6 секретов продуктивных коммуникаций, как сделать вашу команду непобедимой

Продуктивная коммуникация в организации один из факторов успеха. Эффективное взаимодействие между сотрудниками повышает вовлеченность, улучшает командную работу и, как следствие, растет производительность, согласно исследованиям.
Мы рассмотрим основные принципы продуктивной коммуникации и разберем примеры и кейсы, которые помогут улучшить взаимодействие в вашей команде.

На связи Никита Шешин, я эксперт по развитию малого и среднего бизнеса. 14 лет занимаюсь развитием продаж. 11 лет опыт в менеджменте в различных корпорациях.

Подпишись на канал Никита Шешин пишет..., где я делюсь подходами в управлении, маркетинге и коммуникациях, эффективными стратегиями для жизни - ни чего ни кому не продаю, только польза и действенные инструменты, проверенные на своем опыте.

В своих проектах я использую 6 подходов к выстраиванию коммуникации, вот об этом и поговорим далее.

Четкость и ясность

Четкость в общении — это основа продуктивной коммуникации. Важно одинаково понимать термины и владеть единым словарем в рамках коллектива. Это помогает избежать двусмысленностей и недопонимания в том, что требуется от коллег.

Например, при работа со своими проектами всегда создаю документ "термины и понятия" - куда собираются все специфичные слова и сочетания, которые применяются в той или иной отрасли - данный документ доступен всем. Так же со временем по всем запросам/ответам регулярным формируются шаблоны и отдаются сотрудникам, чтобы они не тратили время, а отправляли запрос/ответ в согласованном формате, который всем понятен и трактуется однозначно. Со временем это перерастает в некий свод правил коммуникаций внутри компании, который выдается всем сотрудникам, что значительно упрощает адаптацию и помогает поддерживать ясность в командах.

Активное слушание

Активное слушание способствует лучшему пониманию между коллегами. Крайне важно при коммуникации не просто пытаться сказать, а услышать что вам говорят и на этом реально нужно фокусироваться. Еще в доковидные времена на каждой встрече запрещалось пользоваться телефоном, что-то писать, когда тебе говорят(протоколы встреч вел отдельный человек), переспрашивать задачу в формате: правильно ли я понимаю, что мне необходимо сделать...

В рамках удаленного формата ситуация аналогичная - обязательно включенные камеры, нельзя делать что-то параллельно пока идет встреча. К сожалению, люди не обладают многозадачностью, а кто говорит иначе - это миф.

В своих проектах дополнительно я организую регулярные тренинги по активному слушанию для своих сотрудников, где мы реально учимся слышать друг друга. Это не только помогает развивать навыки, но и создает атмосферу доверия, где каждый должен быть услышан.

Открытость и честность

Создание атмосферы доверия в команде критически важно. Не мнимой открытости, а реальной. Практика открытых дверей, коммуникации без барьеров с любым уровнем менеджмента внутри компании.

Отличный пример есть в компании в Google - они внедрили практику регулярных «All Hands Meetings» — открытых собраний, на которых каждый сотрудник может задать вопросы руководству компании. Эта практика демонстрирует открытость и честность, что способствует укреплению доверительных отношений в команде.

Подобные встречи мы так же внедряем и они являются обязательными для компаний, которые переживают кризис или трансформацию.

С развитием технологий доступно множество инструментов для повышения качества коммуникации. Например, использование Telegram позволяет быстро обмениваться сообщениями и делиться файлами в режиме реального времени совершенно бесплатно. Microsoft Teams помогает интегрировать видеозвонки и рабочие процессы, что особенно важно для удаленных команд - хоть и стоит денег, но безопасность и заточка на рабочее пространство того стоит. Так же хорош Slack, но из РФ они ушли - варианты, как ими пользоваться есть.

Важно понять, что нужно рабочее пространство, где вся команда может быстро и оперативно решать вопросы, тк любой бизнес - это цепочка взаимодействий между людьми и на сколько она будет эффективна, на столько эффективен будет и бизнес

В своих проектах чаще всего мы строим такую систему: с утра все сотрудники проекта отправляют задачи на день в общий чат, в конце дня высылают итоги дня по задачам и проблемы с которыми необходимо помочь справиться - к этим проблемам подключаются уже руководители того или иного проекта и снимают данные барьеры. Так же мы проводим встречу-координацию в начале недели пн/вт и планируем работу недели и подбиваем итог в конце недели чт/пт с помощью Телемоста - это помогает держать темп и не забывать кто и как выглядит.

