Productivity porn: Почему я год назад бросил Notion и переехал на Google Таблицы
Прошло уже больше года как я мигрировал из Notion в Google Таблицы. Когда меня спрашивали "что? зачем?", я отшучивался, мол, это на случай, когда интернет закончится - а я смогу скачать эту табличку в Excel и спокойно продолжать писать ежедневную рефлексию, планировать месяц, неделю, день. Дошутился.
Сегодня, когда после новостей зарубежных сервисов все начали искать альтернативы для личных систем продуктивности, я предлагаю рассмотреть одну из, наверное, самых непопулярных в списках - Google Таблицы.
Три дисклеймера перед началом статьи:
- Я здесь не говорю про командные базы знаний. Для них действительно часто важен более мощный инструмент.
- Моя позиция: управление знаниями отдельно, управление задачами отдельно. Но про это - ниже.
- Google Таблицы можно заменить на любой другой инструмент с табличками, хоть Excel, хоть что-то от Яндекса.
Почему я решил уезжать с Ноушена?
Я люблю ноушен всем сердцем, он красивый, даже если местами тормозил, удобный, и в нём действительно можно сделать буквально всё что придёт в голову. И это проблема.
Каждый раз, когда я заходил в ноушен чтобы спланировать месяц, я начинал думать: "хорошо бы тут таблички объединить, поправить, и вообще мне для полной продуктивности не хватает интеграции с Miro, а может ещё у других людей шаблоны посмотреть..." И в целом я мог забыть про изначальную цель. Оказалось, что у этого есть название - productivity porn.
Notion обрастал, появлялись страницы, подстраницы, разделы, таблички. Он усложнялся, продолжал давать пользу, но и повышал фоновый уровень тревоги, распыляя моё внимание. Появился вопрос - как перестать усложнять себе жизнь системами и сохранить пользу от регулярного ведения личных дел?
Почему Google Таблицы - это классно
Предыстория: я работаю с настройкой систем управления проектами в командах и вижу, что в небольших или краткосрочных проектах люди часто организовывают Google Таблицу для управления проектами, расшаривают доступы для небольшой команды. И в целом это покрывает 80% основных задач.
И тут у меня появилось очевидное решение - так почему бы не выстроить систему управления своей жизнью на базе таблиц? 🤪
И, на удивление, с первых созданных таблиц я оказался полностью удовлетворён. И вот почему:
1. Простота настроек
Это позволяет сосредоточиться на реальной работе, а не на настройке инструмента. Вот, например, кейс. Представим, что вы решили начать писать практику благодарности.
Что для этого нужно? Да просто создать две колонки:
День, благодарность
И важное - придумать когда заходить туда каждый день, не забывать писать (а это уже другая история).
А если завтра психолог посоветует отслеживать и фиксировать своё настроение и состояние каждый день? Просто добавляем колонки к существующим:
Состояние, Настроение (в будущем - можно выпадающим списком!), Мысли.
Так у меня появилась подобная страничка ежедневного трекинга:
И так далее: выделение главных задач на день, рефлексия, да хоть трекинг привычек и расходов. Всё реализуется одним дополнительным столбцом, максимум - страницей.
Главное - каждая страница будет похожа по структуре, что снизит нагрузку на мозг :)
🧐 Но ведь в ноушене тоже самое?!
Конечно, да. Но в ноушене под каждую такую табличку у вас создаётся отдельная база данных, каждый добавленный день будет создавать отдельную страничку. У каждого столбца нужно будет задавать название, тип. Это всё классно, но... зачем? Берём Бритву Оккама и оставляем только то, что важно :)
Остаётся простая табличка.
2. Меньше отвлекающих сущностей
Минимализм системы в Google Таблицах - наверное, один из ключевых факторов, за который моё внимание говорит каждый день спасибо.
Я часто читаю сообщества СДВГ на реддите, в них можно находить классные лайфхаки для управления своим вниманием и повышения продуктивности. И я понимаю, почему они настоящие любители Google Таблиц - в таблицах мало что отвлекает, а это помогает фокусироваться на задачах, не распылять внимание на инструмент.
Notion для меня - как огромный гараж с разными инструментами. Там точно есть всё, что вам понадобится, и даже больше. Но каждый раз идти в гараж чтобы закрутить шуруп - сомнительная затея. Google Таблицы же - швейцарский нож. Он универсален, прост, местами ограничен, но всегда при себе.
🧐 Может, я просто неправильно готовил ноушен?
Возможно, но давайте сравним дефолтные настройки:
3. Удобство планирования и рефлексии
Пункт, к которому я пришёл не сразу: в Google Таблицах удобнее всего писать "отчёты" для себя и письменные практики. И перечитывать. А я попробовал множество инструментов: ноушен, обсидиан, блокноты.
В итоге остановился на Google Таблицах.
