Как предпринимателю грамотно завершить календарный год, избежав штрафов и блокировки счетов
В статье рассмотрим - процесс закрытия календарного года, который включает несколько важных этапов, начиная с подготовки данных и заканчивая подачей отчетности в налоговые органы.
Закрытие календарного года — важный и ответственный процесс для любого бизнеса.
Опытные предприниматели знают, что начало календарного года, с января по апрель, посвящено годовому отчету. В марте отчитываются организации, в апреле - индивидуальные предприниматели за прошлый год.
Когда нужно сдавать налоговую отчетность согласно действующему закону простыми словами.
Год состоит из четырех квартальных периодов, отчетность также сдается ежеквартально, каждый следующий квартал прибавляется к предыдущему.
В результате получается отчетность за:
● первый квартал,
● полугодие,
● 9 месяцев,
● финалит итоги работы года - годовая отчетность.
Многие предприниматели системно работают с бухгалтерами, которые поквартально сводят и формируют итоговую годовую отчетность.
Но есть те, которые вспоминают об отчетности, когда год уже закончился: “сейчас быстро найдём бухгалтера, и он все сделает и сдаст” или когда налоговая уже заблокировала счет.
Да, да, как в басне И.А. Крылова “Стрекоза и муравей”.
Подготовка итоговой годовой отчетности — не просто формальность, а обязанность в рамках налогового законодательства, и позволяет:
● оценить результаты своей работы;
● понять сильные и слабые стороны бизнеса;
● выявить финансовые тренды;
● проанализировать ход исполнения бюджета;
● оценить рентабельность различных направлений деятельности;
● скорректировать стратегические планы на будущее;
● принять ключевые управленческие решения;
● оптимизировать бизнес-процессы;
● определить новые возможности для инвестиций и улучшения обслуживания клиентов.
Ошибки или неточности в отчетности могут привести к санкциям со стороны налоговых органов и негативно сказаться на репутации и дальнейшем развитии компании.
Основные этапы закрытия календарного года
Процесс закрытия календарного года включает несколько важных этапов, начиная с подготовки данных и заканчивая подачей отчетности в налоговые органы. Остановимся на них подробнее.
1.Сбор и систематизация всех финансовых данных за год.
Учёт всех операций, таких как продажи, покупки, затраты на персонал, амортизация активов и другие финансовые показатели.
На первом этапе важно убедиться, что все данные собраны и организованы корректно, чтобы избежать недочетов в конечной отчетности.
2. Проведение инвентаризации.
Необходимо проверить наличие всех материалов, товаров и основных средств, чтобы убедиться, что данные в учете соответствуют действительности.
В процессе второго этапа часто выявляются потенциальные проблемы, например, недостача или излишки, которые могут повлиять на финансовые результаты.
3.Процесс начисления расходов и доходов.
Учет всех операций, затраченных и полученных в отчетном периоде, и свод их к единой базе для отчетности.
Важный шаг, поскольку правильное начисление позволяет избежать ошибок, которые могут повлиять на налогообложение и финансовые результаты.
4.Подготовка отчетной документации.
Составление баланса, отчета о финансовых результатах, отчета о движении денежных средств и других необходимых документов в соответствии с действующими стандартами бухгалтерского учета и налогового законодательства.
После подачи отчетности предприниматели должны сохранять все бухгалтерские документы в течение установленного законом периода, что обеспечивает возможность подтверждения данных в случае проверок.
Риски не ведения учета в течение года
Последствия из-за отсутствия своевременного учета разберем на реальных примерах.
Неудача в бизнесе из-за неосведомленности о денежных потоках.
Владелец малого бизнеса (розничная онлайн-торговля) не вёл учет своих доходов и расходов в течение года, потому что продажи были то в пике, то не было совсем, и он решил, что в этом нет острой необходимости: “И так все понятно”.
В результате не имел представления о том, какие товары приносят прибыль, а какие, напротив, убыточные. В конце года возникли финансовые трудности, когда предприниматель обнаружил, что его запасы непроданных товаров растут, а доходы падают, что привело к убыткам, которые можно было бы избежать, ведя регулярный учет.
Если бы проводился своевременный анализ продаж, можно было бы на основе ключевых данных скорректировать ассортимент магазина и принять соответствующие управленческие решения.
Остановка финансово-хозяйственной деятельности.
