Внешняя служба казначейства: когда и зачем компаниям нужна её помощь
Разбираем, как устроено внешнее казначейство, кому оно может пригодиться — и как помогает не терять деньги на рутине и ошибках.
Когда у компании растет оборот, появляются валютные операции, усложняется структура расчетов, даже опытные команды могут не справляться. Возникают ошибки в платежных поручениях, срываются сроки, теряются важные детали по договорам — а значит, растут риски.Один из способов избежать этого — передать казначейские функции на аутсорсинг. Как и расчет зарплаты или кадровое делопроизводство, финансовые операции можно делегировать внешней команде. Это особенно актуально, если компания работает с внешнеэкономической деятельностью (ВЭД).
В UCMS Group работает собственная служба казначейства. Она прошла путь от внутреннего участка до полноценного подразделения, которое помогает десяткам клиентов с ведением расчетных счетов, банковскими операциями и валютным контролем. В статье рассказываем, как работает внешнее казначейство и с какими сложными задачами помогает.
Что такое казначейство и какие задачи служба решает
Служба казначейства отвечает за контроль всех денежных потоков компании:
- подготавливает, проводит и проверяет платежи и переводы;
- следит за корректностью реквизитов, контролирует сроки;
- ведет расчеты с контрагентами, управляет расчетными счетами, контролирует поступления и списания.
Если на счетах накапливаются временно свободные средства, служба казначейства может предложить, как использовать их эффективнее — например, разместить на депозитах или использовать схему с неснижаемым остатком. Когда требуется валютная конвертация, она подбирает оптимальные условия, рассчитывает сумму, сверяет соответствие банковским требованиям. Отдельный блок — работа с банками: получение выписок, справок, документов для аудиторов, ответы на запросы.
Внутреннее и внешнее казначейство: в чем разница
Казначейство может быть внутренним, когда задачи выполняют сотрудники внутри компании, или внешним — когда функции передают на аутсорсинг. Внешнее казначейство берет на себя те же задачи, но со стороны подрядчика — выстраивает процессы, ведет расчеты и следит за соблюдением всех требований банков и законодательства. А еще подсказывает, где есть риски — до того, как они превращаются в проблемы.
Так, один из клиентов UCMS Group заключил договор с представительством иностранной организации, зарегистрированным в России. Расчеты велись в рублях, без переводов за границу. Но с точки зрения валютного законодательства такие представительства считаются нерезидентами. Поэтому любые расчеты с ними — это валютные операции.
С такими договорами важно быть особенно внимательными: при превышении лимита — например, 3 млн рублей — необходимо вовремя поставить этот договор на учет в уполномоченный банк. А все подтверждающие документы по таким операциям нужно сдавать в банк вместе со справкой о подтверждающих документах (СПД) в установленный срок — не позднее 15-го рабочего дня месяца, следующего за датой оформления.
Внешнее казначейство в таких ситуациях выстраивает процесс отслеживания расчетов с нерезидентами, даже если операции проходят в рублях. Служба помогает выявить договоры, которые нужно поставить на учет, определяет, какие документы необходимо своевременно передать в банк, настраивает внутренний документооборот так, чтобы ничего не упустить.
Как компании приходят к внешнему казначейству
Передача казначейских функций на аутсорсинг, как правило, становится результатом накопившихся факторов. Поводом могут послужить рост объема платежных поручений, появление валютных операций, нехватка времени у сотрудников на контроль сроков. Кто-то сталкивается с ошибками и просрочками, кто-то — со штрафами.
Особенно часто к внешнему казначейству приходят компании с ВЭД, у которых нет специалиста по валютному контролю, но есть множество контрактов и сложные схемы расчетов. Все это повышает нагрузку на команду и увеличивает риск ошибок — и в какой-то момент становится понятно, что без внешней поддержки не обойтись.
За казначейские функции в компании может отвечать обычный бухгалтер, ориентируясь на то, что банк сам напомнит о сроках и необходимых документах. Иногда так и происходит — но слишком поздно: банк может фиксировать нарушения и сообщать о них уже по факту. А иногда — не сообщать вовсе.
После таких ситуаций компании задумываются о помощи внешнего казначейства. Специалисты подрядчика регулярно проверяют ведомости банковского контроля, следят за сроками поступлений, возвратов, оформления допсоглашений. Там, где раньше была надежда на банк, появляется системное сопровождение. В результате удается не только закрыть текущие обязательства без нарушений, но и предотвратить новые риски.
Какие функции можно передать внешнему казначейству
Внешняя служба казначейства может взять на себя как отдельные задачи, так и полное сопровождение финансовых операций.
Одна из самых чувствительных зон, которую может быть проще отдать на аутсорсинг, — валютный контроль. ВЭД — это постоянная работа с контрактами, лимитами, сроками и отчетностью. Если сумма договора превышает установленный порог — 3 миллиона рублей для импорта или 10 миллионов для экспорта — контракт подлежит постановке на учет в банке. А дальше — целая цепочка процедур, которые нужно пройти без ошибок: от своевременной подачи справок и других документов для целей валютного контроля до проверки корректного отражения операций в ведомости банковского контроля.
