Договор с аутсорсинговой компанией: 10 моментов, на которые нужно обратить внимание
Как сделать взаимодействие с подрядчиком максимально прозрачным и избежать возможных споров.
Представьте, что вы выбрали надежного провайдера аутсорсинговых услуг и готовы начать с ним сотрудничать. Следующий этап — оформление договора. Успех вашего взаимодействия с подрядчиком во многом зависит от того, насколько детально и правильно он будет составлен с учетом особенностей специфики оказываемого сервиса.
Мы в UCMS Group предоставляем аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы, кадровому делопроизводству и бухгалтерскому учету. В прошлых материалах рассказали, как выбрать надежного провайдера и защитить данные при переходе на аутсорсинг. В этой статье разберем, на что важно обратить внимание в договоре, чтобы избежать возможных разногласий и заложить основу для долгосрочного сотрудничества.
1. Точный набор услуг
Важно, чтобы в договоре были точно отражены условия, которые провайдер согласовал с вами во время тендера, — то, что было в коммерческом предложении, в техническом задании и что вы обсуждали на звонках, встречах и в переписке. С момента, когда вы выбрали подрядчика, до начала оформления контракта могли появиться новые условия и требования — все изменения необходимо зафиксировать.
Например, важно учесть, как будут обрабатываться массовые операции, сколько будет межрасчетных выплат, какие виды отчетности включены в услуги.
Может возникнуть путаница в том, какие отчеты относятся к кадровому делопроизводству, а какие — к расчету заработной платы. Клиенты, запрашивая одну услугу, не всегда учитывают, что им потребуется дополнительный отчет из другого сервиса. Поэтому важно заранее уточнить, какие именно отчеты включены в предложенные услуги. Тогда их не придется заказывать отдельно за дополнительную плату.
В договоре необходимо четко прописать, какие услуги — базовые, а какие — дополнительные, а также указать условия, которые это определяют.
В области бухгалтерского учета базовые услуги могут включать учет основных средств и нематериальных активов, авансовых отчетов и иных операций по финансово-хозяйственной деятельности, составление и сдачу годовой бухгалтерской финансовой отчетности, формирование и проверку актов сверки, выборочный анализ взаиморасчетов с контрагентами и так далее. К дополнительным может относиться, например, методологическая консультация, подготовка статистической отчетности, отчета о контролируемых сделках, выгрузки и расшифровки по запросам клиента.
Также необходимо добавить, какие ограничения могут быть у услуг. Чаще всего провайдеры подготавливают определенные справки только при условии автоматизации. Кроме того, стоит уточнить, может ли заказчик влиять на состав команды подрядчика. Например, допустима ли замена специалиста, если его работа не отвечает ожиданиям, и как именно в таком случае будет проходить замена.
2. Оплата услуг
Необходимо, чтобы в договоре были правильно отражены условия оплаты, которые вы согласовали с провайдером. Следует указать, когда и как она будет происходить: ежемесячно, по факту выполнения работ, по постоплате или предоплате.
В UCMS Group стандартная практика в работе с клиентами — постоплата с возможностью отсрочки платежа. Это позволяет компаниям комфортно планировать бюджет.
Еще один момент, на который важно обратить внимание, — неопределенная стоимость некоторых услуг. Например, подрядчик может указать, что подготовительные работы оплачиваются по часовой ставке после оценки объема задач, либо не прописать, сколько стоит управленческая отчетность. Это создает финансовые риски: итоговая сумма может оказаться выше ожидаемой, и повлиять не нее будет сложно.
Чтобы избежать неожиданных расходов, лучше заранее зафиксировать в договоре конкретную цену всех дополнительных услуг. Если определить точную стоимость предварительно невозможно, важно обсудить с провайдером порядок расчета и согласования цены. Надежный подрядчик всегда сначала оценивает услугу, согласовывает детали с клиентом и только потом приступает к работе. Если вы хотите комфортного взаимодействия, то по-другому быть не должно.
