Канбаньте с умом: 3 правила и 6 вредных советов для ведения канбан-доски

Я руковожу разработкой Granatum и являюсь product owner платформы. В этой статье я хочу рассказать о том, как мы используем канбан в ежедневной работе, и поделиться с вами своими лайфхаками и набитыми шишками.

Канбан сейчас однозначно ассоциируется с IT-сферой и программированием. Однако эта система впервые появилась на заводе Toyota еще в 1959, а уже в 1962 году ее начали использовать повсеместно. В основе канбана — работа главного конвейера для поставки деталей точно в срок, чтобы они не залеживались на складе.

В IT-отрасли эта система используется с 2005 года в таких компаниях, как Microsoft и Corbis. Интересный пример — бренд одежды «12 Storeez»: канбан здесь начали внедрять на уровне топ-менеджмента, создав доску, объединяющую задачи по всему процессу производства — от идеи до склада.

В современном мире канбан как фреймворк для организации работы может быть применим в разных сферах: промышленность, программирование, HR, маркетинг и т.п. Основная цель — сделать процесс сквозным и прозрачным для всех участников для максимально быстрого достижения цели.

Обобщив свой 10-летний опыт применения этого фреймворка в работе, я сформулировала для себя 6 важных принципов:

1. Начните с того, что важно именно сейчас: сформируйте пул задач, который критично реализовать в ближайшее время.

2. Организуйте рабочий процесс по стадиям, которые будут понятны и релевантны для всех участников. Основных стадий четыре:

• «бэклог», или склад идей;
• “в работе” — то, что выбрано для работы в данный момент. Важно назначать каждую такую задачу конкретному ответственному;
• “приемка/проверка” — этап перед окончательным завершением работы, на котором происходит проверка соответствия критериям приемки или согласование и утверждение;
• “завершено“ — финальная стадия.

Кроме этих основных стадий, можно добавлять и другие, которые будут отражать процессы именно в вашей компании, например, «выбрано для ближайшей работы”, “готово к проверке”, “отложено”, “возврат» и т.д.

3. У каждой задачи есть ответственный: поощряйте лидерские качества сотрудников, чтобы они не боялись брать на себя ответственность.

4. Организуйте не команду, а работу, то есть конкретные задачи — и пусть ваши сотрудники соорганизуются вокруг этих задач.

5. У канбана есть свой ритм: выработайте оптимальный для вашей команды темп и придерживайтесь его.

6. Один из самых важных принципов: у каждой стадии есть свой лимит по количеству задач на одного сотрудника, и выход за пределы лимита — табу.

Кроме того, по системе канбан на единой доске работает наша техподдержка: задачи «в работе” и “в ожидании ответа» отслеживаются в режиме реального времени. Это помогает контролировать перегруз отдельных сотрудников и своевременно передавать задачи другим специалистам, освободившимся в данный момент.

Мы используем канбан и для маркетинговых активностей, в том числе для организации собственных конференций, которые проводим 1-2 раза в месяц: задачи для разных участников стекаются на доску, где каждому удобно их отслеживать, отражать статус и передавать таск дальше. Такая организация работы очень полезна и наглядна и для руководителя: реальная картина видна здесь и сейчас, и дополнительные программы типа excel или google docs уже не нужны. Всё четко и понятно.

Сервисов для ведения канбан-досок онлайн сегодня довольно много: jira, trello, bitrix24, wrike, TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit и многое другое. Мы работаем в jira и bitrix24.

• Первое правило — не захламлять бэклог. Задачи в нем должны быть выстроены по порядку и иметь приоритет, чтобы любой освободившийся участник мог взять таск без лишних согласований и проволочек. Например, у себя в команде мы формируем два пула задач в бэклоге. Есть долгосрочные задачи, включая R&D, которые важно не потерять. По ним мы регулярно обновляем приоритет. Кроме того, мы добавили графу “to do”, которая включает в себя уже отфильтрованные задачи на ближайшее время.

• Второе ключевое правило — лимит. В первую очередь, это касается стадии “в работе”: для фокуса команды важно иметь строго ограниченное количество задач, и пока они не перешли в следующую графу, новые брать нельзя.

• И, наконец, третье правило: грамотно расставляйте приоритеты и назначайте ответственного. Всё договоренности нужно прописывать и фиксировать, не оставляя ничего на слова

1. Одна из основных ошибок в использовании канбана — несвоевременное выставление статусов. Это ведет к рассинхронизации команды и увеличению сроков, а порой может и убить ваш проект. Если хотя бы один сотрудник выставляет статусы только раз в неделю, это означает, что вся команда будет простаивать всю неделю, люди не возьмут в работу задачу, которая находится в другом статусе или не переведена на них. Канбан — это быстрый ежедневный или даже ежеминутный инструмент. Если вы ведете машину, нельзя нажать на газ или тормоз спустя пару дней — нужно сделать это прямо сейчас, чтобы не оказаться в кювете. Так же и с канбаном.
2. Вторая частая ошибка — слишком большое количество задач. Прежде всего, это касается отдельного исполнителя. Будем честны: миф о многозадачности давно устарел, и в один момент времени эффективно можно работать только над одной задачей. Поэтому когда вы берете 15 задач в работу, вы лукавите: на самом деле, это ваш ближайший лист “to do”. Возьмите в работу только то, чем занимаетесь прямо сейчас. Завершили задачу — поменяли статус.
   
3. И еще одна важная ошибка — отсутствие приоритетов и ответственных за исполнение задач. К примеру, у нас в команде действует негласное правило: если задача не закреплена за конкретным человеком, работа не будет сделана. Только так можно видеть и планировать реальную загрузку людей. Помните, все задачи в Whatsapp из серии “ну сделай, пожалуйста, быстренько вне очереди” топят проект и демотивируют команду.
   

На основе собственных шишек и граблей поделюсь с вами моим личным Top-6 «вредных советов»:

• не проставляйте актуальные статусы,
• перенесите все задачи на неделю в работу и оставляйте их там до конца недели,
• не назначайте ответственных,
• решайте все вопросы звонками и устными договоренностями,
• несмотря на невыполненные задачи с прошлого периода, перекиньте в работу новые задачи,
• когда задача на полпути к завершению, срочно измените приоритет, верните задачу в «to do» и дайте новую задачу.

Последуйте этим советам — и не успеете оглянуться, как ваш проект в jira или в trello будет напоминать кладбище задач.

Канбан — отличное оружие в умелых руках. Главный плюс этого фреймворка в том, что его можно прекрасно и быстро адаптировать под конкретные этапы именно ваших процессов, и это обязательно нужно делать. Но избегайте соблазна проигнорировать основные принципы канбана, о которых я рассказала выше: иначе вместо космической гармонии порядка и экономии времени вы вернетесь к состоянию полного хаоса и массе ненужных усилий.

Чтобы успех во внедрении канбана именно в вашей компании стал неизбежным, проводите регулярные ретроспективы, особенно на этапах внедрения: это поможет выявить слабые места и нестыковки и быстро их скорректировать. Но это уже тема для отдельной статьи.

Немного о нас. Granatum — это универсальная онлайн-платформа для работы, обучения и развития команды и бизнеса. Мы предлагаем компаниям множество инструментов для интерактива и групповой работы, а также собственную методологию онлайн-фасилитации, чтобы быстрее прийти к лучшим результатам в виртуальной среде. Платформу в ее современном виде мы запустили в октябре 2019 года, незадолго до пандемии — а сегодня у нас уже больше 40 крупных корпоративных клиентов: от Сберуниверситета, Ростелекома и Газпромнефти до Mail.ru Group, Лаборатории Касперского и “СТС-Медиа”.