ВЭД — крайне регламентированный процесс. К тому же в условиях постоянных изменений компании, которые занимаются международной торговлей, сталкиваются со сложностями. Многие банки под санкциями, и платежи часто не проходят или возвращаются.
Чтобы помочь, аутсорсинговые компании ищут обходные пути. Например, UCMS Group работает с альтернативными способами расчетов. Клиенты привлекают платежных агентов (резидентов и нерезидентов РФ) для осуществления платежей, исполняют обязательства по договору путем зачета или новации. Эти способы позволяют нашим клиентам не терять взаимодействие с иностранными партнерами, хотя и требуют дополнительных усилий для отчетности в целях валютного контроля.
Кроме валютного контроля, служба казначейства может взять на себя платежные операции внутри страны, контроль поступлений, управление временно свободными средствами, подготовку банковских документов, работу со счетами и сопровождение нестандартных кейсов.
Один из клиентов UCMS Group изначально пришел только за сопровождением валютного контроля. Компания вела внешнеэкономическую деятельность, но в штате не было специалистов, которые могли бы выстроить систему: проверять контракты, отслеживать сроки по ведомостям банковского контроля.
Сначала наши специалисты взяли на себя только ВЭД, но со временем клиент стал передавать все больше задач: контроль платежей, коммуникацию с банками, подготовку справок и выписок. В итоге весь платежный контур был централизован.
Как внешнее казначейство помогает компаниям
Внешнее казначейство становится для организаций точкой опоры. Служба замечает мелочи, которые могут обернуться проблемой: один день просрочки, один доллар отклонения в сумме, один неподанный документ.
Например, когда компания ведет ВЭД и проводит международные валютные переводы, возможны возвраты средств. Это может происходить по разным причинам: из-за ошибок в реквизитах или особенностей работы банка-корреспондента.
В случае возврата валютного перевода средства поступают на транзитный счет. Согласно требованиям ЦБ, их необходимо в установленный срок зачислить на текущий счет и предоставить в банк справку о подтверждающих документах (СПД). Важно учитывать, что сумма возврата может отличаться от отправленной — часто банки-корреспонденты удерживают комиссию. Даже если отклонение составляет всего 1 доллар, на него также нужно подать СПД.
В сопровождении таких операций важна не просто реакция, а опережающая работа: специалисты из службы казначейства постоянно контролируют, когда и какие документы нужны, и подают их вовремя.
Как устроена работа внешнего казначейства — на примере UCMS Group
В UCMS Group работа службы казначейства выстроена по принципу максимального контроля.
✔ В работе используется тикетная система
Она позволяет систематизировать работу, оценивать загрузку сотрудников и отслеживать статус заявок. Каждое обращение фиксируется, и клиент может быть уверен, что его запрос не останется без внимания.
✔ В службе казначейства работают специалисты с разными навыками и опытом
Если задача требует знания, например, системы SAP, то подключается сотрудник с релевантным опытом. Аналогично с задачами по ВЭД: если это валютная операция, то заявку в работу берет эксперт в области валютного контроля.
✔ В службе для определенных задач действует принцип «четырех глаз»
В соответствии с этим принципом заявка завершается только при условии контрольной проверки корректности данных. Такой подход актуален для бюджетных платежей или конверсионных операций — он повышает надежность работы.☑ Гибкий подход в работе
Казначейство может работать с различными учетными системами — все зависит от того, в какой системе ведет учет клиент. Это позволяет поддерживать гибкость и соответствовать потребностям разных компаний.
Операции не зависят от человеческого фактора: ведется реестр договоров, графики контролируются автоматически. Благодаря этому команда может отслеживать сотни валютных контрактов ежемесячно и выявлять риски до того, как они становятся проблемами.
Кому подойдет аутсорсинг казначейства — и как понять, что вы к нему готовы
Внешнее казначейство особенно полезно компаниям с несколькими юрлицами, активным ростом и нестандартными расчетными схемами. Тем, кто хочет меньше операционной суеты и больше уверенности, что финансовые операции под контролем.Перед тем как обращаться к подрядчику, стоит задать себе несколько вопросов:
- Понимаем ли мы, как движутся наши деньги?
- Есть ли у нас экспертность по валютному контролю?
- Сколько времени сейчас тратит команда на платежи, проверку реквизитов, отчетность?
Если на эти вопросы нет уверенных ответов — возможно, стоит попробовать поработать с внешней службой.
Правильно выстроенные казначейские процессы дают компании гибкость: можно тратить меньше времени на операционную рутину, реже переживать из-за регуляторных требований и сосредоточиться на развитии организации.
Если вас заинтересовал аутсорсинг, напишите нам. Также подписывайтесь на телеграм-канал UCMS Group — в нем мы делимся кейсами и новостями из мира аутсорсинга.