Как наши эксперты помогли клиенту построить современный бухучет и избавиться от избыточных затрат на бухгалтерию
Ситуация
Крупная производственно-логистическая компания демонстрировала уверенный рост: годовая выручка выросла на 40%, а штат сотрудников увеличился с 150 до 230 человек за два года. Однако параллельно с ростом бизнеса росла и стоимость содержания бухгалтерии: фонд оплаты труда (ФОТ) отдела вырос на 25%, постоянно возникала потребность в найме новых сотрудников для обработки растущего объема операций, росли трудозатраты на кадровые услуги.
Руководство не понимало, чем обусловлен такой рост затрат. Формально отдел справлялся: отчеты сдавались в срок, платежи поставщикам выполнялись без задержек. Создалась иллюзия, что «всё хорошо», но финансовый директор видел, что пропорция затрат на финансовый блок стала неадекватно высокой относительно оборота компании.
Задача
Клиент пришел к специалистам Бридж Групп с вопросами:
– Почему при росте бизнеса на 40% нам нужно на 25% больше бухгалтеров?
– Где эти «узкие места», которые тормозят процессы?
– Почему штат бухгалтерии растет, но при этом она постоянно работает в авральном режиме?
Что и как было сделано
Наши эксперты провели комплексную диагностику всех процессов бухгалтерского учета с помощью внедрения инструментов процессного анализа, основанного на принципе соответствие проблемы и решения.
Эксперты ввели тайминг сотрудников (журнал учета рабочего времени), разбивая день на задачи для понимания реально затраченного времени на выполнение операций. На основе сбора данных у клиента о количестве и типах выполняемых операций:
– Количество выставленных счетов в месяц;
– Количество обработанных первичных документов;
– Количество платежных поручений и времени работы в клиент-банке;
– Количество обработанных актов сверок с контрагентами.
Специалисты Бридж Групп визуализировали основные рабочие процессы для выявления узких мест.
Какие проблемы были обнаружены:
- Неэффективные и ручные процессы: дублирование функций (один и тот же первичный документ проходил 3-4 сотрудника для проверки и проведения). Отсутствовала автоматизация, что приводило к значительному объему времени на ручной перенос данных из одной системы в другую (из CRM в 1С Бух), отчеты формировались по средствам Excel вручную.
- Отсутствие четкого распределения зон ответственности: по ключевым участкам (например, сверка с контрагентами, учет ТМЦ) было невозможно определить ответственного. Задачи буквально «зависали в воздухе» и выполнялись по остаточному принципу. Взаимодействие сотрудников не было выстроено по четкому регламенту, а точнее он вовсе отсутствовал.
- Слабое взаимодействие с другими подразделениями: бухгалтерия работала замкнуто как «черный ящик» (закрытое подразделение, которое только запрашивало документы и указывало на ошибки). Смежные отделы (логистика, продажи, закупки) не понимали указаний и запросов бухгалтерии, что приводило к постоянным ошибкам в первичных документах и длительным согласованиям. Иными словами, отсутствовала проактивность. Со стороны исполнителей бухгалтерия не предлагала улучшений для бизнеса, занимаясь исключительно рутинной обработкой данных.
- Бумажный документооборот: он был не просто не удобен, но и стал системным ограничителем роста бизнеса, создавая постоянные операционные задержки, непредвиденные расходы и значительные риски.
Наши эксперты предложили клиенту дорожную карту перехода от рутины к продуктивной деятельности клиента.
– Автоматизация рабочих процессов
Внедрение API-интеграций между CRM-системой и 1С для автоматического выставления счетов. Перевод обмена юридически значимыми документами с ключевыми контрагентами в цифровой формат (ЭДО) с настройкой автоматической синхронизации с программой 1С, который не только исключит бумажные издержки, но и трансформирует бизнес-процессы, ускоряя сделки и повышая прозрачность.
– Перераспределение зон ответственности внутри команды
В рамках реструктуризации работы бухгалтерии было принято стратегическое решение о передаче функций учета и обработки первичной документации на аутсорсинг. Высвободить от рутины первички и типовых операций финансового директора для переключения на финансовый анализ и стратегическое планирование. Создание регламентов/инструкций для менеджеров по корректному заполнению первичных документов, что поможет снизить количество ошибок в 2 раза и исключит трение между отделами.
– Внедрение единого канала запросов для всех сотрудников (на примере Битрикс 24)
Все запросы в бухгалтерию от других отделов клиента (выставить счет, провести платеж, ответить на вопрос) направлять только через Битрикс24 путем создания задач с указанием сроков выполнения. Что поможет не только сократить время на ответы по запросам, но и снизить уровень напряженности между отделами. Все процессы станут предсказуемы и управляемы.
Результат
1. Экономия на содержании бухгалтерии около 30%, которое достигнуто за счет отказа от планов по увеличению штата (3 единицы), путем перераспределения нагрузки, автоматизации рабочих процессов и передачи функции бухгалтера по учету первичной документации на аутсорсинг.
2. Ликвидация бумажного документооборота стала одним из ключевых приоритетов в дорожной карте трансформации, так как автоматически решала сразу несколько критических проблем (высокое потребление бумаги, неразборчивая подпись, невозможность отследить статус документа и т.д.). Для современных контрагентов, особенно крупных международных компаний, работа с бумажными документами выглядела архаично и снижала профессиональный имидж.
3. В рамках трансформации бухгалтерии был достигнут значительный эффект в перераспределении рабочего времени финансового директора. Если ранее до 90% его времени занимали операционные вопросы и контроль рутинных процессов, то после оптимизации структуры и внедрения изменений более 50% рабочего времени стало уделяться аналитической работе и стратегическому планированию.
4. Повысились прозрачность и контроль процессов – руководство получило понятные KPI и дашборд для мониторинга эффективности финансового блока с возможностью детализации любых показателей до первичных документов. Достигнутый уровень прозрачности позволил перейти от реактивного управления к проактивному, когда проблемы идентифицируются и решаются до их перерастания в критические ситуации.
Проект трансформации бухгалтерии у клиента стал наглядным примером того, что современная бухгалтерия — это стратегический актив, а цифровая трансформация финансовой функции является одним из самых эффективных и быстро окупаемых направлений развития для любой растущей компании.
Для клиента итогом проекта стало не только сокращение издержек, но и обретение мощного инструмента управления в лице обновленной финансовой команды. Сегодня бухгалтерия — это не отдел, который сообщает о затратах, а партнер, который показывает, как их превратить в инвестиции и прибыль.