База знаний, которая решает проблемы бизнеса

Как выполнять задачи, адаптировать новичков и где искать информацию, важную для работы? На эти и другие вопросы ответ один — база знаний!

Это команда WEEEK. Поговорим о частых проблемах, знакомых многим собственникам и управленцам бизнеса. Команда растёт, приходят новые сотрудники, а инструкции до сих пор передаются из уст в уста. Часть информации теряется, другая часть — меняется, и до последнего человека в цепочке доходит в лучшем случае треть истины.

Упростить поиск данных, работу над задачами, онбординг и коммуникацию поможет база знаний. Это инструмент, в котором можно централизованно создавать и хранить разные документы — регламенты, гайды, шпаргалки. Вот какие проблемы он решает:

Перегруженная коммуникация

А теперь обсудим каждую проблему и её решение подробнее!

Проблема. Сотрудники не знают, где хранится информация, нужная для выполнения задач — контакты надёжных подрядчиков, скрипты телефонного интервью, шаблоны документов. На расспросы коллег и получение доступов тратится много времени.

Решение. Одно онлайн-пространство для всех полезных данных. Структурированный список документов, в котором легко ориентироваться и переключаться на нужный блок. Постоянный доступ для всех коллег. Например, так это выглядит в WEEEK:

Проблема. Все видят рабочие процессы по-своему: для одного «срочно» — это через час, для другого такая задача может подождать и до завтра. Кто-то указывает в отчёте каждую мелочь, в то время как коллега считает достаточным пару абзацев.

Решение. Понятные регламенты и инструкции исключают вероятность нескольких трактовок. База знаний помогает сохранить все важные моменты, чтобы команда оставалась в одном информационном поле. Меньше недопониманий, выше скорость!

Проблема. Часто в компании всё держится на «хранителе знаний» — человеке, который чутко контролирует процессы и знает выход из любой ситуации. Хорошо, что он есть! Но если такой специалист окажется вне зоны доступа, работа встанет.

Решение. Зафиксировать ценный опыт сотрудника — лучшая инвестиция в развитие других коллег. Бонусом это освободит «хранителя» от постоянных вопросов и даст возможность посвятить себя более значимым задачам.

Проблема. Пока команда маленькая, инструкции внутри неё ещё можно передавать на словах. Но когда вместо двух–трёх человек с вопросами приходит сразу двадцать, все устные договорённости превращаются в неконтролируемый хаос.

Решение. Потратить несколько часов на описание процессов компании и избавить себя от головной боли в долгосрочной перспективе. Сохранить гайды в одном месте и настроить доступы для сотрудников.

Проблема. Онбординг отнимает много ресурсов — каждый раз всё нужно объяснять «вживую» и периодически повторять, потому что с первого раза запомнить большой объём новой информации трудно. Сотрудники долго вникают в суть работы.

Решение. Составляем перечень важных для прохождения адаптации документов и просим коллегу ознакомиться. Можно оформить темы в виде чек-листа — тогда у нового члена команды будет свой пошаговый план, где удобно отмечать выполненное. Это может выглядеть так:

Проблема. Эту проблему мы затронули в предыдущих пунктах, когда рассказывали про поток вопросов и менеджеров, которые тратят время на разъяснение — где взять данные или как выполнить задачу. Работать в таком формате трудно для всех сторон.

Решение. Ну вы поняли! База знаний помогает быстрее находить нужные сведения и общаться действительно по делу. Это автоматизирует процессы и освобождает кучу времени и сил, чтобы заниматься творческими задачами.

База знаний — важный инструмент, который упорядочивает процессы, экономит время и снижает нагрузку на команду. Когда у всех сотрудников есть доступ к необходимой информации, проще оставаться в одном поле и работать слаженно.

9 сервисов для создания базы знаний

Что такое чат-менеджмент