Как справиться с наплывом задач: 8 советов, которые сработали у нас

В этой статье про тайм-менеджмент расскажут не бизнес-коучи, а сотрудники реальной IT-компании. Менеджеры и разработчики часто бывают загружены — давайте узнаем, как они справляются с задачами.

В Ratio мы организовали работу управленцев, разделив её на короткие двухнедельные спринты. В начале первой недели планируемся, а после окончания второй — проводим ретроспективу и сразу намечаем цели на следующий спринт.

В середине спринта мы устраиваем промежуточный созвон, на котором обсуждаем сложные ситуации и пытаемся найти выход из них. На последнем таком созвоне один из участников поставил вопрос: как справиться с большим наплывом задач и не выгореть?

Ребята ответили — каждый со своей позиции.

На всякий случай уточню, что Ratio — полностью удалённая компания. Каждый сотрудник сам организовывает рабочий день, жёстких рамок у нас нет.

Борис Лисовенко — старший менеджер проектов

Борис выступает ведущим у двух менеджеров, а также лично отвечает за девять проектов одновременно (включая продажи).

Он знает, как управлять запуском новых продуктов и качественно поддерживать существующие. Обычно у Бориса много задач, но он справляется.

  • Совет 1: разумно переключайтесь между проектами

Не прыгайте между клиентами, а берите задачи кластерами — небольшими группами, связанными одной целью. Сделали один кластер — отдохнули — сделали кластер на другом проекте.

Если брать задачи вразнобой, вам придётся тратить лишнее время на переключение между проектами.

  • Совет 2: занимайтесь клиентскими задачами только с 10 до 17

Даже в самый загруженный день Борис в качестве менеджера трудится не более 7 часов. Утро и день для клиентов, а вечером остаётся время на саморазвитие и ненапряжные внутренние задачи.

Если клиент прислал задачу после 17:00, она откладывается на завтра (конечно, если это не пожар). Но даже когда задача прилетела в положенное время — это не значит, что нужно всё бросить и тут же начать её выполнять.

Когда клиент ставит задачу день в день, он обычно не ждёт, что вы тут же её выполните. Нормально воспринимается, если результат будет в течение дня. Это даёт свободу: если в график встраивается срочная, но неудобная задача — её всегда можно подвинуть в рамках одного дня.

Борис Лисовенко, Старший менеджер проектов в Ratio

Григорий Бычек — руководитель отдела разработки

Григорий возглавляет команду разработки Ratio, а также часто становится тимлидом на проектах (иногда и менеджером тоже). Мы стараемся не загружать его задачами для исполнителей, но иногда ему всё же приходится кодить — он опытный разработчик и может выручать других ребят.

  • Совет 3: когда получаете новую задачу, не пытайтесь встроить её в список на сегодня

Бывают срочные дела, но большинство задач спокойно можно перенести на завтра или дальше. При плотной загрузке новая задача может нарушить баланс и снизить продуктивность. Не пытайтесь сделать её в тот же день — это простое решение, которое поможет не выгорать.

Чтобы было удобно, в таск-менеджере можно создать папку «Входящие» и по умолчанию отправлять туда все новые задачи.

  • Совет 4: настраивайте количество задач так, чтобы в конце дня список был пустым

Если Григорий чувствует, что сегодня был перегружен — на следующий день он планирует меньше дел. Постоянный перегруз приводит к недостаточной продуктивности в будущем, а в нашем деле важно постоянство.

В списке дел на сегодня обязательно нужно выстраивать приоритеты. Высокий — у основных задач, которые обязательно нужно выполнить (обычно на них уходит половина всего времени). Средний приоритет у дел, которые желательно закончить сегодня, а низкий — у всего, что в случае необходимости можно подвинуть.

Думаю, что главный секрет хорошей работы в подходе к её выполнению. Делать нужно столько задач, сколько можешь сделать хорошо и с удовольствием. Лучше закрывать меньше задач, но качественно.

Григорий Бычек, Руководитель отдела разработки в Ratio

Александр Штепа — тимлид у backend-разработчиков

Александр управляет нашей аутстафф-командой. Аутстафф-разработчики трудятся в проектах других компаний на правах аренды — чем-то напоминает аренду игроков в футболе.

В работе Александра много коммуникации, он переписывается и созванивается с менеджерами и тимлидами других команд разработки.

  • Совет 5: в первую очередь делайте задачи, из-за которых может образоваться бутылочное горлышко

С точки зрения Александра, важнее всего не мешать другим делать свою работу. Первым делом он выполняет задачи, от которых зависит дальнейший прогресс — чтобы из-за задержки никто не простаивал. Всё остальное может подождать.

