Новый дом для вашего бизнеса – переезд с Creatio на BPMSoft

Существует различное отношение к процессу миграции бизнеса с одной платформы автоматизации на другую: многие компании считают, что это максимально непросто, а некоторые интеграторы еще и завышают стоимость, мнимо усложняя процесс. Где же истина? Давайте разбираться.

В условиях импортозамещения и необходимости соответствия требованиям российского законодательства наблюдается тенденция перехода с зарубежных платформ для автоматизации на локальные. Это логично, ведь использование иностранных систем может нести следующие риски:

Схожая ситуация и с Creatio (бывшая Terrasoft) – ранее достаточно популярное заграничное решение сегодня грозит российскому бизнесу всеми перечисленными опасностями.

Однако ситуация не безвыходная. Отечественная компания BPMSoft (входит в ИТ-холдинг LANSOFT) предлагает альтернативную платформу с широким функционалом и высокой производительностью, соответствующую всем необходимым законодательным требованиям.

Неудивительно, что миграция с платформы Creatio на BPMSoft становится все более привлекательной и актуальной для российских компаний. Таким образом, бизнес минимизирует риски, связанные с использованием иностранных продуктов, обеспечивает стабильную работу системы и безопасность данных, плюс повышает эффективность бизнес-процессов.

Да, Creatio – это мощная система автоматизации, широко применяемая не только в РФ, но и во всем мире. Тем не менее, BPMSoft не просто предлагает смежные подходы к работе и функционал, но и обладает рядом преимуществ, ориентированных именно на российские компании, становясь рациональным выбором для местного бизнеса.

BPMSoft способна прекрасно справляться с задачами как небольших компаний со сложными процессами, так и крупных корпораций. К тому же, она позволяет быстро адаптироваться к изменениям бизнес-процессов и расширять решения в зависимости от потребностей. Так, в одном из проектов мы помогли клиенту из агросектора быстро масштабировать систему, успев настроить все необходимое, чтобы компания смогла справляться с сезонными пиковыми нагрузками.

Платформа полностью отвечает требованиям российского законодательства, включая защиту персональных данных. Это исключает штрафы и проблемы, связанные с несоответствием нормам. Федеральная служба по техническому и экспортному контролю присвоила BPMSoft сертификат по 4 уровню доверия – самому высокому для систем, не обрабатывающих данные, относящиеся к государственной тайне.

Переход на отечественный софт минимизирует риски, связанные с возможными санкциями и изменениями в политической обстановке. BPMSoft входит в Реестр российского ПО и удовлетворяет все современные требования импортозамещения, предоставляя нашим компаниям надежное и безопасное решение для автоматизации бизнес-процессов.

Миграция на BPMSoft может привести к снижению затрат на лицензирование, особенно если ранее использовались иностранные системы с высокой стоимостью обслуживания. Суммы оплат за владение BPMSoft на 30–50% ниже, чем у иностранных аналогов, за счет отсутствия валютных лицензий и нескольких типов лицензирования (облачные, серверные, выкупные и персональные лицензии).

Платформа BPMSoft предоставляет готовые пакеты продуктов для старта работы бизнеса (маркетинг, продажи и сервис), а также инструменты для гибкой настройки и кастомизации под специфические потребности компаний. Это позволяет создавать уникальные решения без значительных затрат на разработку.

BPMSoft динамично развивается и поддерживается сообществом пользователей и партнеров, что обеспечивает доступ к лучшим практикам, обмену опытом и коллективному решению возникающих вопросов. Также немаловажно, что вендор прислушивается к мнению своих партнеров о подходах к совместной работе, которые зачастую делятся своими конструктивными мыслями на проводимых мероприятиях различного формата.

Вендор активно совершенствует свое решение, выпуская обновления продукта и расширяя собственный маркетплейс. С каждой следующей версией пользователи получают не только минимизацию ошибок в системе и ускорение ее работы, но и новые функции, ориентированные на актуальные потребности российских компаний. Вдобавок, всегда можно рассчитывать на качественную поддержку вендора по миграции с Creatio на BPMSoft.

