Как я изменил подход к планированию времени после спора с коллегой и начал успевать больше

Всем привет, меня зовут Рома, я работаю во ВкусВилле, руковожу портфелем ИИ проектов. Пишу про продукты и управление проектами у себя на канале: https://t.me/gde_value. Сегодня расскажу, как спор с другой привел к тому, что я поменял свой подход к планированию рабочего времени.

Я не сторонник лозунга про «баланс работы и жизни» в его карикатурном виде: по расписанию в шесть выключить ноутбук, строго не читать чат по выходным и обязательно «детокс» каждую пятницу. Мне нравится работать в субботу, если мысль ещё тёплая. Не раздражают сообщения вечером или ночью, если они двигают дело. Мне интересны люди, которые горят задачами сильнее, чем должностной инструкцией, а с ребятами, которые ставят себе расписание рабочих часов в телеграме, как-то не получается найти общий язык.

Вчера обсуждал это с тимлидом из Ozon. Мы крутились вокруг темы эффективного количества рабочих часов и ближе к концу он вкинул фразу: «Ну, сорокачасовая неделя ведь не зря придумана; наверное, кто-то исследовал и доказал, что так эффективнее всего». После этого я решил поресерчить и понять сколько реальной работы можно делать в неделю.

Я прошерстил более двадцати рецензируемых исследований: про ограниченность рабочей памяти и внимание, про стоимость прерываний, про циркадные ритмы, про эффект монотонной нагрузки, про распределенную практику, про влияние короткой физической активности на исполняющие функции. И чем глубже смотрел, тем очевиднее становилось: ключевая переменная не «сколько часов в неделе», а «какое отношение у этих часов: высокой, средней и низкой когнитивной нагрузки — и как они расставлены по ритмам дня и недели».

Ниже — собранная формула «идеальной» недели: не в смысле стерильной картинки без жизни, а как конструкция, которая позволяет увлечённо работать (включая вечера и выходные при желании) и при этом не распылять самый дорогой ресурс — ясные минуты высоконагруженного мышления.

Первый шаг – разобраться с вашими задачами и понять, насколько они “тяжелые” для мозга. Можно условно разделить рабочие задачи на высоконагруженные и низконагруженные. Под «высоконагруженной» обычно понимается задача, требующая значительных умственных усилий и концентрации. Научно это соотносится с понятием когнитивной нагрузки – количества ресурсов мозга, необходимых для выполнения задания. Есть несколько признаков, по которым можно понять, что задача тяжелая:

Напротив, низконагруженные задачи – это те, что выполняются почти автоматически, по привычному шаблону. Если дело хорошо вам знакомо, многократно отработано, не содержит сложных новых элементов – скорее всего, когнитивная нагрузка будет низкой. Например, сортировка почты, копирование данных из документа в документ, простые повседневные операции – всё, что можно делать на «ав-pilot» и при этом думать о постороннем, не требует большого напряжения ума. Такие задачи практически не задействуют рабочую память и внимание на полную мощность. Вы можете определить их по ощущению: низконагруженная работа кажется легкой, почти не утомляет умственно и часто может выполняться параллельно с прослушиванием музыки или периодическими отвлечениями.

Понимая эти признаки, оцените каждую свою задачу: сколько внимания она потребует? придётся ли учиться новому? какова цена ошибки? Если ответы показывают высокий уровень усилий и ответственности – смело относите дело к высоконагруженным и планируйте его соответствующим образом (например, ставьте в свой пик концентрации, ограничивайте внешние отвлечения на это время и пр.).

Следующая ключевая часть пазла – узнать свои личные “часы пик”. Люди не одинаково внимательны в разное время суток – у каждого есть свои биоритмы. Пик внимания – это период дня, когда ваш мозг работает наиболее продуктивно: максимальная скорость мышления, ясность ума, способность концентрироваться. Зная свой личный ритм, вы можете планировать самые важные задачи на часы пика. Определить его помогают как самонаблюдение, так и научные данные о среднем для людей.

Биологически у большинства людей когнитивные способности следуют циркадным ритмам. В среднем, наихудшие показатели внимания бывают ночью и ранним утром, затем около полудня наступает улучшение, а самый высокий уровень бодрости часто наблюдается во вторую половину дня и ранним вечером. Однако это усредненная картина. Индивидуальный хронотип играет большую роль – условные «жаворонки» и «совы» имеют разные пики. Если вы рано ложитесь и рано встаете, возможно, ваши личные пики смещены ближе к утру. Если вы и активны поздно вечером, то пик внимания может приходиться на поздний день или даже вечер.

