От 1С и Excel к собственной ERP-системе: как мы автоматизировали hi-tech производство
Привет, это Андрей Хорошавин, CEO в 2PEOPLE IT. Уже более 7 лет мы разрабатываем цифровые продукты, которые помогают бизнесу работать лучше и расти быстрее.
Некоторое время назад к нам обратился производитель электронных hi-tech изделий с запросом на разработку собственной ERP-системы. В этой статье я расскажу, почему заказчик решился создать систему управления ресурсами, какие функции были нужны предприятию и какой продукт у нас получился.
Что внутри
Ситуация
Наш заказчик — современное, динамичное и быстро развивающееся производство. Когда бизнес начал активно расти, возникла проблема неэффективного управления при масштабировании компании. Управленческая система была как лоскутное одеяло: Redmine, Excel, Битрикс 24, файловые хранилища, 1С:Документооборот, 1С:Бухгалтерия, 1С:УНФ, 1С:ЗУП, СКУД и прочие программы и инструменты.
Такая «солянка» привела к серьезным управленческим проблемам:
- Из-за множества ручных операций падала эффективность и производительность труда;
- Ввод одних и тех же данных в разные системы отнимал кучу времени и усилий, да еще и плодил ошибки;
- Разные системы хранили данные в разных местах и форматах, что затрудняло их сбор и анализ;
- В разрозненных системах информация обновлялась несвоевременно, с задержкой, а значит, и решения принимались на основе устаревших данных;
- Разрозненные системы мешали централизованно управлять информацией и контролировать бизнес-процессы.
Были и технические проблемы:
- Трудности в интеграции и проблемы с совместимостью множества различных систем нередко приводили к сбоям;
- Поддержка и обновления требовали все больше времени и ресурсов;
- Возрастал риск утечки данных и кибератак, потому что уровень защиты систем был крайне неравномерным;
- Наконец, так важное бизнесу масштабирование систем стало требовать слишком больших вложений в их модернизацию и интеграцию.
Цель проекта
Заказчик задался целью создать индивидуальную ERP — единую систему управления предприятием и его ресурсами, которая бы позволила:
- Объединить всех сотрудников в одном информационном пространстве, где они смогут решать все свои задачи, не переключаясь между разными системами и инструментами;
- Автоматизировать и объединить все технологические и бизнес-процессы компании;
- Эффективно управлять бизнесом с помощью инструментов планирования, контроля и аналитики, интегрированных во все ключевые процессы.
Путь реализации
При автоматизации бизнеса любая компания встает перед выбором: использовать готовое коробочное решение или создать свое, уникальное.
У собственной ERP есть весомые преимущества:
- Уникальные потребности. Коробочные ERP-системы часто не могут удовлетворить все требования компании, а индивидуальное решение заточено именно под это.
- Эффективность. Индивидуальная ERP учитывает особенности бизнес-процессов и подстраивается под них, а не наоборот.
- Новые технологии. Индивидуальные ERP позволяют легко внедрять современные технологические решения, например, искусственный интеллект или Интернет вещей (IoT).
- Экономия. Покупка, доработка и поддержка коробочной ERP-системы зачастую может стоить дороже, чем разработка своего решения, которое еще и будет в разы эффективнее.
- Гибкость и адаптивность. Собственная ERP-система снижает зависимость от поставщиков готовых решений, легко масштабируется и дает больше уверенности в завтрашнем дне.
- Инвестиция. Разработку ERP-системы можно рассматривать как инвестицию в интеллектуальную собственность, которую в дальнейшем можно продать или монетизировать, так как компания будет владеть всеми правами на софт.
- Скорость и память. Индивидуальное решение работает гораздо быстрее и требует меньше памяти и ресурсов, так как проектируется только под необходимый бизнесу функционал.
- Безопасность. Некоторые компании выбирают кастомные ERP, чтобы лучше контролировать свои данные, обеспечивать конфиденциальность и безопасность.
