С Jira бесятся. Как я психанула и перевела команду на второй таск-трекер

Руководство принудительно перевело нас на Jira. Для разработки привычно, для остальных — настоящий ад. Расскажу, как мы с командой устроили бунт и перешли на свой таск-трекер. Теперь у нас что-то вроде любовного треугольника.

Выбора нам не оставили. Платить за дополнительные сервисы руководство не собиралось — и так сильно потратились на Jira и корпоративный VPN, без которого Jira в России больше не работает.

Для моего отдела контента Jira стала настоящим кошмаром — задачи разбросаны, общение идет в корпоративном мессенджере Маттермосте, никто не может найти нужную карточку и даже нормально приложить к ней файл.

Я промучилась три месяца и решила: хватит. Устроила бунт и перевела свой отдел на YouGile — трекер, который я отлично знала, потому что сама когда-то работала в его команде. Вот как это было.

Моя команда контент-отдела — это 3 автора, 3 редактора, 2 корректора, 2 дизайнера и SEO-специалист. Мне как главреду критически важно в любой момент времени видеть, на каком этапе находится каждый из 50+ материалов. Все задачи проходят длинную цепочку перемещений по доске.

Я должна понимать, кто из авторов и редакторов перегружен, а у кого есть свободное время, чтобы гибко перераспределять задачи. Я должна иметь возможность отследить каждую правку от маркетологов и убедиться, что они не затерялись в личных чатах.

Мой «бунт» был вызван не капризами, а реальными проблемами, которые сильно замедляли работу.

Неудобная доска

Поиск по задачам работал некорректно, а карточки автоматически уходили в архив без возможности их вернуть.

Потеря данных

Когда я пыталась перетащить карточку из одной колонки в другую, доска могла автоматически прокрутиться в начало, и мне приходилось тратить время, чтобы вернуться — вручную найти нужное место и завершить действие. Это повторялось десятки раз за день.

При создании новой карточки и прикреплении к ней документа, например, ТЗ или исходника, если я случайно кликала не туда, карточка закрывалась без сохранения. И весь текст, который я успела написать, приходилось набирать заново.

Устаревший интерфейс

Для меня, моих редакторов и наших коллег-маркетологов интерфейс Jira показался очень сложным и неинтуитивным. Еще и неприятным внешне — как будто из 2010-х годов.

Сложности с сортировкой задач

Не было простой сортировки по дедлайнам или возможности выделить карточки цветом. Чтобы увидеть загрузку сотрудников, технари настроили нам десятки фильтров («Задачи редактора 1», «Задача дизайнера 2» и т.д.), но даже с ними это было неудобно.

Проблемы с отчетами

Мой самый простой запрос — видеть количество закрытых задач за месяц с разбивкой по ответственным — оказался очевидно слишком сложным. Отчет, который нам настроили, работал некорректно и показывал данные только за текущий месяц, и то не по всем сотрудникам. Приходилось считать задачи вручную, в прямом смысле тыкая пальцем в экран, что в 2025 году просто абсурдно.

Запрет на кастомные метки

Возможность добавлять метки, чтобы фильтровать задачи по типу контента (статьи, кейсы, лендинги), была заблокирована, чтобы не «засорять» систему для других отделов. Мне сказали, что метки общие на всю компанию и, если я их создам, они будут видны всем. А мне это важно для отчетов — видеть, сколько единиц контента разного формата мы выпускаем. В итоге — снова ручной подсчет.

Много кликов

Простейшие действия, которые в других трекерах выполняются в один клик, здесь требуют 2-3 и более. Например, чтобы поставить дедлайн, нужно открыть карточку в отдельном окне, перейти в режим редактирования и найти нужную строчку. Никакие действия с карточками нельзя выполнить сразу с доски, нужно обязательно открывать каждую.

Разрозненная коммуникация

Коллеги саботировали Jira, и все обсуждения велись в Маттермосте, в личных сообщениях. Это создавало хаос, и я, как главред, не могла видеть полную картину по задачам. Приходилось постоянно запрашивать информацию у редакторов и маркетологов в личке. А они, в свою очередь, постоянно запрашивали ее у меня.

Проблемы вместо задач

Jira — изначально баг-трекер, и ее терминология («проблемы», а не «задачи») очень нас веселила поначалу, а потом начала сильно раздражать.

Технические трудности

Корпоративный VPN, необходимый для работы с Jira, постоянно конфликтовал с другими VPN, а сама Jira часто подвисала или не загружалась.