Как практически узнать свой пик? Понаблюдайте за собой хотя бы в течение пары недель. Отмечайте по часам, когда чувствуете максимальную сосредоточенность и энергичность. Можно вести небольшой дневник продуктивности (или трекайте время, разработчиков же заставляете): каждый час рабочего дня оценивайте свою концентрацию по 10-балльной шкале. Скоро станет понятно, в какие периоды вы наиболее продуктивны». Также показатель – когда вам легче всего удается выполнять сложную умственную работу. Например, кому-то писать отчёт проще утром, пока свежая голова, а кто-то разгоняется только к обеду. Совместите самонаблюдение с научными рекомендациями: советуют учитывать, что у среднестатистического человека после обеда (около 13–15 часов) бывает послеобеденный спад бодрости, а затем возможен второй подъём в поздние дневные часы. Интересно, что разные типы деятельности могут чуть по-разному ложиться на график пика. Короткая память и простые вычисления часто лучше даются утром при низком уровне возбуждения, а вот более творческие или сложные аналитические задачи – некоторым людям лучше даются во второй половине дня, когда мозг уже «разогрелся». Например, ряд исследований заметил феномен: непосредственное запоминание новой информации эффективнее по утрам, а выполнение задач на долгосрочное понимание или творческий инсайт может оказаться плодотворнее ближе к вечеру. Однако эти различия индивидуальны. Главное – определить свои часы максимальной умственной продуктивности. Именно на них ставьте высоконагруженные задачи, требующие глубокого погружения. В непиковые часы планируйте рутину или отдых. Такой подход согласуется с нашим внутренним биологическим ритмом и позволяет получать максимум результата с минимумом стресса.

Бывают дни, когда в расписании нет сложных проектов, а есть только рутинные, относительно легкие дела. Кажется логичным заполнить ими весь день, раз уж они не требуют больших усилий. Но здесь важно помнить: даже работа "на автомате" потребляет ресурсы и время, и наш мозг не способен поддерживать концентрацию бесконечно. Вопрос в том, сколько такой монотонной работы можно выполнять эффективно.

Во-первых, даже если задания простые, психика требует разнообразия и пауз. Многочасовое однообразие ведет к феномену снижения бдительности (vigilance decrement) – постепенному падению внимания и качества выполнения при длительной монотонной задаче. Классические исследования внимания показывают: через 30–60 минут однообразной деятельности люди начинают чаще ошибаться, пропускать детали, «замыливание взгляда» происходит неизбежно. Поэтому нельзя рассчитывать, что вы 8 часов подряд идеально проработаете даже над лёгкой задачей без снижения эффективности. Микропаузы и переключения всё равно нужны, иначе возрастает риск ошибок.

Во-вторых, данные о реальной продуктивности офисных сотрудников свидетельствуют: средний человек фактически тратит на работу лишь несколько часов в день даже при полном 8-часовом присутствии на рабочем месте. Опрос почти 2000 офисных работников в Великобритании показал, что чистое время продуктивной работы составило ~2 часа 53 минуты из 8-часового дня. Остальное время ушло на чтение новостей, перекусы, социальные сети, разговоры – то есть мозг искал разгрузку.

Изначально я планировал загружать свой календарь N-ым кол-во высоконагруженной работы, а кучу рутины сгружать на вторую половину дня. Но оказалось, что если пытаться переработать даже на легких задачах, наступает состояние умственной усталости, падает скорость и качество. В итоге это может повлиять не только на остаток рутины в конкретный день, но и на пик эффективности в следующий.

Итак, мы разобрались с двумя компонентами: какие задачи бывают сложными или легкими, и когда лично вы наиболее продуктивны. Теперь можно перейти к самому главному – составлению рабочего расписания мечты, в котором правильные задачи стоят в правильное время. Ниже приведен пошаговый рецепт идеального календаря на день (или неделю), следуя которому вы оптимизируете свое время и энергию.

Персональная продуктивность – это здорово, но что насчет команды? Учёт пиков сотрудников помогает лучше организовать совместную работу. Рекомендуется открыто обсудить в команде тему продуктивных периодов. Общие созвоны и совещания стоит планировать на часы, когда у всех хотя бы относительно нейтральное время. Часы глубоких индивидуальных работ (например, утро для многих) лучше не дергать людей на митинги и звонки, не заставлять людей терять контекст и лишний раз переключаться.

В заключение, создание идеального рабочего календаря – это сочетание научного подхода и индивидуального творчества. С одной стороны, мы опираемся на данные о биоритмах и когнитивных циклах человека, с другой – учитываем личные особенности и характер работы. Вы удивитесь, насколько больше успевается и насколько меньше ощущается усталость, когда сложные задачи совпадают с часами высокой концентрации, а отдых и мелкие дела приходятся на периоды спада. Попробуйте пересмотреть свой календарь по описанной методике, надеюсь, что это поможет вам успевать больше.