Также необходимо определить, как будет происходить изменение цены за услуги. Договор может включать условие, что заказчик должен оплачивать услуги по новой стоимости без предварительного обсуждения — ему просто направят дополнительное соглашение. Это означает автоматическое повышение цены, например, раз в год. Чтобы сделать это условие более прозрачным, необходимо прописать порядок повышения: как провайдер обязан уведомить об изменении цены, за какой срок он должен предупредить, какие дополнительные документы потребуются.
Мы в UCMS Group всегда сначала обсуждаем изменение стоимости с клиентом, чтобы прийти к решению, которое будет приемлемым для обеих сторон. Только после этого оформляем дополнительное соглашение. Пока заказчик не согласует и не подпишет этот документ, стоимость останется прежней.
3. Конкретные обязательства сторон
В договоре нужно прописать, что каждая сторона ожидает от другой. Например, подрядчик обязан своевременно оказывать услуги на основе предоставленных документов. А клиент — вовремя предоставлять эти документы и уведомлять об изменениях.
Также важно указать, как стороны будут обмениваться уведомлениями и когда они считаются полученными: к примеру, на следующий рабочий день после отправки по электронной почте.
4. Ответственность за возмещение реального ущерба
В договоре необходимо четко указать и определить:
В каком порядке (в судебном или внесудебном, с заявлением о страховом случае или в добровольном порядке) аутсорсинговая компания будет компенсировать реальный ущерб, если такие требования будут заявлены клиентом.
Конкретный список документов, которые клиент должен будет предоставить аутсорсинговой компании в рамках требования о возмещении. Как правило, это письменная претензия, вступившие в силу решения налоговых и иных уполномоченных органов, и (или) судебные решения, акты выполненных работ, иные документы, подтверждающие право клиента на такое возмещение.
Срок возмещения: через какой срок клиент получит деньги; обычно этот срок может составлять не более 3 месяцев со дня получения претензии.
Еще один момент, на который нужно обратить внимание в договоре, — это ограничение возмещения реального ущерба. Это условие устанавливает максимальную сумму, которую провайдер обязан будет выплатить в случае ненадлежащего исполнения обязательств — например, не более стоимости услуг за 6 месяцев их оказания или иной, устраивающий обе стороны срок.
5. Гарантийный платеж
Гарантийный платеж может быть предусмотрен для новых или некрупных клиентов. Он служит своего рода страховкой для провайдера в начале сотрудничества — особенно если проект или услуги связаны с высокими рисками.
В контракте должно быть указано, какую сумму составит гарантийный платеж, на каких условиях подрядчик его вернет и когда он может его удержать — например, если клиент не выполнит свои обязательства.
6. Защита персональных данных
Провайдер должен гарантировать, что будет соблюдать требования федерального закона № 152 «О персональных данных», — и подтвердить это в отдельном приложении. Подрядчик обязан быть зарегистрирован в реестре операторов обработки персональных данных — и защищать информацию на всех этапах ее использования: при сборе, обработке, хранении, удалении.
В договоре необходимо указать точный список персональных данных, которые клиент будет передавать провайдеру в процессе оказания услуг. Например, ФИО сотрудников, номера СНИЛС, ИНН, сведения о льготах и зарплате. Этот перечень поможет гарантировать, что подрядчик будет получать только необходимую для работы информацию.
7. Конфиденциальность данных
Обязательный пункт договора — конфиденциальность. В документе должно быть указано, что информация не будет передаваться третьим лицам. Это особенно важно, если подрядчик будет иметь доступ к данным о заработной плате, льготах и иной конфиденциальной информации сотрудников компании.
В контракте необходимо прописать ответственность провайдера в случае утечки данных. Важно указать, что он обязан своевременно уведомить клиента о таком инциденте, предусмотреть компенсации и конкретные меры по устранению последствий. Кроме того, следует определить исключения, при которых информация может быть раскрыта — например, по запросу государственных органов или судебных инстанций.