Для продуктивной коммуникации в организации необходимо установить четкие процессы. Регулярные встречи, структура отчетов, обратная связь, структура запросов - все это помогают поддерживать высокий уровень взаимодействия. Как итог будет формировать "книга коммуникаций", которая будет помогать новым сотрудникам въезжать максимально быстро и отвечать на вопрос: "что тут происходит?"

По мимо встреч по пн/вт и чт/пт мы всегда ставим кофе-планерку на утро, часов на 10 утра - куда может подключиться любой участник проекта и просто поболтать на неформальные темы. Так же мы выстраиваем систему отчетов для планерок координации и закрепляем за каждым участником конкретные метрики - таким образом каждый вовлечен в процесс и мы разговариваем на языке цифр. На каждую встречу обязательно прописываем повестку - золотое правило: нет повестки в приглашении - можно не приходить на встречу

Обучение сотрудников навыкам эффективной коммуникации является важным инструментом - особенно в небольших командах и супер актуально в сфере ИТ. К сожалению, далеко не все сотрудники любят коммуницировать и знают, как это правильно делать. Организация тренингов и семинаров помогает улучшать взаимодействие в команде.

Примером могут быть тренинги по переговорам, публичным выступлениям и актерскому мастерству, переговорные поединки. Так же обязательно проводим командообразование, личный контакт - всегда сближает и улучшает коммуникацию в коллективе. Дополнительно к этому мы устраиваем публичные выступления, где сотрудники перед всей командой могут сделать доклад на любую тему, которая им интересна - и вообще не обязательно, чтобы это относилось к работе.

Создание безопасной среды для обсуждения проблем и идей помогает улучшить коллективное восприятие. Важно, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно, открываясь друг другу. Это может идти только от лидера проекта, искусственно этого не достичь ни регламентами, ни правилами.

Культура открытости — лично для меня это в первую очередь про «культуру обратной связи», где каждый может давать и получать фидбек не боясь последствий. Это позволяет не только повышать качество работы, но и укреплять командные связи. Важно создавать системы обратной связи для всех уровней - чтобы любой мог дать обратную связь любому - благо технические инструменты типа google forms позволяют это делать эффективно, быстро и анонимно. Различные оценки 360, self review и прочее - все эти новомодные слова так же относятся к этому разделу

Ну и по традиции: после того, как наладили все процессы коммуникаций, нужно отслеживать их эффективность и вносить правки регулярно. Так как постоянно возникают какие-то сложности: кто-то что-то не допонял, скрытый саботаж, просто тупо правила неудобные и тд и тп. Регулярная оценка эффективности коммуникационных процессов помогает адаптировать стратегии и подходы к взаимодействию.

Раз в квартал можно проводить опросы по системе коммуникаций или поднимать данную тему на регулярных встречах - собирать обратную связь от сотрудников и вносить коррективы в процесс коммуникации

Ну чтож, пора подводить итоги. Эффективная коммуникация в организации не только повышает продуктивность, но и способствует созданию позитивной атмосферы в команде. Используя предложенные принципы и примеры, вы сможете улучшить коллективное взаимодействие и достичь большего успеха. Начните уже сегодня: внедрите хотя бы одну новую практику в вашу команду, и вы сразу увидите положительные изменения!

Больше полезной информации по управлению командами вы всегда можете найти в моем телеграмм канале Никита Шешин пишет... Подписывайся!

P.S. бонус трек для самых любознательных. Если хотите детально разобраться в вопросе выстраивания коммуникаций в команде, то рекомендую следующую литературу для изучения:
1. Трудные диалоги, Керри Паттерсон/Джозеф Гренни, Рон Макмиллан и Эл Свитцлеp
2. Искусство объяснять, Ли ЛеФевер
3. Управление конфликтами, Виктор Шейнов
4. Гений коммуникаций, Дейв Керпен