Как показывает практика, многие компании осознают необходимость перехода с одной системы на другую, но запуск этого процесса тормозят барьеры и страхи. Чаще всего я сталкивался с такими:

Давайте проведем параллель с переселением в новый дом (только переезжаете не вы сами, а ваш бизнес). С одной стороны, это шанс начать следующую главу в жизни вашей компании. С другой – вы уже так привыкли к старому, даже если в нем многое нужно поменять и он не отвечает современным нормам безопасности. К тому же, сейчас ваш дом не пустует – в нем живет большая семья (сотрудники компании), поэтому надо переехать быстро и безболезненно, чтобы никто не ночевал на улице и ничьи вещи не потерялись.

Ах да, еще в ваших прежних апартаментах реализованы уникальные идеи (кастомный функционал), которые хотелось бы перенести в новый дом, ведь они настолько облегчают ваши будни! Но предыдущий архитектор (разработчик индивидуальных решений для вашего бизнеса) не может справиться с этой задачей или с ним уже нет связи. В общем, столько сложностей… Как же все лучше организовать?

Переход с одной платформы автоматизации на другую – та же история. Данный процесс требует комплексного подхода, опыта и внимания к деталям: чтобы все прошло безболезненно, необходимо подойти к нему осознанно. Это похоже на выбор между самостоятельным переездом и обращением в специализированную компанию. Миграция в новую систему, даже в схожую по функциональности, тоже влечет риски, особенно, если проводить ее своими силами.

Поэтому я рекомендую заранее проконсультироваться с опытными специалистами, узнав все перспективы и подводные камни, а в идеале – полностью делегировать процесс профессионалам. В свою очередь интеграторы, на мой взгляд, должны предлагать клиентам готовые планы миграции, которые охватывают все этапы от первичного анализа до запуска новой системы, понятно объясняя каждый и помогая бизнесу пройти их без стресса и лишних волнений.

Процесс миграции с Creatio на BPMSoft с каждым днем все более актуален, поэтому я решил поделиться следующим подходом – возможно, вам пригодятся эти знания при “переезде” вашего бизнеса.

Перед стартом проекта проводится установочная встреча с клиентом и открыто рассказывается о всех пунктах пути, которые необходимо преодолеть, чтобы мигрировать, исключив риски из предыдущего раздела данной статьи. Давайте и с вами пройдемся по этим основным этапам.

Если вы все же решились на переезд, обязательно, обязательно начинайте с аудита:

Такой анализ позволяет увидеть текущую картину наиболее полно и качественнее спланировать дальнейшие действия.

*Следует учитывать, что в момент запуска процессов миграции требуется остановка любой разработки нового функционала.

На втором этапе разрабатывается дорожная карта проекта с короткими итерациями длительностью 2 недели, а также устанавливаются основные точки контроля и активности клиента на протяжении всего процесса миграции.

Последовательность действий такая:

В результате получается, по сути, копия вашей CRM-системы, уже мигрированная в BPMSoft, но пока только для того, чтобы проверить корректность данных и работоспособность всех процессов вашей прошлой CRM в новой. Вы в это время продолжаете работать в прежней системе. Продолжая аналогию с переездом, можно сказать, что специалисты, которых вы наняли, воссоздали макет вашего старого жилья в реальную величину в мельчайших деталях: мебель, посуда, картины, даже зубные щетки на месте :) После этого они провели множество тренировок по наиболее правильной организации вашего реального переезда, чтобы, когда до него дойдет, все прошло идеально.

Предельно важно заранее убедиться в корректности работы системы, поэтому особое внимание рекомендую уделять тестированию. Оно может включать в себя:

Если требуется проверить эффективность работы новой платформы под высокой нагрузкой по сравнению со старой платформой, проводится нагрузочное тестирование.

