Какие функции чаще всего передают на аутсорсинг: топ самых популярных услуг
Разбираем, какие процессы компании предпочитают доверять провайдеру — и почему для них это эффективно.
Компании стремятся оптимизировать бизнес-процессы и освободиться от рутинных, сложных и ресурсоемких операций. Вместо того чтобы держать в штате сотрудников под каждую функцию, они передают такие задачи провайдеру с экспертизой, отлаженными процессами и современной инфраструктурой. При этом одни аутсорсинговые услуги пользуются особенно высоким спросом, а другие востребованы меньше.
Мы в UCMS Group предоставляем аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы, кадровому делопроизводству и бухгалтерскому учету. В этой статье на основе своего опыта расскажем, какие функции организации передают на аутсорсинг чаще всего — и объясним почему.
Почему компании отдают часть функций на аутсорсинг
Операционные процессы требуют точности и соблюдения сроков, особенно когда речь идет о заработной плате, бухгалтерии, кадрах или работе с военными комиссариатами. Ошибки в этих зонах могут стоить компании штрафов, репутации, доверия сотрудников. Но есть и другие причины, почему организации предпочитают передать эти задачи провайдеру:
1. Постоянные изменения в законодательстве
Трудовой и Налоговый кодексы, нормы по воинскому учету — все это регулярно обновляется. Чтобы не упустить важного, нужно постоянно учиться, следить за изменениями, быстро внедрять их. Для внутренней команды это дополнительная нагрузка, особенно если команда небольшая. Провайдер берет эту задачу на себя — следит за нововведениями и оперативно применяет их.
2. Высокая сложность операционных задач
Даже если задача кажется рутинной, за ней могут стоять десятки нюансов. Например, при расчете зарплаты нужно учитывать графики, больничные, работу с нерезидентами. Чем больше таких переменных, тем выше человеческий фактор. Поэтому необходимо автоматизировать ключевые бизнес-процессы, либо передать их на аутсорсинг провайдеру с отработанными технологиями и контролем качества.
3. Нехватка специалистов
Не в каждой компании есть штатные бухгалтер, кадровик и методолог, обладающие узкопрофильной экспертизой в области документооборота и воинского учета. А если такой специалист в компании есть, его уход сопряжен с серьезными операционными рисками: потерей критически важных знаний, остановкой ключевых процессов и дополнительными затратами на поиск и адаптацию нового сотрудника. Передача этих функций на аутсорсинг полностью снимает данные риски.
4. Освобождение времени на приоритетные задачи
Аутсорсинг освобождает команды от рутинных задач и дает бизнесу больше времени на стратегию и рост. Например, HR-специалисты с передачей таких задач на аутсорсинг получают возможность больше заниматься развитием и адаптацией сотрудников.
5. Гибкость при масштабировании
Если компания растет, ей не нужно срочно искать новых специалистов. Аутсорсинговая компания подстраивается под изменения и берет на себя дополнительную нагрузку.
Какие задачи компании передают чаще всего
Воинский учет
Воинский учет — обязательная функция для всех компаний, вне зависимости от их сферы деятельности и состава сотрудников. Даже если в штате нет военнообязанных, организация должна быть поставлена на учет и иметь назначенного ответственного. Особенно это актуально для международных корпораций, которые не обладают глубокой экспертизой в требованиях российского законодательства.
Регулярный обмен информацией с военными комиссариатами, оформление карточек и отчетность — все это требует не только времени и аккуратности, но и определенных знаний и высокого уровня стрессоустойчивости. Подход военкоматов может отличаться: методические рекомендации трактуются по-разному, сроки не фиксированы, требования постоянно обновляются, а взаимодействие происходит в основном офлайн.
Внутри компании ведение воинского учета — это зона высокой ответственности, ошибки могут привести к серьезным штрафам. Помимо этого, могут пострадать и сами сотрудники: если, к примеру, у человека не обновлены сведения, он может не получить вовремя повестку или, наоборот, получить ее неожиданно.
Аутсорсинг позволяет снять с компании эту сложную функцию. Специалисты провайдера:
• проводят аудит текущей ситуации с воинским учетом: выявляют пробелы, находят уязвимые места;
• ставят организацию на учет, если это не было сделано ранее;
• готовят и отправляют отчетность;
• взаимодействуют с военкоматами, адаптируются под их конкретные требования;
• консультируют сотрудников и работодателя, в том числе по нестандартным ситуациям.
