Как мы значительно сократили рутину сотрудников в повседневной работе с помощью цифровых роботов
Привет читателям VC.RU!
Меня зовут Попов Андрей и я занимаюсь развитием цифровых технологий в компании X-Tech. Наша компания образовалась совсем недавно из IT-подразделения одной из крупнейших пивоваренных компаний, которое успешно реализовало цифровую трансформацию Heineken Russia, а теперь применяет свой опыт и знания для автоматизации бизнес процессов у Объединенных Пивоварен и других наших партнеров.
Сегодня я и мои коллеги поделимся с вами нашим опытом использования технологии RPA (цифровых роботов) в автоматизации бизнес процессов и борьбе с повседневной рутиной. Расскажем, что такое RPA. И почему вам следует обратить на данную технологию свое внимание.
Поехали!
Как работает RPA и зачем это нужно?
RPA, или Robotic Process Automation, представляет собой программное обеспечение, которое имитирует действия пользователя за компьютером. Основная идея RPA заключается в разработке алгоритма для робота, который автоматически выполняет задачи в соответствии с заданным расписанием. С помощью роботов можно автоматизировать различные процессы, которые основаны на четких правилах и имеют небольшое количество исключений.
Например, это может быть процесс получения готовой отчетности, который требует сбора и обработки данных из различных внешних систем, таких как SAP, 1C, системы управления кадрами, производственные, маркетинговые и финансовые системы. Также можно автоматизировать обработку бухгалтерских операций, например, обработку платежей, сделанных сотрудниками с корпоративных карт. Ещё одним примером может быть рутинный и времязатратный процесс переноса данных из одного источника в другой. Как раз над автоматизацией такого процесса работали специалисты X-Tech для решения задачи производственного холдинга «Объединенные Пивоварни».
Какую задачу хотел решить холдинг с помощью автоматизации?
Заказчик обратился к нам с просьбой автоматизировать ввод цен и скидок из системы товарного и складского учёта в систему бухгалтерского учёта. Три раза в день сотрудники финансового отдела получали файлы из системы товарного и складского учёта – EKAM. Затем они вручную выбирали позиции, на которые можно сделать скидку по определённым критериям, и переносили их в систему бухгалтерского учета – SAP. В среднем, эта операция занимала 1,5 часа монотонной работы в день, и клиент понимал, что полная автоматизация этого процесса приведет к увеличению производительности и эффективности работы финансового отдела.
Разработка RPA решения
По словам Михаила Богатырева, специалиста из команды RPA в X-Tech, разработка робота происходила в три этапа: анализ бизнес-процесса, создание алгоритма для робота и внедрение робота в IT-контур клиента. В качестве платформы для разработки выбрали PIX RPA — решение, которое работает с применением инструментов искусственного интеллекта и легко интегрируется с любыми существующими системами.
Этап I – Анализ бизнес-процесса
На первом этапе специалисты X-tech произвели пошаговый и детальный анализ действий сотрудника финансового отдела.
На этом этапе существуют две ключевые проблемы:
“Во-первых, пользователи не всегда полностью описывают процесс и пропускают некоторые шаги. Во-вторых, бизнес-требования пользователей могут внезапно измениться. Поэтому на описание логики ушло 2 недели активного сотрудничества с клиентом”
Этап II – Написание алгоритма для робота
Получив описание процесса, а также всю необходимую справочную информацию, т.е. мастер-данные, специалисты X-Tech разделили бизнес-процесс на 2 основных шага и написали алгоритм для робота:
Шаг 1: Скачивание и обработка данных из EKAM
Робот заходит в систему EKAM со своими учётными данными, скачивает файл, проводит обработку данных и уведомляет о завершении работы с данными.
Шаг 2: Занесение данных в SAP
Робот заносит обработанные данные в SAP:
1. Заходит в системы со своими учётными данными;
2. Вводит данные строку за строкой, как это делал сотрудник финансового отдела вручную;
3. Проводит самопроверку: подсчитывает количество введённых в систему строк.
● Если все строки были введены без ошибок, то робот уведомляет о завершении работы.
● Если в процессе введения строки вышло сообщение об ошибке (например: “ОШИБКА: такая строка уже есть в системе”), робот делает пометку, которую сотрудник обрабатывает уже после завершения работы робота.
Этап III – Введение в IT контур
После написания алгоритма робота, его необходимо было интегрировать в IT-среду холдинга. Для предотвращения перегрузки компьютеров сотрудников клиента, робот был размещен на отдельном сервере. Это обеспечивает независимую работу как робота, так и сотрудника, позволяя каждому использовать свой собственный компьютер. Кроме того, была создана отдельная учётная запись в системах EKAM и SAP для робота, что позволяет ему автоматически запускаться по расписанию, не нагружая сотрудников. Также, наличие собственных учётных данных у робота повышает прозрачность его работы и позволяет сотрудникам отслеживать его действия:
“Всё прозрачно, все сотрудники осведомлены, что робот делает, поэтому все спокойны”
Ценность роботов для холдинга
В результате этого проекта у сотрудников финансового отдела появилось 1,5 часа свободного времени, которое они могут потратить на более важные задачи. Кроме того, автоматизация процесса позволила холдингу полностью исключить ошибки, связанные с человеческим фактором.
На данный момент мы продолжаем активное сотрудничество с холдингом, где нам удалось внедрить 20 роботов для автоматизации рутинных задач клиента:
“Большинство сотрудников ждёт внедрения этих автоматизаций и они хотят, чтобы они были внедрены, потому что это экономит им время”
В заключении, еще пару слов о нас :)
X-Tech – ИТ-компания, специализирующаяся на автоматизации бизнес процессов и минимизации рутины.
С нами работать интересно и эффективно.
Наш телеграм: https://t.me/xtechcompany
Подписывайтесь и будем на связи!