А всё потому что рефлексия - сам по себе энергозатратный процесс: вам нужно собраться, выделить время, быть с собой честным. И ооочень большой риск того, что вы начнёте прокрастинировать: "а может, сделать шаблон для рефлексии, чтобы вопросы сразу все выпадали? или уведомления сделать о том, что нужно начать рефлексировать? или сделать оценку дня от 1 до 10". Короче, порнопродуктивность.
Мои таблички для рефлексии сейчас выглядят довольно просто:
🧐 Но ведь Notion разработан и для текста...
Давайте проведём здесь разделение системы для управления знаниями и для управления собой. Потому что у этих сущностей разные цели:
- Цель системы управления знаниями - сохранить и систематизировать знания, записать какие-то инсайты, которые в дальнейшем могут быть использованы где угодно: в блоге, в работе, в беседе, при генерации идей или поиске решений вашей проблемы. Я перечитываю свои заметки почти каждый день - вдохновиться, что-то вспомнить, найти ответы.
- Цель системы управления собой - подвести промежуточные итоги и скорректировать свои действия по следующим задачам. Я перечитываю свою рефлексию вокруг сделанных и проваленных задач только когда планирую следующий период.
Это моё мнение, но я часто вижу как люди путают эти сущности, объединяют, а в итоге не пользуются ни первым, ни вторым. Потому что в инструменте получается каша.
4. Бонус-пункт про мультитул
В моей гугл табличке сегодня:
- Планирование жизни (долгосрочное видение -> годовое -> квартальное -> месячное -> недельное)
- Ежедневное планирование и рефлексия
- Трекер расходов: сводные таблицы с план-фактом, трекер состояний при покупках, финансовые цели (знаю про Дзенмани, моя девиация)
- Контент-план и идеи для постов блога
- Дневник благодарности (это лучшее!)
- Трекер состояния
- Спринты (по методу Нейроинтеграции Катерины Ленгольд)
- Редко - трекер привычек, когда хочу выделить отдельный фокус на внедрение новой привычки (веду пару месяцев, когда внедряется - забиваю)
И, несмотря на большое количество сущностей, таблицы продолжают восприниматься лёгкими (потому что их не так много).
Как это работает с другими системами?
Иногда мне кажется, что у моего мозга есть два режима: режимы операционной и стратегической эффективности. Когда я захожу в гугл табличку, у меня включается внутренний СЕО: подбить бюджет, выделить главные задачи, спланировать следующий период. Когда включаю Obsidian - подключается внутренний визионер и придумывает идеи :)
Ну а шаблон моей таблички открыт для всех по ссылке
Если вам интересно читать про управление знаниями и собой - я веду телеграм-канал. Буду рад вас там видеть.
Мои посты на тему:
productivity porn вот оказывается, что со мной было))) система ради системы, я могла залипнупнуть на часы под предлогам, что делаю удобную систему
(подержите мой обсидиан)
Не хотел демонизировать сложные системы, ведь это как минимум интересно и увлекательно)) но для себя решил, что нужно просто выделять отдельное время на оптимизацию системы каждый квартал (аналог ретро), а не делать это в каждый заход в систему :)
Как раз на днях обсуждали инструменты текстовые и вот была мысль изначально пойти через канбан или систему to do листа, но в итоге, пошёл через Google Keep, который меня устраивает и самое главное, что сильно простой — я даже если захочу, не смогу его усложнить))
А я мастер в усложнении) Если бы туда можно было бы накрутить плагинов как Обсидиане, то... держите меня семеро... только бы и занимался тем, что плагины бы новые ставил, сносил, снова ставил, что-то придумывал бы, постоянно тестировал новые 😅
И самое главное, что нет кучи инструментов для форматирования, чтобы можно было сосредоточиться только на тексте и акценты расставлять только через него, а не с помощью разнообразной разметки.
На одного фаната Google-таблиц стало больше! Спасибо за шаблон)
На одного фаната Google-таблиц стало больше - меня то же запишите пожалуйста
Никита, привет. А почему ты думаешь, что для командной базы данных не подойдет?
Я прочла твою статью и поняла, почему у нас помимо Notion есть еще гугл таблицы и доки)). Не задумывалась, но реально проще и быстрее. И у нас это командные документы. И текстовые документы вполне можно прописать ссылкой в гугл таблице. Тоже иногда так делаем.
Главное, чтобы остался.
Привет :) Тут, мне кажется, зависит от размера команды и количества ролей. Корпоративные базы знаний обычно выполняют разные задачи: онбординг, описание ролей, чек-листы, регламенты, описание продуктов, документация, вопросы-ответы и проч. => там очень оправданы разные форматы: табличные, формат баз данных, плюс ноушен, тот же, хорошо помогает поддерживать актуальность.
Ну и Notion просто красивый и юзер френдли, у него удобный поиск по базе. На нём приятно писать и читать документы, а это, мне кажется, повышает вероятность того, что в базу знаний будут приходить (я помню как пользовался базой знаний на шитсах - было больно и одноразово, скорее чтобы заонбордиться).
Но, опять же, зависит от задач вашей базы знаний