Как выбрать и внедрить личный кабинет сотрудника: пошаговый план
Рассказываем, какие личные кабинеты бывают и что важно учесть при выборе и дальнейшем внедрении.
Личный кабинет сотрудника упрощает кадровые процессы, помогает компании экономить ресурсы и укрепляет ее HR-бренд. Но его внедрение требует подготовки: нужно выбрать подходящее решение, настроить систему под конкретные нужды, обучить сотрудников и помочь им адаптироваться.
Мы в UCMS Group предоставляем аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы, кадровому делопроизводству и бухгалтерскому учету, а также имеем большой опыт внедрения личных кабинетов. Расскажем об особенностях разных решений, как выбрать подходящее и подготовиться к переходу.
Как работает личный кабинет сотрудника
Личный кабинет — портал, где собраны ключевые HR-функции. В зависимости от конкретного решения и поставщика в нем можно:
- Оформлять отпуск или больничный. Через личный кабинет это можно сделать за пять минут, тогда как бумажное заявление нужно распечатать, подписать, согласовать с руководителем, передать в HR-отдел — и потратить гораздо больше времени.
- Получать расчетные листы, документы для банка или налоговой. Вместо того чтобы идти в бухгалтерию или кадровый отдел, сотрудник просто запрашивает и скачивает нужную справку. Это снижает нагрузку на HR-специалистов, которые тратят меньше времени на выдачу типовых документов. Также сотрудник может проверить, сколько дней отпуска у него осталось, или уточнить сумму последней начисленной зарплаты.
- Подписывать документы с помощью электронной подписи. Если кабинет интегрирован с КЭДО, можно практически полностью отказаться от бумажных документов.
- Оставлять заявки на кадровые изменения. Например, при смене фамилии или реквизитов сотрудник загружает документы в систему, и HR-служба обрабатывает их.
- Проходить адаптацию и обучение. В некоторых личных кабинетах есть встроенные обучающие модули, где сотрудники могут проходить курсы, тестирования и знакомиться с внутренними регламентами компании.
Проводить оценку персонала и аналитику. В личном кабинете руководители и HR-менеджеры могут составлять оценку работы сотрудников и формировать аналитические отчеты.
Какие бывают личные кабинеты
Кабинеты отличаются по функциональности и возможностям интеграции. Их можно разделить на два типа: базовые и расширенные.
Базовые кабинеты
Такие решения включают только самые необходимые функции. В базовом личном кабинете сотрудники обычно могут:
- просматривать расчетные листы и начисления по зарплате;
запрашивать справки — например, 2-НДФЛ;
автоматически согласовывать документы с HR-отделом и руководством;
смотреть график работы;
подписывать документы, если есть КЭДО.
Такие кабинеты подходят для быстрого запуска и закрытия основных задач — особенно в компаниях, где нет сложных HR-процессов или необходимости в кастомизации.
Расширенные личные кабинеты
Это порталы с гибкими возможностями — их можно дорабатывать под конкретную компанию. В таких кабинетах сотрудники могут не только запрашивать справки и расчетные листы, но и подавать заявления на отпуск и информировать о больничном, обновлять персональные данные.
Какие еще функции бывают у таких кабинетов:
можно планировать отпуски, отгулы, удаленную работу;
возможность настраивать интеграцию с другими порталами, например, travel-системами;
сложные цепочки согласований;
блок авансовых отчетов, где сотрудник загружает командировочные билеты, которые затем автоматически обрабатывает кадровый отдел;
можно использовать дополнительные модули: обучение сотрудников, адаптацию, оценку эффективности.
У большинства решений на рынке есть как базовая, так и расширенная функциональность — и именно расширенные части кабинетов чаще всего различаются. Одни делают упор на глубокую интеграцию с кадровыми системами, вторые — на гибкие сценарии согласования, третьи — на модульное обучение. Поэтому при выборе продукта важно в первую очередь смотреть не на наличие функций в целом, а на то, как именно они реализованы и насколько соответствуют задачам вашей компании.
Как выбрать подходящий личный кабинет
Перед выбором личного кабинета важно разобраться в потребностях компании и понять, какой формат решения вам подходит. Большинство личных кабинетов — это не коробочные продукты, а SaaS-сервисы: они работают на инфраструктуре поставщика и не требуют установки на компьютер. Но сама модель — это только верхушка айсберга.
Хорошо, когда большая часть нужных функций уже реализована: тогда не придется дорабатывать каждый блок с нуля. Идеальный вариант — когда нужно просто адаптировать уже существующие модули под специфику ваших бизнес-процессов. Это снижает сроки внедрения и затраты.
При этом есть и другие критерии, на которые важно обратить внимание, чтобы выбрать подходящее решение и надежного поставщика.
✔ Безопасность. Подрядчик должен обеспечить надежную защиту данных. Важно, чтобы у него была современная IT-инфраструктура с возможностью конфиденциального хостинга данных. У поставщика должны быть сертификаты по безопасности, в частности ISO, а также киберстрахование.
Поставщик должен сразу давать ответы на все вопросы про безопасность, либо указывать их как факты при продаже: как быстро он реагирует при сбоях, какова глубина хранения данных, как часто делаются бэкапы.
Еще один важный момент — выделен ли у поставщика отдельный сервер под бэкапирование. По требованиям СМИБ, основной и резервный серверы должны находиться в разных зданиях — это защитит данные, если основной сервер выйдет из строя. Если вам нужно, чтобы подрядчик выделил для ваших данных отдельный сервер, нужно уточнить, есть ли у него такая возможность.