У одного из клиентов UCMS Group при проверке обнаружилось, что у большого числа сотрудниц-медиков нет документов воинского учета, хотя они формально являются военнообязанными. При этом сами они не знали об этом факте. Такие ситуации требуют деликатной проработки — и серьезной юридической грамотности.
В другой ситуации нам пришлось вымерять отступы от краев листа линейкой, потому что сотрудник районной администрации отказался принимать карточку воинского учета организации с «неправильными» отступами. Каждая компания, ведущая воинский учет самостоятельно, сталкивается с подобными сложностями. Аутсорсинг позволяет не погружаться в бюрократические тонкости и минимизировать риски.
Авансовые отчеты
Авансовые отчеты — рутинный, но при этом критически важный участок бухгалтерии. Он требует внимательности и аккуратности, хотя и не предполагает сложных профессиональных решений. Тем не менее, ошибки на этом участке могут привести к претензиям со стороны налоговых органов и ошибкам в расчетах с сотрудниками.
Главная причина, почему компании передают блок авансовых отчетов на аутсорсинг — несоответствие между уровнем задачи и квалификацией сотрудников, которые ей занимаются. Время специалистов с высокой квалификацией можно использовать эффективнее — для решения стратегических задач и адаптации к новым требованиям законодательства.
Провайдеры берут на себя весь цикл работы с авансовыми отчетами: проверку пакета документов, согласование, отражение в учете. Это позволяет освободить ключевых специалистов компании от рутинных операций, а главное — повысить качество и скорость обработки.
В 2021 году к UCMS Group обратилась крупная международная компания, перешедшая от предыдущего провайдера из-за частых сбоев и невыполнения KPI. К наиболее проблемным участкам относились авансовые отчеты — в пиковые месяцы их количество доходило до тысячи, а часть документов на момент перехода оставалась не проведенной.
Чтобы обеспечить быстрый старт и непрерывность учета, мы сохранили часть команды предыдущего провайдера — сотрудников, которые были хорошо знакомы с процессами клиента. Усилили команду старшими специалистами UCMS Group, чтобы выровнять качество и ускорить обработку накопившихся документов.
В итоге удалось наладить процессы и стабилизировать учет авансовых отчетов — они обрабатываются в срок и в полном объеме, а ключевые специалисты клиента освободились от этой рутинной задачи.
Казначейство
Казначейство — одна из самых сложных и чувствительных функций в компании. Особенно это касается организаций, которые осуществляют расчеты с контрагентами и ведут внешнеэкономическую деятельность (ВЭД).
Для работы с ВЭД необходимо детальное знание законодательства в области валютного регулирования и валютного контроля, а также требований со стороны банков к подобным операциям. Эти задачи эффективнее передать провайдеру, у которого отлажено взаимодействие с банками и есть релевантный опыт в сфере валютного регулирования.Чаще всего компания доверяет провайдеру следующие функции:
• платежи и переводы. Проведение всех операций — между счетами, с контрагентами, по налогам, взносам и аренде. Специалисты проверяют реквизиты, контролируют сроки и исполнение, следят за поступлениями.• управление временно свободными средствами. Деньги не остаются без движения — их размещают на депозитах или используют в сделках с неснижаемым остатком, чтобы повысить доходность.
• работа с банками. Получение выписок, справок для аудиторов, обновление сведений о клиенте. Казначейство берет на себя рутинные задачи и избавляет внутреннюю команду от долгих коммуникаций с банками.
• конверсионные операции. Специалисты подбирают оптимальные курсы, контролируют расчеты и соблюдение требований банков, следят за движением средств.
• валютный контроль. Служба казначейства проверяет ведомости банковского контроля на соответствие проводимых операций валютному законодательству, следит за закрытием ожидаемых сроков и предупреждает о рисках.
Сфера валютного контроля требует узкоспециализированной экспертизы. Специалисты казначейства обладают полным объемом знаний для эффективного взаимодействия с банками, управления валютными операциями и разрешения нестандартных ситуаций.
Например, у одного из клиентов UCMS Group истекли сроки подачи справок о подтверждающих документах и дополнительного соглашения в банк. Документы были составлены с неверной датой, и на первый взгляд ситуация казалась безвыходной.