  • Совет 6: по возможности занимайтесь тем, на что есть настрой

Если появилось настроение кодить — программируйте. Когда в кайф общаться и делать операционку — отвечайте коллегам в чатах.

Понятно, что такой подход не всегда можно применить, но если проекты не горят и работа идёт в обычном темпе, можно на некоторое время забыть про задачи, на которые не хватает вдохновения.

  • Совет 7: не думайте, что когда кто-то делает ваши задачи — он отбирает ваш хлеб

Александр не против поделиться работой, если видит, что не справляется. А при случае сам кому-нибудь помогает.

Порой на проектах быстро меняются приоритеты: вчера казалось, что на задачу хватает времени, а сегодня появились более срочные дела. В этом случае можно попросить коллегу забрать задачи, которые простаивают.

В команде можно и нужно принимать помощь. В конце концов, помогать людям приятно — так что нет ничего такого в том, чтобы раздать задачи коллегам, когда это действительно необходимо.

Александр Штепа, Тимлид у backend-разработчиков в Ratio

Артём Полтавцев — редактор

Артём много пишет сам, а также редактирует чужие посты и статьи. Иногда к нему прилетают незапланированные задачи — например, помочь сотруднику подготовиться к конференции или быстро вычитать какой-нибудь кейс.

  • Совет 8: не делать работу, которая не приносит результата

Артём часто получает предложения по PR-активностям, но ввязывается в них не всегда. Силы и время — это ограниченный ресурс, поэтому тратить его нужно с пользой.

Долгие и трудные проекты лучше начинать, когда вы уверены в успехе — например, если уже проверили идею более лёгким способом.

Если я могу предложить более простое и быстрое решение той же задачи — я это делаю. На короткой дистанции написать статью на vc и получить несколько тысяч просмотров лучше, чем долго развивать блог, а читателей так и не найти.

Артём Полтавцев, Редактор в Ratio

Бонусный совет и Telegram-канал

Сам я считаю, что важнейший ресурс продуктивности — это фокус. Если тратить его впустую, то ничего не успеешь.

  • Бонусный совет: регулярно меняйте тип задач и делайте перерывы, чтобы поддерживать фокус

Когда вы не переключаетесь, работа идёт хуже. Я придерживаюсь такого распорядка: два часа труда, полчаса чтения — повторять столько, сколько нужно.

Чтобы отвлечься от работы до конца дня, я занимаюсь спортом, но для этого сгодится любая активность, не похожая на ваш труд — погуляйте, займитесь хобби или почитайте мой телеграм-канал @panfilovonline.

В канале я рассказываю про разработку веб-проектов и управление удалённой командой.

0
11 комментариев
Написать комментарий...
EVEN Lab

Дельные советы)
Для каждой роли свои приоритеты. Если один сотрудник может отложить задачу, чтобы она не нарушала процесс, другому приходится делать задачи сразу, чтобы другие его не ждали. 

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Спасибо, мы старались)
Про приоритеты в точку. Поэтому абстрактные советы по продуктивности — это странная история. Всегда нужно адаптировать их под свои условия работы.

Ответить
Развернуть ветку
Anatoly

Просто научиться говорить НЕТ на вариант? ))

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

"Сначала скажите нет" — наша настольная книга! Но и поработать иногда хочется))

Ответить
Развернуть ветку
Дальнейший кот

Отказаться от задач,спихнуть на новенького, уволиться ))
Мне известны только эти.

А ,ещё итальянская забастовка 🤣🤣🤣

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Все варианты отличные)) Только ведь новеньких ещё контролировать придётся, делегировать и всё такое

Ответить
Развернуть ветку
Роман Тарабрин

Интересная статья, про старшего проджекта только не совсем понял, "Утро и день для клиентов", а для проектов когда время?:) Или имеется в виду все-таки больше аккаунт, чем проджект?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Роман, спасибо за вопрос! У нас задачи аккаунт-менеджмента тоже выполняет менеджер проектов — эти две роли объединены.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Никита, спасибо за фидбек! Пишите, что будет получаться!

Ответить
Развернуть ветку
borodutch

В свое время, написал пару статей про то, как я управляю проектами:
https://blog.borodutch.com/whats-epic-board-and-why-it-is-so-useful-for-all-executives-and-employees/
https://blog.borodutch.com/sup-simplified-scrum-for-your-development-team/

Вдруг кому тоже будет интересно :)

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 11 комментариев
null