Из Telegram в таск-трекер: автоматизируем процесс переноса задач с Make (ex-Integromat) и ChatGPT

Работая продактом в IT-компании, я столкнулся с проблемой, которая, уверен, знакома многим: все больше рабочих задач стало приходить в виде сообщений в Telegram. Это могут быть упоминания в групповых чатах с просьбой посмотреть что-то или личные сообщения.

Однако не всегда удается сразу выполнить или даже обдумать задачу, и такие сообщения могут легко затеряться. Я заметил, что стал забывать обрабатывать некоторые из них, поэтому начал переносить сообщения "как есть" в папку "Входящие" своего таск-менеджера (я использую Todoist). Но даже это требовало времени и усилий: необходимо было переключиться на другую задачу, сформулировать название, указать "заказчика".

Когда поток задач значительно увеличился, я решил автоматизировать их перенос в таск-трекер. Эта статья будет полезна всем, кто, как и я, сталкивается с телеграм-менджментом и хочет сделать свои привычные инструменты эффективнее, не обладая особыми технических навыками.

Я пересылаю сообщение в приватный чат в Telegram с чат-ботом.
Cообщение обрабатывает GPT и формулирует краткое описание.
Задача попадает в папку Входящие в Todoist в следующем виде:

Заголовок — формулировка задачи от GPT
Описание — автор сообщения и исходный текст

Для автоматизации я использовал Make.com (бывший Integromat). В бесплатном тарифе там 1000 операций в месяц. Одна задача съедает 3 операции, так что на на бесплатном тарифе это будет порядка 330 задач в месяц — мне хватит.

Для этого зайдите в специального бота BotFather, нажмите Меню, выберите /newbot и следуйте инструкциям в чате.

В конце вы должны получить сообщение с API-токеном, который будет нужен для интеграции с Make.

Зайдите на Make и нажмите Create a new scenario.

Начнем с модуля Telegram «Watch Updates». После настройки он будет отлавливать все сообщения, которые "видит" ваш бот.

После добавления:

Создайте вебхук. Для этого нажмите Create a webhook. Вебхук — это способ, с помощью которого одно приложение может автоматически сообщить другому, что что-то произошло, например, кто-то отправил сообщение или обновил данные.
Создайте связку (connection) с вашим ботом. Для этого нажмите кнопку Add и в открывшуюся форму вставьте токен, полученный в Шаге 1.

Создание новой связки «My Telegram Bot connection»

Создайте новый чат, добавьте туда чат-бота и выдайте ему админские права. Теперь ваш бот будет обрабатывать все сообщения, поступающие в чат и отправлять их в Make. Нажмите кнопку Run once и попробуйте переслать сообщение в чат.

Рекомендую именно пересылать сообщение: тогда вы сразу увидите нужные поля для следующих шагов.

Успешно пойманное сообщение. Красным выделены поля, которые нам пригодятся дальше.

Для проверки работы мы пока пропустим часть с GPT, тем более, что не у всех есть возможность его подключить. Поэтому сразу добавим модуль Create a Task для Todoist.

Чтобы создать связку с Todoist вы должны быть залогинены в Todoist в браузере. После нажатия кнопки Add в поле Connection вас перекинет на техническую страничку, а затем вернёт в Make, после чего в поле появится новая связка.

Далее настройте поля:

Content. Название задачи. Для теста добавьте туда дату отправки сообщения — {{1.message.date}}
Description. Вставьте туда следующий текст:

**Источник:** {{1.message.forward_from.first_name}} {{1.message.forward_from.last_name}} (t.me/{{1.message.forward_from.username}}) **Текст сообщения:** {{1.message.text}}

Project. Выберите из выпадающего списка Inbox.

Можно поиграться с тегами, приоритетами и другими полями, но мне хватило минимума.

Заполненные поля модуля Create a Task в Todoist

Примените изменения, снова нажмите Run once, перешлите новое сообщение и проверьте, что новая задача появилась во Входящих.

Для этого у вас должен быть аккаунт на openai.com и привязана карта.

Зайдите на OpenAI Platform → Dashboard → Assistants и нажмите Create.

Придумайте имя своему "ассистенту" и напишите инструкцию. Моя выглядит так, но результаты далеки от идеала:

На основе следующего текста сообщения, сформулируй задачу. Заголовок задачи должен начинаться с действенным глаголом, который точно описывает необходимое действие, и ясно отражать суть задачи. Задача должна быть четко сформулирована так, чтобы можно было без дополнительной информации приступить к её выполнению.

Чтобы потестировать работу инструкции, можно перейти в Playground (серая кнопка наверху).

В качестве модели выбирайте gpt-4o-mini — это самая новая и дешевая модель из доступных. Цены копеечные: 0,15$ за миллион токенов на запросы и 0,60$ на ответы.

Далее перейдите на вкладку API Keys, создайте новый ключ и скопируйте токен. Не забудьте сохранить токен в заметки — он будет показан только один раз.

Вернитесь в Make и добавьте новый шаг между Telgram и Todoist. Нам нужен модуль Message an Assistant от OpenAI.

Добавьте связку с OpenAI, вставив в поле токен, который вы получили на Шаге 4.

В выпадающем списке должен появится ассистент. Выберите его, Role — User, а в качестве Message — {{1.message.text}} из модуля Telegram.

Рекомендую также настроить фильтр, нажав на гаечный ключ на связке Telegram и OpenAI. В настройках Condition выберите {{1.message}} и оператор Exists. Это позволит не ломаться вашей интеграции, если в чат с ботом придёт системное сообщение.

Теперь в поле Context подставим объект {{3.result}} из модуля Open AI.

Можно сохранять, запускать и эксперементировать.

В качестве модуля таск-трекера можно выбрать любой другой из доступных на Make. Аналогично и с мессенджером — точно доступны Slack, Mattermost и Rocket.Chat.

В схеме выше есть техническое ограничение: бот не может склеивать несколько пересылаемых сообщений и обрабатывать как одну задачу. Но это мы победим в следующих сериях.

Если есть идеи, как улучшить промпт — пишите в комментах.