***

Из-за таких проблем и постоянного саботажа со стороны других отделов, технарь, который был главным «амбассадором» Jira, уволился через три месяца. В итоге мы остались один на один с системой, которая не решала наши задачи.
При возникновении проблем технари отправляли нас оставлять запросы на отдельной доске, после чего приходилось очень долго ждать

После трех месяцев мучений я поняла, что так работать дальше нельзя. Я начала искать бесплатную или очень дешевую альтернативу для команды контента.

Я уже знала, на какой трекер хочу перейти. Когда-то я работала в команде YouGile и хорошо знакома с этой системой изнутри. Она закрывает все наши потребности. Я собрала техническое сравнение Jira и YouGile, расписала их возможности и ограничения (см.ниже), а главное — показала, как это скажется на результатах моей команды.

В цифрах это выглядело так: при смене системы мы могли увеличить скорость выпуска текстов минимум в полтора раза. Как это возможно? Все просто — чаще всего тексты «застревают» на этапе согласований и доработок. И вот здесь как раз жизненно необходима удобная система. Чтобы все коммуникации были прозрачны. Чтобы я могла контролировать процесс и, если что, пушить маркетологов или редакторов.

1. Простой и интуитивно понятный интерфейс

Все процессы отображаются на визуальной канбан-доске: можно настроить цвета, фоны, фильтры самому. Есть полноценные подзадачи.

2. Гибкость и кастомизация

Настройка доски под свои процессы занимает полчаса: добавление или создание новых меток, сортировка задач, стикеры, расширения (их очень много разных под разные цели), теги. Чтобы не перегружать интерфейс, можно выбрать только нужные, например, «Согласования». Позволяет быстро и удобно для всех согласовывать работу.

3. Встроенный чат и коммуникация

В каждой задаче реализован полноценный чат: обсуждения, комментарии, переписка с автором, редактором и маркетологом — всё хранится в задаче и не теряется. В мобильном приложении есть голосовые с автоматической текстовой расшифровкой — голосовые удобно наговаривать, но не надо слушать.

4. Управление загрузкой и отчётность

Самое удобное для меня — это «Сводки». Можно собрать в отдельной колонке главреда все нужные карточки — с горящими дедлайнами, по исполнителям, по типу контента и так далее. И регулярно их мониторить. И делать при необходимости новые. Например, под такой мой запрос: «Хочу узнать, сколько у нас сейчас в работе кейсов, кто из авторов ими занимается и не горят ли сроки».

5. Доступ и интеграция

Работа без VPN, российская техподдержка, бесплатная версия до 10 человек. Можно подключать заказчиков, маркетологов, дизайнеров и даже внешних авторов без регистрации, с возможностью просмотра или редактирования задач. Функция «Открытые доски» — топ. Могу быстро пошарить любую доску подрядчику, например, но при этом настроить приватность так, чтобы он не увидел лишнего.

Переход прошел максимально гладко и безболезненно. Коллеги приняли YouGile на ура, их первые реакции были: «Как красиво!» и «А что, так можно было?». Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, команда самостоятельно разобралась в функционале за несколько минут. Мне не пришлось выступать в роли техподдержки или скрам-мастера. Мы как будто пересели со старой ГАЗели в комфортный Мерседес.

Мне теперь приходится дублировать карточки задач в Jira. На всякий случай, для отчетности, для связи с коллегами из других отделов… Не очень удобно, конечно. Но точно лучше, чем мучиться дальше и по-настоящему работать в Jira.

Поэтому теперь я завожу настоящие задачи в YouGile, а потом делаю их дубли в Jira: название карточки, ТЗ, ссылка на результат. Никаких переписок, уточнений, деталей. Все просто — вот задача, а вот ссылка на готовый текст. Вот так и работаем в Jira.

Коллеги из отдела маркетинга вошли в положение и сами приходят на мою доску. Я отправила им ссылку с доступом на просмотр и комментирование задач — они заходят как гостевые пользователи, вводят свое имя и оставляют обратную связь. Не нужно ни регистрации, ни дополнительной оплаты.

Jira — это мощный, но сложный и узкоспециализированный инструмент. Пытаться навязать его всей компании — это все равно, что заставлять маркетолога писать сайт на JavaScript или Python, когда ему нужна Tilda.

Мой совет руководителям: прислушивайтесь к своей команде. Если сотрудники саботируют систему, это не их капризы, а сигнал о том, что инструмент не подходит для их задач и процессов.