Предприниматель, работающий в сфере онлайн-услуг (коучинг, бизнес тренинг), не вел учет в течение года, так как находился на упрощенном налоговом режиме, и считал, что в этом нет необходимости. Не сдал итоговую отчетность. В результате налоговая заблокировала его расчетный счет.
Все время, пока искал бухгалтера, к которому обратился за помощью в подготовке необходимой документации, пока все собирали и сводили, счет был заблокирован. Вся текущая финансово-хозяйственная деятельность остановилась. Пришлось подключать личные сбережения.
Судебные разбирательства.
Владелец фриланс-агентства не вёл учет договоров и платежей, что привело к конфликту с клиентом.
Клиент утверждал, что работы не были проведены в полном объёме, как “договорились”. Предприниматель не смог предоставить никаких документов, подтверждающих выполнение обязательств по факту.
Такое безответственное отношение привело к судебному разбирательству и значительным финансовым потерям для предпринимателя, который, кроме всего прочего, также понёс судебные издержки.
Регулярный учет даст предпринимателям ясное представление о своей финансовой ситуации, обеспечит соблюдение законодательных требований и укрепит доверие со стороны партнеров и клиентов.
Недостаточная подготовка к закрытию года может обернуться серьезными последствиями для бизнеса, как на финансовом, так и на управленческом уровне.
Основные угрозы:
● недостоверная отчётность;
● налоговые проблемы;
● негативное воздействие на отношения с поставщиками, клиентами, партнерами;
● судебные разбирательства;
● потеря деловой репутации;
● сомнения в стабильности и надежности компании, что затруднит привлечение новых клиентов и инвесторов;
● заморозка внутренних бизнес-процессов;
● снижение мотивации сотрудников; рост текучки кадров.
Типичные ошибки предпринимателей, которые могут привести к проблемам с налоговой, репутационным и финансовым рискам.
Одной из типичных ошибок, которую совершают предприниматели, — чрезмерная самоуверенность в том, что банковская бухгалтерия может полностью управлять их финансами. Многие полагают, что банк сам позаботится о всех расчетах и отчетах, и нет необходимости в собственном участии.
Банк может предложить финансовые услуги, но не будет выполнять функции налогового консультанта или бухгалтера.
Банковская бухгалтерия - не персонализированная услуга, а скорее поточная, поэтому сотрудники банка не будут вникать в деятельность предпринимателя.
Задача банка как калькулятора, просто посчитать налоги согласно условиям определенного режима. И, как правило, банки берут в работу самые простые налоговые режимы в обслуживании, в которых необходим минимальный набор действий: пришли деньги на расчетный счет, умножили на 6% - все, налог рассчитан.
Результат: недостаточно проработанные отчеты и неучтенные налоги, штрафы, пени, досрочные и дополнительные налоговые проверки.
Отсутствие понимания своего финансового состояния и пренебрежение к ведению учета.
Часто предприниматели надеются на "спонтанную помощь" при подготовке налоговой декларации. Не осознают, что налоговый консультант или бухгалтер не всегда может полностью восстановить данные, особенно если временные рамки сжаты и отсутствует необходимая документация.
Результат: финансовые потери, проблемы с налоговой.
Самодеятельность и неверные предположения при закрытии календарного года. Ожидание, что знакомые или друзья помогут.
Помощь друзей может быть полезной, но отсутствие или недостаток соответствующего образования, практического опыта в вопросах налогообложения, незнание актуальных изменений в налоговом законодательстве приведет к непрофессиональным и, возможно, ошибочным решениям.
Статистика показывает, что около 60% предпринимателей, используя самодеятельный подход к бухгалтерии, сталкиваются с правовыми или финансовыми проблемами в течение первого же года работы.
Самые распространенные случаи: ошибочные налоговые декларации, превышение допустимого периода бездействия при предоставлении отчетов и другие нарушения.
Чаще всего к специалистам обращаются, когда не вели учёт в течение года, забыли про сдачу итоговой годовой декларации, просрочены сроки сдачи отчетности и расчетный счет заблокирован. Срочно нужно принимать меры по спасению ситуации.
Главное — понимать, даже маленький бизнес требует систематического контроля за состоянием своих финансов, не полагаясь исключительно на внешние услуги или автоматизацию, и обращаться к квалифицированным специалистам заранее, а не в последний момент.
Как прошло закрытие финансового года у вас? Поделитесь, что самое сложное в этом процессе?