Тестирование завершается приемо-сдаточными испытаниями, а после совместной проверки с клиентом корректности миграции на тестовом стенде осуществляется переход к следующему этапу.

Несмотря на упомянутую ранее схожесть работы на платформах Creatio и BPMSoft, после “переезда” практически всегда требуется дополнительное обучение пользователей. И это нормально – ведь происходит переход в новую систему, в которой человеку нужно освоиться.

Этот процесс может значительно облегчить продукт "Мастер обучения". С его помощью пользователь следует всплывающим подсказкам, проводящим его по тем же процессам, с которыми он работал на предыдущей платформе, но уже в новом интерфейсе. Это позволяет минимизировать время на обучение и повысить скорость принятия новой системы.

Альтернативный вариант: подготавливается сопроводительная документация, в которой подробно и понятным, человеческим языком описываются основные кейсы работы в новой системе.

На этом этапе переносятся все данные и настройки в продуктивную среду по заранее отработанному плану на тестовом стенде, описанному выше, после чего запускается и проверяются все операционные процессы в новой системе BPMSoft.

Еще немного и вы сможете перейти всем штатом в новую систему, но как не потерять те данные, которые сотрудники внесут перед финальным отключением старой CRM? Чтобы минимизировать время "простоя" между переключением из одной системы в другую до минут, создается инструмент цикличной подгрузки "дельты” (данных по всем объектам, измененных за период). Таким образом, если в новой системе по какой-то причине что-то случится во время тестирования на наиболее актуальных данных, вы не столкнетесь с отказом процессов бизнеса внутри нее.

На этом миграция завершена – система готова к полноценной эксплуатации.

Нередко можно столкнуться с заблуждением, что после миграции интерфейс новой системы будет полностью соответствовать предыдущему (оформление полей и карточек, расстояния между элементами и т. п.). Это не так, потому что новая платформа – другой IT-продукт со своим собственным дизайном. Если все же необходимо максимально приблизить визуализацию новой системы к старой, это влечет за собой дополнительный объем работ с отдельной стоимостью. Поэтому рекомендую вам детально уточнять, включены ли в оценку соответствующие задачи по адаптации UI под требования клиента.

Разумеется, правильный IT-бизнес-партнер не оставляет своих клиентов без поддержки и после завершения миграции. На протяжении согласованного срока клиенту оказывается помощь как со всем необходимым обучением, так и с устранением ошибок и доработкой существующих процессов в новой системе. Но рекомендую иметь и развивать компетенции работы с CRM внутри компании – это позволяет не зависеть от системного интегратора после внедрения и производить оперативную поддержку ее функциональности.

Несмотря на достаточно продолжительное развитие импортозамещения в РФ, сама услуга миграции с Creatio на BPMSoft еще не так масштабна по количеству реализованных кейсов и их описания. Как следствие, и ценовая политика пока весьма волатильна, динамична и не всегда адекватна – оценивая стоимость проекта, некоторые интеграторы завышают ее, стараясь обезопасить себя от непредвиденных рисков.

Исходя из моего опыта, в зависимости от текущего состояния Creatio, потребностей бизнеса и сложности проекта, сроки миграции могут варьироваться от 2 недель до 6 месяцев, а стоимость – от 500 тысяч до 4 млн. российских рублей.

Могу выделить 4 основных фактора, влияющих на срок и стоимость:

В любом случае при выборе партнера по миграции рекомендую обратить внимание на следующие моменты:

Миграция с Creatio на BPMSoft – не так страшна, трудна, продолжительна и затратна, как это может показаться. Я точно знаю из своей практики, что она может быть комфортной и адекватной по срокам и стоимости, когда опытный интегратор берет на себя все сложности, чтобы клиент мог быть уверенным в результате и сосредоточиться на своем бизнесе. Главное – выбрать правильного IT-бизнес-партнера для “переезда”.