Как составить профиль должности?

Решили нанять сотрудника? Поздравляем! Независимо от того, первый это человек в компании или нет, готовность расширять команду — приятный звоночек. Но нужно подготовиться.

Цена ошибки при составлении вакансии: деньги, силы и самое важное — время. В основе эффективного подбора сотрудников лежит системный подход и понимание потребностей своего дела. Давайте сегодня об этом и поговорим.

Найм — это целый процесс.

Любой процесс — это последовательность действий, которая ведёт к достижению цели, и в нём должна быть логика. Если её не соблюдать или пропустить какой-то этап, результат может оказаться далеким от желаемого, или вы просто потратите больше времени.

Крупными шагами процесс подбора выглядит так:

Многие работодатели ищут быстрые решения: находят примеры вакансий в интернете или копируют требования и обязанности у компаний, которым доверяют. Это кажется логичным — ведь крупные и успешные компании наверняка знают, как правильно привлечь нужных специалистов. Остаётся только разместить такую вакансию и ждать потока кандидатов.

В таком процессе составления вакансии отсутствует этап анализа и изыскания нужных именно вам требований.

Во-первых, в разных компаниях на одних и тех же должностях может быть разный функционал. Это зависит от организационной структуры, целей, видения, ниши.

Во-вторых, даже если функционал одинаковый, то работать предстоит с живым человеком, а не с гаечкой или винтиком. И тут у всех тоже разные потребности и ожидания. Нужно найти кандидата, с которым у вас и у команды будет «мэтч». Иначе при копировании чужих вакансий в ходе отбора вы поймёте, что привлекли не тех, придётся переобуваться.

Такой подход не только не работает, но ещё и сильно вредит. Не тот человек в команде — полбеды.

В стоимость кадровой ошибки входят:

1 ЭТАП: определить ценный конечный продукт должности.
Ценный конечный продукт, или ЦКП — это результат деятельности сотрудника. Он ценный, потому что за него и готовы платить.

Примеры ценных конечных продуктов:

У менеджера по продажам — деньги в кассе.

У рекрутера — своевременно нанятый и подходящий под требования сотрудник.

У маркетолога — переданные лиды в отдел продаж, в заданном количестве и по оптимальной цене.

ЦКП может включать как регулярные результаты — выручка у продавца, — так и конечные задачи или влияние на бизнес. Например, «построить отдел», «поднять выручку в 2 раза», «оптимизировать расходы на 30%». От ЦКП будет зависеть, какой человек нужен и сколько он будет стоить на рынке.

2 ЭТАП: исходя из ЦКП описать обязанности сотрудника.

Теперь, когда понятно, для чего мы нанимаем этого человека, мы можем описать его функции и задачи. Другими словами, обязанности, которые кандидат должен делать, чтобы этот продукт создавать. И поскольку процессы внутри у всех выстроены по-разному, то и задачи будут разными.

Например, в одной компании служба поддержки клиентов работает только письменно. Значит в задачах будет указано что-то вроде «отвечать на вопросы пользователей в чате». А у другой компании сложный продукт, который при настройке требует звонка по телефону, или даже по видеосвязи. Тогда это нужно учитывать и в задачах.

Когда вы опишете реальные задачи, то не только приблизитесь к нужному кандидату с точки зрения его поиска, но и проложите себе тропинку к его адаптации, вводу в должность.

Нередки случаи, когда кажется, что сотрудник очень нужен, а при описании задач выясняется: обязанностей мало, нет нагрузки на полноценную штатную единицу и есть кому эти задачи делегировать из команды. Или же становится понятно, что нужно искать не того, кого хотели найти изначально.

3 ЭТАП: описать необходимые личностные и профессиональные качества сотрудника.

Из задач, актуальных конкретно для вас и вашей компании, вытекают требования к кандидату. Так, у кого-то для специалиста поддержки важны грамотность и высокая скорость печати, а у других — тихое и оборудованное рабочее место, опрятный внешний вид, грамотная устная речь, техническая подкованность.

Требования к кандидату должны содержать:

Общие и формальные требования.

Например, для удалённой работы может не иметь значения место жительства, а для курьера это принципиально важно. На одной должности на диплом о высшем образовании и не посмотрят, а на другой без него никак.

Навыки и компетенции.

Что кандидат должен уже знать и уметь, чтобы выполнять свои обязанности. При этом нужно определиться и описать, на каком уровне эти компетенции должны быть.

Я очень люблю пример про работу с Excel: часто можно встретить формулировку «знание Excel», а что это значит, непонятно. Что кандидат уметь-то должен? Просто таблички делать или писать функции? Может, с макросами работать? А если определить уровень владения и указать, какие конкретно задачи нужно решать, то кандидату и вам станет яснее, кого на самом деле вы ищете.

Личные качества.

Для кандидата в менеджеры по продажам важна коммуникабельность, а для специалиста по контролю качества — внимательность к деталям и усидчивость.

Постарайтесь рассказывать, что значит то или иное качество именно у вас, чтобы исключить разночтения. Например, вот так: внимательность к деталям — для нас это значит, что специалист по контролю качества будет скрупулёзен и нацелен на поиск даже самых незначительных ошибок. Будет не только проверять работу по чек-листу, но и стремиться посмотреть на ситуацию шире, заметить то, что упустили при составлении инструкции.

Есть ещё один рабочий инструмент: кроме требований описать, кто точно не подойдёт. Но этим инструментом тоже лучше пользоваться осознанно, через анализ своих потребностей. Копипаст не сработает, даже если классно написано.

Сформулируйте какие качества важны именно для вас, и обязательно определите, что конкретно вы в эти качества вкладываете. И если обнаружите, что в вашем профиле должности нет пресловутой стрессоустойчивости и готовности к изменениям, когда у других это непременно есть, поверьте — это нормально.

Всё вышеперечисленное, осмысленное и перенесённое на бумагу, и есть профиль должности.

Делимся шаблоном профиля должности, который можно использовать прямо сейчас или адаптировать под себя, чтобы избежать ошибки при составлении вакансии.

Начинать наём без описания профиля должности — это как поход в супермаркет без списка продуктов: корзина полная, а кашу не сваришь.

Теперь, когда создание профиля должности закончено, можно приступать к следующим этапам: анализу рынка зарплат и определению условий, написанию и размещению вакансии, построению воронки найма и собеседованиям с кандидатами. Но это уже другая история.