8. Условия расторжения договора
В договоре важно описать процесс расторжения по взаимному согласию: указать, за какой срок стороны обязаны предупредить друг друга об окончании партнерства — например, за 90 дней. Необходимо также определить условия досрочного расторжения: в каких случаях одна из сторон может прекратить сотрудничество, какая неустойка предусмотрена за это, что будет с незавершенными проектами.
Некоторые договоры содержат условия, позволяющие провайдеру приостановить оказание услуг по причинам, которые могут не зависеть от клиента. Например, если в ЕГРЮЛ внесена запись о недостоверности сведений о заказчике — такая запись может появиться по ошибке налоговой инспекции. Формально это дает основание приостановить обслуживания без последствий для подрядчика.
Чтобы избежать таких ситуаций, важно предусмотреть в договоре гарантии для клиента и прописать порядок возобновления обслуживания.
9. Передача данных после расторжения договора
Необходимо прописать, как провайдер будет передавать данные после окончания сотрудничества, в каком порядке и в какие сроки, как он передаст документы на бумажных носителях, каким образом будет передаваться копия базы, в которой велся учет. Если клиент не планирует забирать данные, нужно указать, что подрядчик должен уничтожить их через определенное время, — и уточнить, через какое.
Некоторые провайдеры не передают базы данных и доработки. Мы в UCMS Group в полном объеме передаем все базы данных и доработки, оплаченные клиентом.
Еще один нюанс, который стоит учитывать при расторжении договора, — возможные дополнительные расходы на передачу данных. Например, в документе может быть указано, что услуги IT-специалиста по подготовке баз к передаче оплачиваются отдельно, причем по часовой ставке. Это означает, что клиент может столкнуться с дополнительными расходами, когда просто захочет вернуть свою же информацию.
Чтобы избежать неожиданных трат, стоит заранее прописать порядок передачи данных при расторжении договора.
10. Разрешение споров
В договоре должен быть пункт о том, как решаются споры: через переговоры, медиацию или в суде. В последнем случае нужно указать, в какой юрисдикции они будут рассматриваться — например, в арбитражном суде.
Обычно стороны заранее договариваются о месте рассмотрения претензий — его тоже важно указать в документе. Это может быть Москва или любой другой город, удобный как для клиента, так и для провайдера.
Также важно заранее договориться о порядке претензионного урегулирования.
Например, если клиент не согласен с суммой, указанной в счете, как это будет решаться: приостановится ли оплата, нужен ли будет внутренний аудит. Необходимо прописать, какой порядок подачи претензий обязаны соблюдать обе стороны и как они должны быть оформлены, чтобы спорные моменты решались оперативно и без риска остановки работы.
Еще один важный нюанс — приостановка сервиса из-за финансовых разногласий. Иногда клиенты предпочитают уменьшать сумму оплаты на размер претензии к подрядчику, что приводит к автоматическому приостановлению услуг.
Для таких случаев важно зафиксировать в договоре, что счет оплачивается полностью, а претензия — отдельно. Это позволяет избежать приостановки сервиса.
Договор с аутсорсинговой компанией — важный инструмент для защиты ваших интересов. Чем детальнее прописаны условия, тем меньше рисков и больше комфорта в сотрудничестве. Убедитесь, что учли в документе все перечисленное, и тогда работа с подрядчиком будет прозрачной и эффективной.
UCMS Group подходит к составлению договора с клиентами с максимальной детализацией. Мы учитываем интересы клиентов, чтобы сотрудничество было комфортным и долгосрочным. Наша команда берет на себя полную ответственность за выполнение всех обязательств, в том числе соблюдение сроков и качества оказания услуг, а также конфиденциальности данных.
Если вас заинтересовал аутсорсинг, напишите нам. Также подписывайтесь на телеграм-канал UCMS Group — в нем мы делимся кейсами и новостями из мира аутсорсинга.