Кейс BigDigital: как сэкономить 50 часов в месяц на созвонах digital-агентства

BigDigital - агентство, специализирующееся на консалтинге, автоматизации процессов и разработке кастомных решений для бизнеса. Они предлагают широкий спектр услуг, включая выстраивание процессного управления на основе показателей, внедрение BI-аналитики и разработку MVP программных продуктов.

Недавно представители компании, Дмитрий и Наталья, поделились своим опытом использования mymeet.ai для работы с клиентами и командой.

BigDigital начали применять mymeet.ai для пяти юзкейсов:

Решение было реализовано в виде Telegram-бота, дублирующего web-версию сервиса. Вся внутренняя коммуникация команды и общение с клиентами ведётся в этом мессенджере. Бот добавлен в рабочие чаты, принимает через них ссылки на встречи и делится отчётами после обработки. Внутри отчёта транскрипт и краткое содержание звонка.

При поиске эффективного инструмента BigDigital пробовали разные решения для транскрибации: Tactiq.io, Fireflies.ai и встроенную транскрибацию в Zoom. Выбор пал на mymeet.ai по ряду причин, основной из который является качество распознавания русского языка.

До внедрения mymeet компания BigDigital сталкивалась с проблемами, связанными с управлением проектами и коммуникацией с клиентами.

Ранее эти проблемы частично решались через конспекты ассистентов, но это требовало большого объема ручного труда.

В BigDigital транскрибация встреч с клиентами через mymeet.ai происходит автоматически. Каждая встреча записывается либо командой, либо с помощью бота mymeet. Запись отправляется в сервис и транскрибируется в текстовый формат. Кроме транскрибации формируется и краткое содержание звонка.

Дмитрий подчеркивает важность и удобство процесса для управления долгосрочными проектами. Каждая деталь может иметь значение месяцы спустя. Транскрибированные встречи отправляются не только внутренней команде, но и клиентам.

Автоматизация этого процесса сократила время, необходимое для пересмотра и анализа встреч. Такой подход облегчает навигацию по проектным документам и ускоряет доступ к нужной информации, что критично в условиях сжатых сроков и высоких требований к качеству выполнения проектов.

Благодаря автоматически транскрибированным встречам, весь текст становится доступным для быстрого поиска по ключевым словам. Это особенно ценно в управлении долгосрочными проектами, где информация накапливается месяцами.

Транскрипты позволяют мгновенно находить упоминания определённых тем, задач или комментариев. Это существенно сокращает время, необходимое для обработки внутренних запросов, и позволяет команде реагировать на изменения в проектах. Теперь информация о любом проекте или встрече всегда под рукой, что делает процесс управления проектами более гибким и эффективным.

Благодаря mymeet.ai команда может избежать длительных перерывов в работе, которые ранее возникали из-за необходимости переслушивать записи встреч для выяснения деталей по старым проектам. Теперь достаточно ввести ключевое слово или фразу в поиск по транскрипту, чтобы получить всю необходимую информацию.

BigDigital использует mymeet.ai для создания и управления внутренними регламентами и документацией. Система преобразовывает устные договоренности и обсуждения в письменные документы. Эти документы затем используются как основа для формирования регламентов в компании.

Менеджмент может формализовать стандарты и процедуры, необходимые для последовательного выполнения задач и проектов. Автоматизация помогает сократить ресурсы на создание документации, раньше это делалось вручную.

Дмитрий использует транскрипции для документирования ключевых стратегических решений, которые затем легко превращаются в формальные регламенты. Эти документы помогают новым сотрудникам быстрее включаться в процессы.

Транскрибированные встречи служат юридическим и деловым подспорьем в общении с клиентами. Такое документирование позволяет компании избежать конфликтов, основанных на недопониманиях, поскольку любые договоренности, пожелания или инструкции четко фиксируются и легко проверяются.

Это приводит к значительному снижению ошибок и упущений, повышает доверие клиентов и улучшает общее качество обслуживания. Команда может оперативно обращаться к документированным встречам для подтверждения деталей или разъяснения условий сотрудничества.

Компания интегрировала mymeet.ai в свои процессы планирования для распределения ресурсов. Краткое содержание встречи позволяет автоматически извлекать действия, обязательства и дедлайны из разговора.

Используя алгоритмы обработки естественного языка, mymeet.ai анализирует содержание транскриптов и выделяет ключевые пункты для планирования. Автоматизация планирования значительно снижает время, затрачиваемое на администрирование и обновление проектов. Это повышает эффективность работы.

После каждой стратегической встречи, система автоматически формирует задачи и распределяет их между членами команды.

mymeet.ai, можно протестировать бесплатно. После регистрации вам доступно 180 бесплатных минут для обработки звонков. Обычно этого достаточно, чтобы проверить работоспособность на примере 5-10 записей или 3-4 встречах.

Если у вас есть какие-либо вопросы по внедрению или предложения по развитию, то пишите нам на почту hello@mymeet.ai или в Telegram @ilyaberdysh.