Как справиться с наплывом задач: 8 советов, которые сработали у нас

В этой статье про тайм-менеджмент расскажут не бизнес-коучи, а сотрудники реальной IT-компании. Менеджеры и разработчики часто бывают загружены — давайте узнаем, как они справляются с задачами.

В Ratio мы организовали работу управленцев, разделив её на короткие двухнедельные спринты. В начале первой недели планируемся, а после окончания второй — проводим ретроспективу и сразу намечаем цели на следующий спринт.

В середине спринта мы устраиваем промежуточный созвон, на котором обсуждаем сложные ситуации и пытаемся найти выход из них. На последнем таком созвоне один из участников поставил вопрос: как справиться с большим наплывом задач и не выгореть?

Ребята ответили — каждый со своей позиции.

Борис выступает ведущим у двух менеджеров, а также лично отвечает за девять проектов одновременно (включая продажи).

Он знает, как управлять запуском новых продуктов и качественно поддерживать существующие. Обычно у Бориса много задач, но он справляется.

• Совет 1: разумно переключайтесь между проектами

Не прыгайте между клиентами, а берите задачи кластерами — небольшими группами, связанными одной целью. Сделали один кластер — отдохнули — сделали кластер на другом проекте.

Если брать задачи вразнобой, вам придётся тратить лишнее время на переключение между проектами.

• Совет 2: занимайтесь клиентскими задачами только с 10 до 17

Даже в самый загруженный день Борис в качестве менеджера трудится не более 7 часов. Утро и день для клиентов, а вечером остаётся время на саморазвитие и ненапряжные внутренние задачи.

Если клиент прислал задачу после 17:00, она откладывается на завтра (конечно, если это не пожар). Но даже когда задача прилетела в положенное время — это не значит, что нужно всё бросить и тут же начать её выполнять.

Григорий возглавляет команду разработки Ratio, а также часто становится тимлидом на проектах (иногда и менеджером тоже). Мы стараемся не загружать его задачами для исполнителей, но иногда ему всё же приходится кодить — он опытный разработчик и может выручать других ребят.

• Совет 3: когда получаете новую задачу, не пытайтесь встроить её в список на сегодня

Бывают срочные дела, но большинство задач спокойно можно перенести на завтра или дальше. При плотной загрузке новая задача может нарушить баланс и снизить продуктивность. Не пытайтесь сделать её в тот же день — это простое решение, которое поможет не выгорать.

Чтобы было удобно, в таск-менеджере можно создать папку «Входящие» и по умолчанию отправлять туда все новые задачи.

• Совет 4: настраивайте количество задач так, чтобы в конце дня список был пустым

Если Григорий чувствует, что сегодня был перегружен — на следующий день он планирует меньше дел. Постоянный перегруз приводит к недостаточной продуктивности в будущем, а в нашем деле важно постоянство.

В списке дел на сегодня обязательно нужно выстраивать приоритеты. Высокий — у основных задач, которые обязательно нужно выполнить (обычно на них уходит половина всего времени). Средний приоритет у дел, которые желательно закончить сегодня, а низкий — у всего, что в случае необходимости можно подвинуть.

Александр управляет нашей аутстафф-командой. Аутстафф-разработчики трудятся в проектах других компаний на правах аренды — чем-то напоминает аренду игроков в футболе.

В работе Александра много коммуникации, он переписывается и созванивается с менеджерами и тимлидами других команд разработки.

• Совет 5: в первую очередь делайте задачи, из-за которых может образоваться бутылочное горлышко

С точки зрения Александра, важнее всего не мешать другим делать свою работу. Первым делом он выполняет задачи, от которых зависит дальнейший прогресс — чтобы из-за задержки никто не простаивал. Всё остальное может подождать.

• Совет 6: по возможности занимайтесь тем, на что есть настрой

Если появилось настроение кодить — программируйте. Когда в кайф общаться и делать операционку — отвечайте коллегам в чатах.

Понятно, что такой подход не всегда можно применить, но если проекты не горят и работа идёт в обычном темпе, можно на некоторое время забыть про задачи, на которые не хватает вдохновения.

• Совет 7: не думайте, что когда кто-то делает ваши задачи — он отбирает ваш хлеб

Александр не против поделиться работой, если видит, что не справляется. А при случае сам кому-нибудь помогает.

Порой на проектах быстро меняются приоритеты: вчера казалось, что на задачу хватает времени, а сегодня появились более срочные дела. В этом случае можно попросить коллегу забрать задачи, которые простаивают.

Артём много пишет сам, а также редактирует чужие посты и статьи. Иногда к нему прилетают незапланированные задачи — например, помочь сотруднику подготовиться к конференции или быстро вычитать какой-нибудь кейс.

• Совет 8: не делать работу, которая не приносит результата

Артём часто получает предложения по PR-активностям, но ввязывается в них не всегда. Силы и время — это ограниченный ресурс, поэтому тратить его нужно с пользой.

Долгие и трудные проекты лучше начинать, когда вы уверены в успехе — например, если уже проверили идею более лёгким способом.

Сам я считаю, что важнейший ресурс продуктивности — это фокус. Если тратить его впустую, то ничего не успеешь.

• Бонусный совет: регулярно меняйте тип задач и делайте перерывы, чтобы поддерживать фокус

Когда вы не переключаетесь, работа идёт хуже. Я придерживаюсь такого распорядка: два часа труда, полчаса чтения — повторять столько, сколько нужно.

Чтобы отвлечься от работы до конца дня, я занимаюсь спортом, но для этого сгодится любая активность, не похожая на ваш труд — погуляйте, займитесь хобби или почитайте мой телеграм-канал @panfilovonline.

В канале я рассказываю про разработку веб-проектов и управление удалённой командой.