5 техник эффективного управления своим временем и планами
Дел всё больше, времени и сил — опять не прибавилось. Делимся действенными методами, чтобы планировать жизнь и управлять личными задачами без стресса
Содержание
Это команда WEEEK. Иногда жизнь похожа на браузер с кучей вкладок: семья, работа, отдых, здоровье, учёба, окружение… Всё открыто одновременно и ждёт твоего внимания.
Чтобы разобраться в этих вкладках, определить приоритеты и построить работающий план, будут полезны специальные техники. Это простые, но комплексные подходы, которые учат иначе смотреть на своё время и внимание. Когда понимаешь, что фокус формирует реальность, начинаешь строить день по-новому. И всё меняется!
GTD: Getting Things Done («Доведение дел до завершения»)
Суть техники. Хранить максимум информации вне головы. Простая зависимость: чем больше данных ты держишь в уме, тем больше времени тратится на их обдумывание, а не на действия. GTD — способ избавиться от многозадачности и снизить тревогу.
Как применить. Все задачи выписываются на один носитель. Сразу же, как только посетили мысли. Не задумывайся над структурой, главное — зафиксировать.
Потом нужно выделить время, чтобы отсортировать накопившиеся дела и распределить их по спискам. Например, по таким: «Задачи с датой», «Срочные дела», «Порученные мной», «Идеи на будущее».
Вот вопросы, которые помогут определить место задачи:
Простые задачи выполняются сразу — отвечаем на письмо не откладывая. Дела с чёткой датой отмечаем в календаре и устанавливаем напоминание. Для проектов — задач, где нужно сделать больше одного действия, — прописываем все шаги.
То, что можно передать другому, — делегируем. Наконец, без зазрения совести откладываем на потом задачи, которые пока делать не обязательно.
Когда дела структурированы, пора действовать. Бери в работу только одну задачу и фокусируй всё внимание на ней. Это поможет сохранять разум чистым.
Тонкости:
- Переносятся на бумагу или экран все задачи: и обеспечить себе безбедную старость, и купить молоко по пути домой. Ничего не остаётся крутиться в голове
- Списки нужно постоянно пересматривать — удалять утратившее значимость и менять приоритеты важным делам
👉 В технике есть и другие нюансы — оставляем ссылку, если интересно с ними познакомиться
Agile Results («Гибкие результаты»)
Суть техники. Определить для себя три ключевых результата — за год, месяц, неделю, день. Помогает расставить приоритеты, ежедневно делать шаги на пути к целям и не потеряться в рутине.
Как применить. Сначала поставь три цели на год. Отталкиваясь от них, опиши три результата, которых ты хочешь достичь за месяц. Теперь нужно выбрать три цели на неделю — они должны приближать тебя к выполнению месячного плана. Наконец, определи три задачи на день.
Например, чтобы за год прочитать 12 книг, каждый месяц нужно будет уделять время одной. В неделю это примерно 100 страниц, а в день — 14. Цель поставлена. По такой же логике выбирай ещё два результата — и начинай действовать.
Тонкости:
- Помимо трёх ежедневных дел наверняка будут возникать и другие — срочные или операционные. Хитрость в том, чтобы продолжать держать фокус на своих приоритетах
- В конце недели и месяца полезно рефлексировать. То есть спрашивать себя: «Что удалось достичь?», «Что не получилось?», «Почему?». Ответы могут дать подсказку, как улучшить процессы в следующем цикле
👉 Если цели на год поставить трудно, можно пойти от обратного. Как это сделать — рассказали в статье
Колесо баланса
Суть техники. Колесо баланса — схема в виде круга, который разделён на несколько секций. Каждая из них представляет одну сферу жизни человека: «Здоровье», «Карьера», «Окружение» и другие. В секциях по 10 делений: чем больше они заполнены, тем лучше идут дела в конкретной области.
Как применить. Шаблоны есть в открытом доступе — обычно в них стандартный набор сфер жизни. Если хочется кастомизировать схему, можно нарисовать колесо от руки и добавить секции по своим ценностям.
Теперь дело за малым: закрась каждый сектор в соответствии с уровнем удовлетворённости этой сферой.
Когда колесо будет заполнено, станет видно, где есть «просадка». Это те области, которые нужно взять на контроль — проанализируй, как лучше исправить ситуацию и поставь себе цели.
Тонкости:
- Упражнение можно периодически повторять, чтобы отследить изменения в разных сферах жизни. Цель — не получить максимальную оценку в каждой, а достичь баланса. Тогда колесо обретёт «ровный ход», и всё заработает!
👉 Больше примеров и лайфхаков — в нашем тексте
PDCA: Plan, Do, Check, Act
Суть техники. Алгоритм из четырёх шагов: планируй, делай, проверяй, действуй. Полезен, чтобы держать планы под контролем и реагировать на изменения.
Как применить. Начинаем с планирования. Самое время определиться, какого результата ты хочешь достичь. Например, улучшить качество сна. И как ты будешь это делать — ложиться пораньше.
Когда маршрут построен, начинаем что-то предпринимать: в нашем случае — тестировать новый режим дня. Через неделю смотрим, получилось ли придерживаться графика. Анализируем ошибки и вырабатываем усовершенствованный план. Действуем.
👉 Метод эффективен и для управления проектами. Переходи в наш блог, чтобы узнать больше
P1.express
Суть техники. Всего восемь действий в четырёх циклах: год, месяц, неделя, день. Поможет избежать скопления невыполненных задач и взять жизнь под контроль. Инструкция от авторов метода пока что в формате черновика.
Как применить. Всё начинается с годовых целей — на этом этапе нужно поставить новые и актуализировать старые. Раз в месяц сверяемся с планами на год. Раз в неделю — рефлексируем и ищем источники потери энергии.
Больше всего действий в разрезе дня. Они выглядят так: работаешь над уже существующими задачами и по мере поступления записываешь новые. Проводишь «лотерею» — то есть случайным образом определяешь, какое из отложенных дел взять в работу сегодня. Вечером приступаешь к планированию нового дня.
Например, есть годовая цель — подтянуть английский до уровня B2. Каждый месяц будем проверять, насколько мы продвинулись — не пропускали ли занятия, учили слова или нет, сколько прошли грамматических тем. Отметим, что удалось сделать.
Еженедельно нужно анализировать, как было потрачено время и внимание. А ещё — куда утекала энергия. Может быть, совсем не осталось сил на английский, потому что все они ушли на плохо организованную рутину. Подумаем, как это исправить.
Каждый день ставим себе маленькие задачи: выписывать лексику и слушать подкасты. Добавляем новые — например, если преподаватель дал задание на дом. «Вытягиваем» случайную задачу из отложенных. Как раз давно планировали написать эссе. Всё готово — осталось составить план на завтра.
Тонкости:
- Вместо системы приоритетов в P1.express используют систему отсрочек. Наш список задач постоянно пополняется — если каждый раз сортировать дела по важности, многие из них обречены остаться внизу списка
- В системе отсрочек на этапе планирования определяют, какие дела будут отложены и на какую дату. Тогда задачи не теряются и не переносятся на «когда-нибудь»
👉 Оставляем ссылку на оригинальный текст — пока что только на английском языке и в формате драфта. Это значит, что любой может предложить улучшения, так как система ещё в разработке.
Коротко о главном
Каждая из техник по-своему помогает навести порядок в делах и мыслях. Но общая идея у них одна. Чем яснее приоритеты и чем больше системы в твоих планах, тем проще управлять временем, стрессом и постепенно выстраивать жизнь мечты.
В продолжение темы собрали полезные статьи: