Как сделать бизнес-конференцию на 1 400+ предпринимателей силами 10 человек
Если коротко — с Божьей помощью. Рассказываю, как мы всей командой ставили свечки онлайн, брались за нетипичные задачи и боролись с форс-мажорами, чтобы собрать 1 400+ предпринимателей в «Москва-Сити». Если любите закулисье и учиться на чужих ошибках — welcome.
Привет! Я Ксюша — контент-маркетолог сервиса управленческого учета для бизнеса Adesk. Мы разрабатываем сервис, который помогает предпринимателям считать деньги, а с недавнего времени — организуем конференцию Venture Day.
Первую конференцию мы провели в ноябре 2024 и тогда собрали на площадке 600+ человек (при запланированных 300). В этот раз наш фаундер Степан пришел и сказал:
«Сделаем!» — сказали мы, тогда еще не догадываясь, что конференция на 1000 человек — это вообще другое. Что мы делали, с какими трудностями столкнулись и чем всё закончилось, рассказываю дальше.
Заявить о мероприятии — мало (даже если оно бесплатное)
Есть ощущение, что каждый день в России проходит какая-нибудь конференция, поэтому самим фактом мероприятия уже никого не удивить. Более того — даже если встреча бесплатная, нужно сделать немало, чтобы люди туда пришли.
Вот только часть:
- Выбрать удачный день. Чтобы и погода была нормальная, и день недели подходящий. В идеале, чтобы на эту дату не было запланировано других крупных мероприятий для той же аудитории — не хочется тягаться с АМОКОНОФ или Международным Экономическим Форумом.
- Пригласить классных спикеров. Это должны быть люди с подтвержденной экспертизой и хорошей репутацией — предпринимателям хочется перенимать опыт лучших.
- Подобрать подходящую локацию. Мы проводим конференцию в Москве, но сами находимся в Челябинске, поэтому локацию выбираем удаленно. Знаете, что в столице не так много локаций на 1 000 человек? Найти площадку, чтобы она была по адекватной цене, нужной вместимости и где-то рядом с метро — задачка со звездочкой. Именно поэтому искать площадку мы начинаем сильно заранее — наша Алёна уже собирает список вариантов на осеннюю конференцию.
Приходится быть разнорабочим
Недавно наш СЕО опубликовал у себя в телеграм-канале пост, где говорил о том, как круто делать крутые проекты силами маленькой команды. Тут-то всё и встало на свои места (Степан, я шучу, не увольняйте меня, пожалуйста 🫠).
Основная команда (которая взяла на себя большую часть задач, связанных с организацией), в этот раз включала 8 человек:
- Степан — собственно, наш СЕО;
- Катя — руководитель отдела маркетинга;
- Алёна — офис-менеджер и помощник маркетолога;
- Оля — дизайнер;
- Артур — UX-дизайнер;
- Марина — интернет-маркетолог;
- Ксюша (я) — контент-маркетолог.
- Тася — pr-специалист, которого мы привлекали для этого проекта.
Чуть позже подключились Дима (руководитель службы заботы) и Ваня (копирайтер).
Как видите, никого с приставкой «ивент-» или словом «организатор» в названии профессии. Мой опыт ведения свадеб — не в счет 😁
В этот раз задач было сильно больше, чем в прошлый — и с точки зрения продвижения, и с точки зрения самого ивента. Например, из-за большого числа участников появилась необходимость информировать о мероприятии МВД и привлекать Скорую. Мы собрали в таблицах план-график работ, который состоял из почти 300 строк (и это без учета задач на площадке в день конференции).
Вот только малая часть из того, что сделали:
- Выбрали площадку, утрясли с ней все организационные вопросы — по стульям, технике, гримерке и так далее.
- Нашли офигенных спикеров с опытом в инвестициях. Заручились согласием Максима Нальского, Дмитрия Спиридонова, Павла Морозова, Александра Горного, Евгения Чебаткова. Позже договорились с Михаилом Токовининым на сессию вопрос-ответ со зрителями в конце мероприятия.
- Усовершенствовали программу — добавили питч-сессии, запустили сбор заявок от стартапов, отобрали тех, кто выступит, пригласили крутых экспертов.
- Проработали визуальную концепцию — улучшили то, что уже было, добавили новые элементы, обновили сайт, сделали миллион (или около того) рекламных баннеров. Смонтировали больше десятка видео: это и визитки спикеров, и перебивки между частями программы, и открывающие заставки.
- Разобрались в законах и сделали всё, чтобы конференция прошла без проблем. Уведомили всех, кого было нужно, договорились со Скорой, наняли охрану.
- Запустили рекламные кампании — у блогеров в Телеграм, в ВК и Яндексе. Договорились на информационную поддержку с партнерами.
А пока мы занимались организацией, команда разработчиков трудилась над масштабным обновлением сервиса и делала всё, чтобы в день конференции мы могли сказать: привет, мы Adesk и теперь у нас есть интеграция с гугл-таблицами, шаблоны отчетов для инвесторов и инструмент, который помогает грамотно управлять свободными деньгами.
На площадку мы приехали уже в бОльшем составе — присоединились коллеги из других городов, а также ребята из команды разработки. Все задачи на время мероприятия мы тоже разделили между собой — кто-то отвечал за работу в зале, кто-то за техническую часть, кто-то — за то, чтобы команда не умерла с голода.
В этот раз конференция прошла спокойнее с точки зрения фоновых процессов — мы уже знали, что делать, поэтому меньше суетились и больше наслаждались происходящим. Но совсем без приколов, конечно, не обошлось — вот парочка:
- Фотозона опоздала на 2 часа. Представляете? Мероприятие в разгаре, полный зал гостей, а у нас техник монтирует пресс-волл размером 3 на 2,5 метра)
- Кофе-точка, которую мы пригласили на мероприятие, чуть не уехала, потому что их не предупредили о запланированном у нас фуршете — оказалось, что они не работают там, где есть другая еда.
- Юные фанаты одного из спикеров очень хотели попасть на мероприятие — даже пытались обходить охрану и вводить девочек на регистрации в заблуждение 😁
Короче, это не просто, но того стоит
После конференции у большинства из нас не осталось сил даже на то, чтобы отметить окончание проекта — несколько месяцев подготовки, а потом 12 часов активной работы на площадке дают о себе знать. Так что, если вы когда-то решитесь на подобную авантюру, знайте — будет сложно. Но потом, когда пыль осядет и усталость отпустит, останется офигенное чувство причастности к такому классному событию и внутренняя удовлетворенность тем, что ты делаешь.
Следующий Venture Day осенью и наша новая цель — 2 000 гостей. Мы уже начали готовиться, но это не помешает мне обсудить статью с вами комментариях — был у вас опыт организации бизнес-мероприятий или чего-то подобного? Как вам?
п.с. Чтобы не сойти с ума в процессе подготовки, мы много поддерживали друг друга, шутили странные шутки, а однажды даже ставили свечки онлайн — что тут сказать: все средства хороши :)