Как ассистенту спланировать рабочий день своего руководителя?
У каждого предпринимателя есть огромное количество задач и ответственности перед его бизнесом, командой и той идеей, которую он придумал, и всем это известно.
Но мало кто знает, сколько морального и физического напряжения лежит в его рабочем дне. У предпринимателя нет графика работы 5/2 с 10 до 18. Каждый работает круглосуточно, потому что бизнес - это его жизнь, а еще потому, что предприниматели часто выполняют все задачи, которые только попадаются под руку, не расставляя приоритеты. А зачем их расставлять, если здесь все важное и срочное?
Многие предприниматели нанимают ассистента, чтобы немного снять с себя часть задач и перекинуть их на помощника, освободив себе время на "подумать о будущем".
Сколько бы я ни созванивалась с предпринимателями (как минимум это 200+ созвонов, чтобы собрать запрос на поиск ассистента), первая задача, которая звучит, — это ведение календаря, контроль расписания и задач руководителя.
Нюанс тут только один: руководитель думает, что ассистент будет помогать распределять приоритеты и ставить в календарь только самое важное, а ассистент думает, что "ведение календаря" — это записать то, что сказал руководитель.
Эта статья предназначена и для ассистентов, и для руководителей.
В ней я хочу дать последовательную инструкцию, как внедрить планирование руководителю, чтобы в делах оставалось только самое важное.
Инструменты, которые вам понадобятся:
— Календарь
— Таск-менеджер
— Время для проведения совместных встреч с ассистентом
1. Выгрузка всех задач на будущее из головы руководителя
Руководители редко ведут подробные списки задач в таск-менеджере. Все хранится в их голове, блокнотах, стикерах и заметках. При таком разбросе приоритеты расставить сложно, поэтому из всех источников нужно выгрузить задачи в одно конкретное место, например в майнд-карту, разделив их по сферам и направлениям.
После такой выгрузки важно, чтобы и дальше любая идея руководителя шла напрямую к ассистенту. Руководитель должен сразу записывать голосовые сообщения в чат (вместо своих заметок), а ассистент будет переносить их в майнд-карту.
Теперь чат с ассистентом — это и есть заметки, блокнотики и стикеры.
Идея -> голосовое ассистенту -> перенос в майнд-карту
2. Раставляем приоритеты и заводим таск-менеджер
У нас есть направления, которыми занимается руководитель. Представим, что это: маркетинг, продажи, команда, клиенты и стратегия — всего 5 направлений.
У каждого из направлений есть задачи нескольких типов:
— Повторяющиеся (например, запрос отчета с отдела маркетинга или планерка с отделом продаж и т.д.)
— Ситуативные (собеседование с новым сотрудником, вывод нового продукта на рынок и т.д.)
— На развитие (то, что может продвинуть бизнес руководителя, условно запуск нового направления или нового продукта)
До задач развития руки обычно не доходят, и руководители зависают на повторяющихся и ситуативных задачах.
Для этого, в том числе, и нанимается ассистент: он забирает эти задачи на себя, а руководителю больше ничего не остается, как заняться задачами развития.
- Первое — нужно выписать все повторяющиеся задачи и занести их в таск-менеджер.
- Второе — выписываем срочные и важные ситуативные задачи и также заносим их в таск-менеджер.
- Третье — те задачи, которые не срочные и пока не понятно, когда мы их будем делать, оставляем в майнд-карте.
При переносе задач в таск-менеджер мы всегда спрашиваем: "Кто еще может это сделать, кроме руководителя?" Что-то будет передано ассистенту, где-то окажется, что руководитель выполняет задачу за Петю, и эта задача вернется обратно к Пете.
Через такой перебор задач у вас уже освободится несколько часов в день.
После переноса в таск-менеджере должно остаться только важное и приоритетное. Так мы снимем хаос с планирования и больше не будем браться за все подряд. А задачи, которые давно ждали своего часа, но были забыты, наконец-то будут выполнены.
Подключаем календарь руководителя
В первую очередь в календарь заносим повторяющиеся события: планерки, проверки отчетов, личное время и т.д. Все, что делается из недели в неделю и не переносится.