Наши специалисты помогли решить проблему. Они проверили документы и напомнили клиенту, что в валютном контроле ключевым считается день подписания, а не составления документа. Если акт оформлен 31 января, а подписан 15 марта, срок подачи справки начинается с марта. Благодаря этому удалось подать документы без штрафов.
Кроме того, коллеги из службы казначейства проанализировали дополнительное соглашение и выяснили, что его не нужно подавать в банк для постановки на учет. Достаточно было направить документ для сведения, так как он не менял существенных условий договора. Такой подход помог клиенту избежать лишней работы и минимизировать риски.
Кадровые проверки
Кадровые проверки — это независимый аудит процессов, документов и систем, связанных с кадровым учетом, включая кадровый электронный документооборот (КЭДО). Они помогают убедиться, что процессы соответствуют законодательству, правильно реализованы в системах и отражают реальную практику компании.
Даже если система работает и выполняет свои функции, в ней могут быть скрытые нарушения. Ошибки часто обнаруживаются только при проверках, когда уже поздно что-либо исправлять — за ними следуют штрафы и имиджевые риски. Проверка помогает выявить и устранить уязвимые места до того, как они приведут к серьезным последствиям.Провайдер помогает компании на всех этапах кадрового делопроизводства:
• анализирует кадровые процессы и регламенты. Эксперты проверяют, как в компании оформлены процессы приема, перевода, увольнения, отпусков и командировок, и соответствуют ли они Трудовому кодексу.
• изучает документацию, связанную с КЭДО. Специалист следит за актуальностью положений, инструкций и локальных нормативных актов — выявляет устаревшие, противоречивые или некорректные формулировки.
• проводит интервью с сотрудниками. Это помогает увидеть расхождения между официальными регламентами и реальной практикой, а также найти ошибки, которые не видны на уровне документов.
• готовит список рисков и рекомендаций. После проверки провайдер составляет подробный отчет с оценкой нарушений, инструкциями по их устранению и мерами по повышению эффективности.
Так, южнокорейская табачная компания обратилась в UCMS Group, чтобы провести независимую проверку системы КЭДО и убедиться, что она соответствует требованиям законодательства. В штате у клиента более 200 сотрудников, половина из которых работает удаленно, — это накладывает дополнительные требования к корректности процессов и прозрачности документооборота.
В течение двух месяцев наша команда:
• проанализировала локальные нормативные акты и регламенты;
• провела интервью с HR и сотрудниками;
• выявила несоответствия между документами и реальной практикой;
• сверила процессы с требованиями законодательства;
• подготовила отчет с уровнями рисков и подробными рекомендациями.
По итогам проверки мы предоставили клиенту полную картину по работе с КЭДО, выявили зоны, требующие доработки, и клиент смог подтвердить корректность процессов перед глобальным офисом. Также мы дали HR-службе инструкции, которые помогли оптимизировать работу с КЭДО и избежать ошибок в будущем.
Передача отдельных функций провайдеру — способ сократить расходы, освободиться от рутинных процессов и повысить их качество. Когда операционные задачи берут на себя профессионалы, компания снижает риски, быстрее адаптируется к изменениям в законах и может сосредоточиться на ключевых целях. Именно поэтому организации выбирают аутсорсинг — это не только эффективно, но и рационально.
Мы в UCMS Group предоставляем аутсорсинговые услуги с 1995 года, и за это время прошли с клиентами через самые разные ситуации. Внедряли «1С:ЗУП» на замену SAP за два месяца вместо обычных девяти, переносили все операционные процессы в компании на аутсорсинг за месяц, закрывали кадровый проект за считанные недели и многое другое.
Этот опыт позволяет нам шире смотреть на процессы и предлагать клиентам лучшие решения. Мы закрепляем за каждым проектом команду во главе с проджект-менеджером, который углубляется в специфику компании и выстраивает удобное взаимодействие. Все расчеты проходят несколько уровней проверки, а наши методологи следят за изменениями в законодательстве и сразу вносят их в процессы клиента. Такой подход позволяет компании не тратить время на контроль, а сосредоточиться на развитии бизнеса.
Если вас заинтересовал аутсорсинг, напишите нам. Также подписывайтесь на телеграм-канал UCMS Group — в нем мы делимся кейсами и новостями из мира аутсорсинга.