Принципы осознанной продуктивности из SCRUM

Последние 3 года занимаюсь цифровой трансформацией в риск-менеджменте, в роли Product Owner нескольких IT команд. В этой статье поделюсь как фреймворк из мира IT можно переиспользовать в личном планировании.

Я давно и много эксперементировала с разными системами планирования: Getting Things Done, матрица Эйзенхаура, методика Pomodoro, Agile и целый ряд полезных и бесполезных приложений. А порой все системы выглядят лишней тратой времени из-за мало прогнозируемых внешних перемен .

Открыла для себя подход из IT с четкой структурой и гибкостью одномоментно. Делюсь экспериментом внедрения в жизнь. 

Как я пришла к SCRUM?

С приходом сентября мой личный календарь начал пухнуть от числа задач (работа, дети, обучение, домашняя рутина и "вот это вот все"). А постоянная занятость начала переходить в ощущение тревожности и недосыпа. Странно, но даже если делать поочередно все пункты из моего хаос-листа, ощущение неисчерпаемости списка не уходит. И самое печальное происходит, когда спустя время пониманию, что весь этот суетной бег - был по-кругу, словно у хомячка в колесе.

Что такое SCRUM?

SCRUM - гибкая система организации процесса командной работы, которую применяют в продуктовой IT разработке. Лучше всего SCRUM, как и весь AGILE, подходит для проектов, где образ конечного результата не определен. Как и в жизни - конечная цель часто весьма размыта или вовсе не определена. Только сделанный шаг открывает новую перспективу. И лишь оглянувшись назад, можно понять, как на самом деле соединялись точки и зачем тебе в жизни был нужен набор странных предыдущих шагов.

Преимущества гибких систем:

1.Адаптивность. Суть Agile в движении итерациями. Не нужна цель на 5 лет вперед, если она пока не ясна. Можно начать короткого с эксперимента или исследования и использовать это знание для своей новой цели

2.Прозрачность. SCRUM - это не хаос, а четкая система, где весь трек движения максимально прозрачен, благодаря SCRUM-доске и статусам прогресса из TO DO-> In progress-> DONE.

3.Эффективность. В SCRUM фокусировка - на цель. и автономность команды. Этот подход заставляет отвечать на вопрос "Как сделать цель в существующих ограничениях" вместо ответа на вопрос "почему нельзя это сделать". Это очень помогает двигаться вперед, независимо от блоков или первой целью ставить устранение этих блоков. Например: в команде нет экспертизы -> найди способ ее приобрести самостоятельно или найти во вне.

Как применить SCRUM в жизни?

Атрибуты SCRUM, которые можно внедрить в ежедневную рутину:

1. Движение малыми отрезками. Все планирование проходит спринтами. Для меня оптимальным сроком выглядит 2 недели, когда можно успеть сделать довольно много даже сложных задач.

2. Планирование - один час на укомплектование спринта, 1 раз в 2 недели. Важность регулярного планирования сложно переоценить.

3 Цель спринта -сохраняет фокус. В личном планировании хорошо работает 2-3 цели , разделяя их на профессиональную, личную и перспективную (например: саморазвитие).

4 Дейли -встречи на 15 минут, чтобы спланировать день и оглянуться на прошедший. Хорошо совместить с утренним кофе или прогулкой.

5 Ретро - сфокусированная рефлексия. Именно она дает движение вперед, а не по-кругу. Вспоминаем все достижения и провалы, формируем новый план.

Вот и всё. Довольно просто. Каждые 2 недели «корзинка» наполняется снова и все повторяется. Это означает, что цели всегда будут актуальны. А главное, можно много экспериментировать и не обязательно знать свой желанный жизненный трек на годы вперед: пробуем, получаем опыт, корректируем вектор и пробуем снова.

Инструменты для внедрения SCRUM?

AGILE и, конкретно, SCRUM - давно используется в IT. Тестирую для себя формат приложений на телефон. Пересмотрела порядка 40 вариантов, но способных удобно настраивать доски - мало. Нашла 2 неплохие программы https://shtab.app/ (подходит и для команды) и https://todoist.com. В приложениях удобно организовать задачи и есть доска со статусами, но нет спринтов и целей. Для устранения этого недостатка, использую закрытый ТГ канал. Получается такая схема: приложение - для задач и движения по ним внутри спринтов, а ТГ - для формулирования цели и ретроспективы.

Самое главное

Самое главное в SCRUM и любой другой системе планирования - ДЕЛАТЬ. Никакая система не поможет, если вместо задач будет прокрастинация. Кстати, целью спринта - может стать цель по восстановлению своего ментального и физического состояние. Удивительно, но это может приближать к большим целям быстрее, чем попытка "успеть все и сразу".