Если таких повторяющихся встреч, как минимум с командой, нет, в большинстве случаев это странно. Стоит выяснить, когда проводятся регулярные встречи, и предложить выбрать единое время, удобное и для руководителя, и для команды.
Дальше мы заносим все задачи из таск-менеджера в календарь руководителя. Пример расписания на понедельник:
Все эти события в календарь заносит ассистент. Задача руководителя — просто следовать этому календарю и выполнять то, что указано. Понятное дело, что ассистент сам не выдумывает, что будет делать руководитель; все действия согласовываются с руководителем.
Но и здесь работа ассистента не заканчивается. В течение дня ассистент продолжает управлять календарем. Разберем это на примере понедельника:
10:00 - Прислать руководителю отчет ОМ и напомнить о планерке в 10:30.
10:30 - Прислать ссылку на Zoom в чат ОМ и зафиксировать протокол встречи.
11:30 - Направить протокол встречи в чат ОМ и занести в CRM.
12:00 - 14:00 - Заниматься своими задачами. Заказать обед руководителю к 14:00, подтвердить встречу с подрядчиком в 15:00 и с клиентом в 16:00.
15:00 - Прислать ссылку на Zoom подрядчику, присутствовать на встрече и зафиксировать следующие шаги.
16:00 - Прислать ссылку на Zoom клиенту, присутствовать на встрече, зафиксировать следующие шаги и пожелания клиента (по желанию руководителя).
17:00 - Подтвердить собеседование с маркетологом.
17:30 - Прислать ссылку на Zoom, присутствовать на встрече и зафиксировать следующие шаги (по желанию руководителя).
Даже этими мелкими действиями ассистент экономит от одного до двух часов в день руководителя.
В конце каждого дня мы замеряем план/факт: что было сделано руководителем, а что нет, и определяем, куда пойдет та задача, которая не была выполнена.
Здесь есть три варианта:
— Удаляем из планов, так как она потеряла свою актуальность.
— Перекладываем на другого ответственного.
— Переносим на другой день.
Важно каждый раз анализировать, как прошел день руководителя и его неделя. Нужно оценивать эффективность, выявлять замеченные нюансы и определять, что стоит изменить для повышения удобства работы руководителя.
Встречи с ассистентом на 15 минут в день
Руководителю важно выделять 15 минут в день на встречу с ассистентом. Это время необходимо для того, чтобы спланировать новый день, подвести итоги предыдущего и обсудить задачи ассистента.
Именно на этой встрече будет решаться, что из таск-менеджера переносим в календарь руководителя, а что переходит на ассистента.
Такая регулярная встреча поможет эффективно организовать рабочий процесс, оперативно решать возникающие вопросы и поддерживать синхронизацию между руководителем и ассистентом.
Итого:
- Раз в неделю планирование. Анализ майнд-карты (склада идей), расстановка приоритетов, внесение новых задач в таск-менеджер.
- Расстановка встреч и задач по календарю, можно для начала планировать один день, затем неделю, затем месяц.
- Раз в неделю оценка прошедшей недели, замеряем план/факт по неделе, удаляем старые задачи из таск-менеджера и заносим новые, следуя пункту 1.
- Ежедневные встречи: 15 минут в день на встречу с ассистентом для планирования нового дня, подведения итогов предыдущего и обсуждения задач ассистента.
Заметки для руководителей:
— Такая система возможна, если вы склонны к системности и обладаете самодисциплиной. Если вы постоянно находитесь в состоянии хаоса и не следуете своему расписанию, выстроить системную работу и четкое расписание будет сложно.
— Старайтесь придерживаться своего расписания и уделять время планированию своей недели. Рекомендую следовать принципу "Сказал-сделал" или "Запланировал-сделал". Если постоянно переносить планы, встречи и задачи, хаос будет сохраняться.
Для достижения наилучших результатов важно регулярно анализировать свои действия, оценивать эффективность и корректировать планы в соответствии с реальными потребностями. Используйте предложенные методы: начните с недельного планирования, организуйте задачи в таск-менеджере и календаре, и не забывайте о регулярных встречах с ассистентом для актуализации задач.
Помните, что внедрение новой системы требует времени и усилий. Однако, следуя принципу "Сказал-сделал" и придерживаясь расписания, вы сможете наладить системную работу, которая принесет вашему распорядку дня спокойствие и умиротворение.