Digital-этикет: как ставить коллегам задачи, чтобы они не хейтили тебя в закрытом чате

И как не надо решать конфликты в переписке.

Нас не учили в школе правилам деловой переписки, да и в целом искусству коммуникации. Мы знаем, что нужно начать диалог с приветствия, а в конце поблагодарить. Вот и всё. Из-за скудных знаний коммуникации не всегда получается получить желаемое от коллег, возникает недопонимание, разногласия. Как минимум, рабочие задачи не выполняются, либо же разбухает скрытый конфликт, который рванёт рано или поздно — это как максимум.

Я в SMM 6 лет и курировала Службу поддержки, ранее работала с клиентами в маркетинговых агентствах. Тот опыт, который я получила плюс изучение психологии 10 лет, подарили мне ориентиры, которыми успешно пользуюсь и в общении с коллегами.

Не хотела бы называть пункты ниже сухо «механиками», ведь речь всё-таки о пространстве «человек-человек». Пусть это будут рекомендации, которые помогут выстроить общение с коллегами, где всё прозрачно и комфортно.

Для человека самое приятное слово — его имя. Начало диалога без обращения по имени можно приравнять к «эй, слышь». Просто «привет» может быть обращено к кому угодно, но ведь вы пишете именно этому коллеге. Вы повысите его внимание к диалогу, покажете уважение, используя имя. Обязательно в самом начале предложения. В противном случае, коллега может считать какие-то подозрительные ноты, как будто он в чём-то провинился.

Как вам такое? Тревожно стало? Мне да.

Объясните, почему это важная задача. Если вы посвятите коллегу в подробности, расскажете, на что повлияют его действия, он почувствует ответственность, свою значимость — это приятно.

Многие элементарно бояться ставить дедлайны коллеге, если он не подчинённый. Тогда можно вместо жёсткого «жду до 16:00 вторника», задать вопрос, тем самым проявить участие и показать, что вам не наплевать на загруженность коллеги.

Дайте коллеге понять, что вы не просто швырнули ему задачу и поскакали по своим делам, а готовы ему помочь и ответить на вопросы.

Да, вы, скорее всего, не будете ему помогать, если задача не в вашей зоне ответственности, но напоминаю про человечность. Обозначить, что вы готовы подключиться, — вежливость.

Вы знали, что не обязаны разговаривать с соседом в лифте? Что не должны отвечать на звонки, о которых не знали? Что имеете право не открывать дверь, когда в квартире нагло проорал дверной звонок? Потому что акт коммуникации должен быть санкциионирован: когда оба участника знают о предстоящей коммуникации и готовы к этому. Если вы договоритесь сначала в переписке о созвоне, в друх словах опишете тему, поверьте, разговор пройдёт быстрее и эффективнее.

Просто никогда не используйте эти фразы. Пожалуйста.

В групповом чате вы, как арене: коллеги смотрят на ваше «выступление» и делают выводы, даже если обращались не к ним. Так что если вы решили устроить показательную порку одному из участников чата «чтобы и другим неповадно было» не удивляйтесь, если кто-то из этих коллег будет долго вам отвечать в личной переписке. Во-первых, чат — общее пространство, где сохрание чистоты и экологичности — обязанность. Во-вторых, это просто некрасиво. Но допустим, с вами всё ок, а вот коллега решил спровоцировать вас на конфликт при всех.

Шаг 1 — написать «Отвечу лично». Вы сохранили чат и своё лицо.

Шаг 2 — выпить чай.

Шаг 3 — ответить лично только когда будете в ровном состоянии. Всё, что вы напишете до чая, будет использовано против вас. Невозможно одновременно испытывать сильные эмоции и чисто мыслить. Вы конечно можете на горячке написать коллеге всё что думаете, но обычно в такие моменты люди не помнят, что с этим коллегой придётся общаться по работе и завтра, и послезавтра. А молния уже пролетела.

За игнор в переписке есть отдельный котёл в аду, в который черти забывают подкладывать поленья. А нет. Они просто вас игнорируют.

На моей практике люди делятся на два типа: первые отвечают до 30 минут, вторые от 3-х часов до «ой, прости не увидел твоё сообщение». Первые либо ответственные, либо очень тревожатся, когда видят непрочитанные сообщения. Вторые обычно мук совести не испытывают. Лично я завидую вторым, но хочу кое-что рассказать.

Детские психологи называют игнорирование ребёнка со стороны родителей — самой жестокой формой эмоционального насилия. Ребёнок начинает сомневаться, существует ли он на самом деле.

Допустим, вы не хотите отвечать сейчас коллеге: высокая загрузка, сложный вопрос (вы же наверняка втихую прочитали его сообщение), просто лень. Вместо того, чтобы пассивно агрессивно уходить в игнор, напишите честно и прямо.

Что коллега видит в этом сообщении: что его запрос для вас важен, сроки ответа понятны, всё хорошо.

Конечно, вы можете наказать нелюбимого коллегу, проигнорировав, но подумайте на два шага вперед. А если вам что-то от него понадобится в ближайшем будущем? Вы в одной лодке, не делайте дырок в корме.

Поняли лейтмотив переписок с коллегами? Это игра вдолгую, налаживание мостов, по которым будут ходить скоростные поезда молниеносного взаимопонимания и быстрого решения вопросов. Мощным топливом для вашего поезда станет благодарность. Что если вместо стандартного, обезличенного «спасибо», добавить то самое обращение по имени и показать ценность работы коллеги.

Сейчас, в онлайн-эру, не хватает простой человечности. Так пусть коллеги почувствуют её именно от вас.