Поскольку стандартные ERP-решения не подходили под специфические производственные процессы нашего заказчика, а доработка готового ИТ-решения стоила бы слишком дорого и все равно не дала бы нужной гибкости, заказчик решил создать свою собственную ERP-систему.
Этапы работы
Наши работы по созданию индивидуальной ERP-системы под ключ можно разделить на 4 этапа.
1. Оценка проекта
На этом этапе мы оцениваем стоимость, сроки и план работ, которые лягут в основу будущего договора с заказчиком. Этот этап часто недооценивают, но именно на нем закладывается фундамент проекта и от него зависит, как сложится работа в дальнейшем.
Для составления реалистичной оценки необходимо уже на старте учесть множество неизвестных, но чем крупнее проект, тем неизвестных больше. Нам понадобилось около 3 месяцев и с десяток обсуждений с заказчиком, чтобы понять ситуацию в компании, ожидания клиента и согласовать ключевые моменты сотрудничества.
2. Аналитика и проектирование системы
На этом этапе мы составляем техническое задание, в котором подробно описываем разрабатываемый продукт: от функциональных возможностей до технической архитектуры и прототипов пользовательских интерфейсов.
Сначала мы проанализировали текущие процессы и инфраструктуру заказчика, побеседовали с ключевыми лицами компании и собрали требования к системе. Затем на основе результатов анализа спроектировали ERP-решение: функционал, прототипы интерфейсов, архитектуру. Этот этап длился около 6 месяцев и выявил ряд нюансов, которые невозможно было учесть на этапе оценки проекта.
3. Создание и внедрение системы
На этом этапе мы строим систему согласно техническому заданию и плану. Проектируем UI/UX-дизайн, разрабатываем программные компоненты, тестируем их и настраиваем на серверах (готовим к эксплуатации).
Эти задачи заняли в общей сложности около 14 месяцев. Для удобства мы разбили работу на итерации длительностью от 1 до 4 месяцев, в каждой из которых создавали и доставляли заказчику конкретные части системы. Этот подход сделал разработку прозрачной для клиента и позволил постепенно внедрять и тестировать продукт в боевых условиях, модуль за модулем.
4. Поддержка
Наши задачи на этом этапе — следить за работоспособностью системы, улучшать текущий функционал и разрабатывать новый.
Что получилось
У нас получилась объединенная система планирования материальных, человеческих и временных ресурсов, основанная на учете материалов, технологических процессов, графиков загруженности персонала и потребностей коммерческого блока.
Система состоит из следующих ключевых подсистем, которые автоматизируют управление различными аспектами деятельности компании:
- Склады
- Номенклатурные позиции (изделия) и их спецификации BOM (Bill of Materials)
- Сделки и контрагенты (заказчики и поставщики)
- Производственные процессы (технологические циклы)
- Задачи (таск-трекер) и бизнес-процессы
- Оргструктура, сотрудники и их загрузка
- Календарь событий
- Файлы и электронный документооборот
- Аналитика
- Личный кабинет для клиентов
Архитектура решения — это веб-сервис, которой состоит из более чем 20 микросервисов на бэкенде и имеет клиентское веб-приложение.
Особенности решения
Мы разработали ERP-систему с учетом всех потребностей заказчика и внедрили множество уникальных фишек для эффективного управления бизнесом:
- Блок «Управление производством»: учитывает неограниченно сложные спецификации изделий с итеративными технологическими шагами, которые могут учитывать как внутренние запасы, так и предлагаемые закупки.
- Блок «Управление нагрузкой сотрудников»: интегрирует производственные процессы с графиком работы сотрудников, учитывая выходные, праздники и отпуска.
- Блок «Управление задачами»: сводит рутинные операции к минимуму с помощью шаблонов задач, что позволяет настраивать сценарии производства с использованием проверенных паттернов производственных цепочек, с включением в них ответственных сотрудников, технологических операций и материалов, необходимых для успешного завершения.
- Расширенный блок автоматизации задач: управляет всеми аспектами выполнения задач, включая временные показатели, движение связанных задач и бизнес-процессов, с возможностью настройки триггеров и действий на них.