✔ Гибкость и вовлеченность в процессы. Хороший подрядчик — это не просто разработчик, а партнер. Он должен быть готов адаптировать кабинет под реальные задачи, учитывать особенности бизнеса и предлагать решения даже в нестандартных ситуациях.
Пример из практики: клиент захотел отправлять уведомления сотрудникам, но у них — кнопочные телефоны без доступа к ссылкам. Вместо «ну, не работает и ладно» подрядчик предложил установить на производстве «киоск» — компьютер общего доступа. С его помощью сотрудники могут оформлять заявки и подписывать документы прямо на рабочем месте.
✔ Релевантные кейсы. У поставщика должен быть опыт работы с компаниями схожего масштаба и отрасли.
Если у вас 300 сотрудников и вы хотите автоматизировать HR-процессы, вряд ли подойдет подрядчик, который внедрял кабинеты только в компаниях на 20 человек. Опыт имеет значение — он помогает предугадывать сложности до того, как они возникнут.
✔ Качественная поддержка — особенно в первое время после внедрения. Нужно, чтобы поставщик был готов проводить обучение сотрудников, подготавливать инструкции, отвечать на вопросы. Важно, чтобы у поставщика был гибкий подход к поддержке и он мог бы подстроиться под финансовые возможности клиента: организовать для него либо базовую, либо максимальную поддержку.
В первом случае — при базовой поддержке — поставщик обучает сотрудников, которые становятся первой линией поддержки. Если они не справляются, подключается вторая линия, сам подрядчик.
Во втором случае — при максимальной поддержке — подрядчик берет на себя все. В течение нескольких месяцев он помогает сотрудникам клиента освоиться в кабинете, оперативно решает возникающие сложности. Например, одним из условий может быть то, что поставщик обязан подключаться в течение 15 минут после оформления заявки. Также при максимальной поддержке добавляются часы на доработку продукта, тонкая настройка функциональности под клиента в приоритетном порядке.
✔ Прозрачная стоимость. Необходимо заранее понимать, сколько будет стоить внедрение и поддержка, чтобы избежать непредвиденных расходов. Некоторые поставщики могут предложить базовую версию, а затем попросить доплатить за доработки. У других подрядчиков стоимость поддержки может казаться слишком высокой — и не совсем понятно почему.
Представьте, что вы уже выбрали поставщика, который подходит вам по всем критериям, но вас смущает высокая стоимость его поддержки. Желательно разобраться, что входит в эту стоимость. Возможно, это какие-то дорогостоящие функции, от которых можно отказаться — например, кнопка поддержки в интерфейсе.
Как подготовиться к переходу: пошаговый план
Внедрение личного кабинета — не просто установка программы, а сложный процесс, который требует подготовки. Важно заранее продумать, какие задачи он будет решать и как объяснить его пользу сотрудникам. Если переход пройдет плавно, они быстрее адаптируются, а HR-служба почувствует эффект от инструмента уже в первые месяцы.
Ключевые шаги в процессе подготовки:
- Принять внутри компании решение — внедряем личный кабинет.
Обсудить, какая функциональность необходима. Нужен ли расширенный кабинет с КЭДО? Или можно внедрить более простое решение, где сотрудники смогут только посмотреть расчетные листы или свой график работы, запросить справки?
- Выбрать поставщика. Оценить релевантность кейсов, гибкость подхода и полноту поддержки решения — то есть все, что описано выше.
- Подготовить все необходимые нормативные документы, согласовать их с юристами, ознакомить сотрудников.
- Подготовить сотрудников — рассказать им о пользе кабинета.
Важно объяснить, как пользоваться кабинетом, какие у него есть преимущества, почему это безопасно. Если просто сказать: «Теперь все работает через личный кабинет», — это может вызвать вопросы. Лучше рассказать, как это упростит жизнь: не надо бегать по кабинетам, ждать справки по три дня — всё в пару кликов.
Не все сразу могут принять новый формат работы. Чтобы ускорить этот процесс, можно организовать вебинары, рассылки, персональные встречи. Важно, чтобы провайдер подготовил понятные инструкции, а также предоставил поддержку.
- Провести тестирование и внедрять поэтапно.
Чтобы убедиться, что кабинет действительно удобен и соответствует потребностям сотрудников, можно начать с тестового запуска. Например, проверить решение на одном подразделении или отдельной группе сотрудников. Это поможет собрать обратную связь, выявить возможные сложности и доработать решение. После успешного теста можно масштабировать кабинет на всю компанию или подключать дополнительные функции — поэтапно, чтобы не перегрузить сотрудников и IT-службы.
При выборе кабинета важно ориентироваться на реальные потребности компании и учитывать ее особенности. Грамотное внедрение поможет сэкономить ресурсы, упростить работу и сделать кадровые процессы прозрачными и удобными. Если вы не понимаете, какие конкретно функции вам нужны, можно обратиться к потенциальным поставщикам и проконсультироваться: рассказать про свои бизнес-процессы и болевые точки.
Мы в UCMS Group занимаемся аутсорсингом HR-услуг, поэтому при создании нашего личного кабинета — EmployeeGate — учитывали не только технические аспекты. Он разработан так, чтобы быть удобным для кадровиков, расчетчиков зарплаты и бухгалтеров. Также мы внедряем и дорабатываем 1С:Кабинет сотрудника — помогаем адаптировать его под задачи конкретной компании.
При внедрении любого решения можем помочь подготовить техническое задание, подсказать, на какие моменты нужно обратить внимание и какие функции пригодятся вашему бизнесу, а какие — нет.
Заинтересовал личный кабинет? Напишите нам, мы поможем разобраться, какое решение подойдет вашей компании. Также подписывайтесь на телеграм-канал UCMS Group — в нем мы делимся кейсами и новостями из мира аутсорсинга.