От идеи до реализации: как ивент-агентство с российскими корнями участвовало в Web Summit Qatar 2025

Мы в этот год решили ворваться сразу на всех скоростях и мощностях, поэтому уже в феврале улетели на крупнейшее технологическое событие на Ближнем Востоке – Web Summit Qatar 2025. Для Мандариновой Лисы – представителя малого бизнеса, агентства с российскими корнями и миссией объединять людей по всему миру – это огромный успех и повод для гордости.

Как уместить все амбиции в 4 кв. м, во сколько нам обошёлся один лид, как впечатлить тех, кого ничем не удивить, как заставить серьёзных мужчин играть в дженгу лисьими лапками – обо всём этом в нашей статье.

Мы перед собой ставили несметное количество задач на эту поездку, но сводились они главным образом к основным трём.

1. Мы хотели заявить о себе, рассказать арабскому миру об ивент-агентстве с российскими корнями, а российским клиентам и партнёрам показать свою открытость и готовность к международным ивентам.

2. Познакомиться с рынком: узнать, как там дела с корпоративными проектами, делают они события со смыслом или нет, если делают, то как, если нет, то почему и что тогда делают, понять культурный и ивент-коды. Сделать это мы решили через прямой, живой нетворкинг. Гуглом тут было не обойтись.

3. Получить новых клиентов и партнёров: с каждым, кто подходил к нашему стенду, мы общались лично, выявляли бизнес-потребности и предмет интереса. Обменивались контактами только с теми, у кого есть либо актуальный, либо потенциальный запрос на организацию события. Поэтому все контакты получились не то что тёплыми, они были горячими. Вероятность того, что эти компании к нам действительно придут, гораздо выше, чем если бы наш диалог прошёл в email-переписке.

На выставку приехали буквально все топовые компании, вы их очень хорошо знаете: Microsoft, Snapchat, Amazon, TikTok, Dell Technologies, Huawei Technologies, Ernst & Young. И Мандариновая Лиса. Кроме того, мы были партнёрами Web Summit.

Наш стенд был небольшим, но привлекал очень много внимания по двум причинам:

1) мы покорили всех своими офлайн-активностями и внешним видом,

2) нам повезло с расположением.

Среди сотни других стендов участники и гости должны были делать выбор в пользу нашего. И делали. Всё вокруг было ультратехнологично, везде искусственный интеллект, диджитал, всё на экранах и в виртуальной реальности, а у нас нет – это и помогло отстроиться. Потому что на нашем стенде люди играли, например, в дженгу. Лисьими лапками.

Состоятельные и очень серьёзные мужчины подходили к нам и расплывались в улыбках, видя плюшевую лису, расспрашивали, что и как устроено в MandarinFox, играли этими лапками и забирали с собой мандарины с логотипом.

Люди там такого а) не видели, б) не ожидали увидеть. А ещё удивлялись и радовались как дети.

Кроме этого, мы давали гостям багажные бирки с логотипом и узнаваемыми элементами key visual. Дополнительно мы ходили по разным стендам сами и раздавали их, чтобы охватить бОльшую аудиторию.

Специально к Web Summit разработали и онлайн-игру, которая служила дополнительным инструментом сбора контактов: чтобы стартовать, нужно было написать свою реальную почту. На указанный email приходила ссылка. Перейдя по ней, участник начинал игру. Это аналог Flappy Bird, только у нас Flappy Fox. За лучший результат игрок получал плюшевую лису. Она, кстати, произвела фурор – все хотели забрать её домой.

Но вот онлайн-игра отработала лишь наполовину: путь участника до старта был очень долгим. Нужно было сначала отсканировать qr-код, потом внести в специальное поле почту, перейти по ссылке, вписать своё имя и только после этого начать играть. До конца дошли самые заинтересованные.

Надо заметить, что мы единственные, кто предлагал фрукты на стенде (все остальные давали чай или кофе), кто подготовил необычный мерч (количество брелоков и ручек с логотипами на выставке зашкаливало) и выглядел нестандартно (мы очень серьёзно подошли к выбору одежды, шили на заказ рубашки, патчи и нашивки).

В итоге на стенде в 4 кв. м мы уместили всё, что сработало на 100% – офлайн-игру, яркий и привлекающий внимание внешний вид, красочный стенд, брендированные мандарины, больших мягких лис, багажные бирки и экран, на котором проигрывался наш шоурил.

Плюс нам повезло с локацией: стенд находился рядом с одной из сцен, на которой выступали спикеры, поэтому проходимость была очень высокой.

Но главная гордость и радость вот в чём: арабский мир удивить сложно, но нам удалось. Они видели уже всё, технологии и digital-истории – их второе имя. А вот остановиться и вспомнить о реальном мире с живыми эмоциями их заставили именно мы.

До сих пор (а прошёл уже месяц!) на почту Лисы приходят письма от потенциальных зарубежных партнёров, и в каждом ремарка: «By the way, the tangerines were very tasty!»

Ну что тут скажешь? Зэ мишн комплитэд!

Рискнуть.

Другого рецепта нет)

Мы понимали, что затея эта может не сработать, сознательно шли на авантюру и решили просто сделать всё возможное.

Мы собрали 200 качественных контактов. Общие затраты на все про все вышли 20 000 USD

1) понимать, что это инвестиция, и расслабиться;

2) собрать крутую команду – работа должна идти как по часам, нужно предусмотреть всё возможное и ничего не упустить. На пять шагов вперёд продумать, оценить все риски и предвидеть буквально всё, что может пойти не так;

3) вспомнить универсальный английский язык – общаться нужно будет с людьми из Индии, Пакистана, Бангладеш, Канады, и важно, чтобы вы поняли каждого и свободно говорили с каждым;

4) изучить культурный код страны, понимать традиции и правила, в которых живут люди;

5) провести ресёрч, собрать теоретическую базу: понять, как проходят такие выставки, кто что делает, что работает, а что нет, какие компании приедут, что они собираются показать;

6) критически и стратегически мыслить: мы прочитали, что физические визитки на таких масштабных выставках не нужны, всё уже давно в digital-формате, и вообще все за экологию. Поверили. Но не стоило. Наш вам совет: предусмотрите всё, что кажется важным. Вы не представляете, сколько раз у нас попросили ту самую старую и добрую картонную business card.

Риск – дело важное. Всегда хочется знать наперёд и заранее просчитать, что сработает, а что нет. Быть уверенным в правильности выбора. Но это жизнь, это бизнес, доля везения и риска здесь довольно большая.

Нужно набраться терпения, смелости и главное – действовать от души и сердца.

Этот кейс для нас очень важный, мы рады, что решились, мы не прогадали. Нам удалось создать микроивент для каждого, кто подходил к нашему стенду. Все наши офлайн- и онлайн-активности подарили гостям уникальный опыт от MandarinFox.

Это имидж, гордость, новый мир и новые возможности. Это инвестиция, которая уже окупилась. Хотя бы потому, что мы совершенно иначе себя чувствуем.