- Блок «Учет остатков»: реализует полноценный складской учет с расчетом себестоимости изделий на основе партионного учета.
- Блок «Планирование закупок»: оперативно контролирует поставщиков, обеспечивая непрерывность производственного процесса и анализируя наличие, цены и график поставок.
- Блок «Управление людскими ресурсами»: мониторит занятость сотрудников, их графики работы, включая выходные и больничные, и документирует факты переработки для последующего анализа.
- Блок «Электронный документооборот»: организует взаимодействие между сотрудниками, позволяет документировать принятие решений и обрабатывать входящие и исходящие документы.
- Блок «Личный кабинет клиента»: предоставляет клиентам интерфейс просмотра и управления своими заказами, документами и обращениями.
- Интеграции с 1С: обеспечивают взаимодействие с 1С:Бухгалтерией и 1С:Управлением персоналом.
- Функционал «Комментирование»: позволяет пользователям обсуждать сотрудникам различные элементы системы, такие как файлы, документы, задачи, события, материалы и прочие.
Ожидаемые результаты
Итак, мы проработали мощный функционал и создали инструмент, который не только улучшит текущие процессы, но и обеспечит гибкость и адаптивность бизнеса. Вот каких результатов мы ждем от внедрения нашей ERP-системы в компании заказчика в ближайшем будущем:
- Повышение оперативной эффективности
Автоматизация рутины сэкономит время сотрудников и поможет им сосредоточиться на более важных задачах. Процессы управления запасами, планирования производства, логистики и снабжения оптимизируются, а значит, повысится общая эффективность.
- Улучшение управления производственными процессами
Система позволит лучше управлять производственными процессами, своевременно выполнять заказы, минимизировать простои. Более точное планирование производства и использования ресурсов положительно скажется на всех этапах работы.
- Улучшение координации и интеграции данных
Система объединит все данные предприятия в единую базу. Улучшится доступ к информации и ее обмен между разными отделами и процессами. Устранение дублирования данных сократит количество ошибок, связанных с ручным вводом, и сделает работу более продуктивной.
- Снижение затрат
Благодаря точному прогнозированию и планированию оптимизируется использование ресурсов и снизятся затраты на хранение запасов. Административные расходы также сократятся за счет автоматизации процессов.
- Повышение качества продукции и обслуживания клиентов
Улучшенный контроль качества на всех этапах производства и более оперативное и точное выполнение заказов повысят удовлетворенность клиентов и их доверие к компании.
- Аналитика и отчетность
Управленческие решения станут более быстрыми и обоснованными благодаря аналитическим данным и детализированным отчетам.
- Улучшение соблюдения нормативных требований
Автоматизация соблюдения нормативных требований и стандартов качества снизит риски, связанные с несоответствием нормативам и стандартам.
- Гибкость и масштабируемость
Система будет легко масштабироваться по мере роста и изменения потребностей бизнеса, обеспечивая гибкость в управлении и адаптацию к новым вызовам.
Ключ к прогрессу
ERP-система — универсальный инструмент для управления бизнесом, и сегодня на рынке есть несколько готовых решений, из которых можно выбирать, но именно внедрение собственной ERP открывает беспрецедентные возможности в области цифровой трансформации. Этот шаг не только поможет оптимизировать текущие бизнес-процессы, но и обеспечит готовность к будущим изменениям рынка, способствуя устойчивому росту и развитию бизнеса.
Я постарался коротко описать все аспекты проекта, но кейс действительно многогранный. Если у вас остались вопросы, пишите их в комментариях или на hi@2people.io.
Думаете о создании собственной ERP-системы? Тогда приходите к нам на бесплатную консультацию — проведем экспертную оценку и предложим решения!
В любом случае, заглядывайте в наш Telegram-канал Технологии и бизнес, где мы ежедневно делимся новостями, исследованиями, трендами и прочей полезной информацией о применении технологий в бизнесе.
А если вам интересно, как мы создаем цифровые продукты и помогаем клиентам повышать эффективность бизнеса, переходите в канал 2PEOPLE IT.
У нас интересно, подписывайтесь!