости. Если не просто «запускать стрим», а делать что-то масштабнее и интереснее, немедленно сталкиваешься с миллионом неизвестных.

Когда закончится карантин? Как зрители отреагируют на ту или иную идею? Что из этих идей успеешь воплотить до мероприятия? Какую функциональность завтра добавят онлайн-платформы? Никто не знает, весь мир двигается на ощупь в темноте.

И при всём этом вам надо давать какую-то конкретику — и участникам, и спикерам, и спонсорам. Но как описывать «чего именно ждать», когда у вас самих ещё нет ответов на половину вопросов? Ближе к мероприятию определённости станет больше, но коммуницировать накануне мероприятия будет уже поздно.

В общем, пока в интернет-колонках организаторы онлайн-мероприятий рапортуют об успехах, в реальности возникает вопрос «как в этом хаосе вообще что-то делать».

Панацеи нет, но есть очевидно полезные меры:

1. Тренироваться на маленьких мероприятиях.

Многие слышали о переносе июньского Apple WWDC в онлайн: компания написала на сайте громкие слова про «совершенно новый онлайн-опыт». Но куда меньше людей знают, что недавно компания тихо позвала отдельных разработчиков на маленькое апрельское онлайн-мероприятие.

Это явно «проверка боем», и это очень разумно. Во-первых, так можно набить какие-то шишки на маленьком мероприятии и успеть провести работу над ошибками до крупного. При этом на маленьком и негромком мероприятии публика гораздо более лояльна к небольшим косякам.

А во-вторых, как только проводишь что-то, вместо теоретических рассуждений в вакууме сталкиваешься с определённостью. Она при этом бьёт по голове, зато даёт массу полезной и конкретной информации, которой так не хватает.

2. Прорабатывать одновременно разные сценарии развития событий.

Когда массовые мероприятия изначально оказались под вопросом, было совершенно непонятно, как всё изменится к лету и можно ли будет проводить конференции в офлайне. Поэтому мы тогда продолжали работать над подготовкой конференций в обычном офлайновом варианте, но одновременно начали работать и над онлайновым. И когда стало понятно, что в наши даты на офлайн рассчитывать не приходится, у нас уже была проделана заметная работа.

Какие «разные сценарии» есть сейчас, когда никакого офлайна уже не осталось? Большой вопрос в том, когда он вернётся. И тут стоит допускать как оптимистичные варианты, так и то, что запрет на массовые мероприятия продлится больше года. Это звучит апокалиптичным сгущением красок, но многие вещи, которые пару месяцев назад звучали так же, уже стали реальностью.

Не надо успокаивать себя «это максимум до июля, сейчас как-нибудь проведём, а следующую конференцию сделаем нормально в офлайне». Исходите из того, что конференция и через год может быть онлайновой. И уже надо делать качественные долгосрочные онлайн-решения, а не лепить что-то вида «один раз так проведём и забудем как страшный сон».

Для крупных мероприятий с переходом к онлайну работы стало не меньше прежнего, а больше. Поскольку многие задачи приходится делать впервые, времени они отнимают куда больше, чем отработанные старые. А время в ивент-индустрии всегда ограничено, главные дедлайны не сдвинуть. В общем, тут подходит старая метафора «это словно прыгаешь в пропасть и за время падения собираешь самолёт».

И при этом от мероприятий этого сезона зависит отношение зрителей ко всему формату. Если схалтурить, зритель решит «весь этот онлайн — шляпа какая-то» и не захочет участвовать в следующих мероприятиях, даже если они будут лучше.

В общем, ситуация такая: провести сейчас конференцию хорошо — сложно, а провести её плохо просто нельзя. Как говорится, «success is my only motherfuckin' option — failure’s not». Ну, зато скучать не приходится!

#конференции