GTD: простой и понятный гайд по методу планирования
Пять шагов, чтобы подружиться с хаосом рабочих и личных задач и избавиться от давящего чувства перегруженности
На связи WEEEK. Новый год начинается с новыми целями, обещаниями и желаниями — всё это нужно как-то реализовать, да и рутинные дела никто не отменял. То ли погрузиться в прокрастинацию, то ли начать суетиться и быстро разочароваться…
Так, стоп! Мы это уже проходили. Предлагаем начать 2026 спокойно и организованно: отказаться от лишнего, расставить приоритеты, найти для каждой задачи своё время. Метод GTD поможет убрать стресс от постоянного прокручивания планов и освободить оперативную память мозга для свежих решений.
Обо всем по порядку:
Что такое GTD
✍ GTD (Getting Thing Done), или доведение дел до завершения — метод планирования бизнес-тренера Дэвида Аллена
Его идея проста: мозг нужен для генерации идей, а не для хранения задач. Чем больше в голове информации, тем больше времени ты тратишь на её обработку, а не на действия
И правда — сложно думать о своём векторе движения или креативить, когда разум постоянно занят челночным бегом от мысли к мысли: купить молоко, ответить клиенту, спланировать отпуск… Так, а что нужно было в магазине? Точно, молоко!
Когда мы пытаемся угнаться за задачами, держа их в уме, каждый день заканчивается в смятении — вроде, очень устал, но как будто ничего и не сделал. GTD предлагает вынести все дела во внешнюю систему, регулярно обновлять её и сохранять сознание чистым.
Пять шагов GTD
Весь метод состоит из пяти шагов, которые нужно выполнять регулярно:
Шаг первый: Сбор информации. Выбери удобный носитель, который всегда под рукой — ежедневник, таск-менеджер, приложение в телефоне. Открой чистый лист и начни вспоминать свои планы. Выписывай их потоком, долго не раздумывая.
Фиксируй даже самые маленькие дела вроде ответа на имейл. Если по итогу в голове загулял лёгкий ветерок, всё получилось правильно!
Важно возвращаться к этому шагу каждый раз, когда тебя посетит новая идея. Стоишь в очереди и думаешь — «А что, если…». Лови эту мысль и помещай в свой список. Разбираться, где кони, а где всё-таки люди, будем потом.
Шаг второй: Обработка информации. Задача чуть усложняется — теперь нужно выделить время, чтобы сосредоточиться на своём списке «входящих». Периодичность работы с выписанными делами зависит от тебя: можно просматривать их каждый день, через день или раз в неделю. Предлагаем начать с ежедневного ритуала.
Открывай список и следуй алгоритму, задавая вопросы ко всем пунктам по очереди:
Шаг третий: Организация информации. По сути, второй и третий шаг выполняются параллельно — поэтому раскрываем предыдущий пункт подробнее:
- Задача требует срочных действий, для её выполнения достаточно одного шага, который займёт пару минут? Заказываем корм голодному коту, подтвержаем созвон, оплачиваем счёт. Вычёркиваем и забываем
- Для несрочных задач создаём список «На будущее» — и откладываем туда всё, чем можно заняться потом. Обычно здесь оказываются идеи вроде: обновить резюме, пройти курс по профессии, подумать над целями на год. Возвращаемся к этому списку при наличии времени, сил и вдохновения
- Многосоставные задачи, для выполнения которых нужно предпринять серию действий, заносим в «Проекты». Каждое такое дело разбиваем на подзадачи и выделяем первый шаг — с него и начнём!
- Всё, что можно делегировать — делегируем! И переносим такую задачку в раздел «Поручено мной», чтобы не забывать держать руку на пульсе. Пусть договор проверят юристы, а текст в блог напишет автор из твоей команды
- Задачи с дедлайном или конкретной датой сразу ставим в календарь — деловые встречи, запись на стрижку, платёж по кредитной карте. Забываем об этих делах до наступления «часа икс». Однако, если требуется подготовка — например, к разговору с подрядчиком — создай для себя отдельную задачу
- Остаются такие задачи: важные, решаемые одним шагом, но требующие время на выполнение. И да — их можешь сделать только ты: ответить клиенту по правкам, подготовить отчёт, записаться к врачу. Переносим их в список «Следующие действия» и выполняем по очереди
С первого прочтения всё это может казаться немного сложным. Но, честно, следовать системе GTD проще, чем хранить дела в голове. Когда визуализируешь задачи на внешнем носителе, они начинают выглядеть понятно и даже не так страшно:
Мы организовали планы в сервисе WEEEK. Сначала дали имя проекту — «Мои дела». Затем добавили в него доску «Метод GTD». Колонки на доске назвали «Входящие», «Следующие действия», «Проекты», «Поручено мной», «На будущее» и «Готово».
В первый столбец будем заносить все идеи, которые посещают в течение дня. Это можно делать и с компьютера, и с мобильного приложения — дела синхронизируются. На этапе обработки и организации начнём переносить карточки в подходящие колонки. В последнюю, «Готово», перемещать выполненные задачи просто приятно 🙂
Здесь же выберем приоритеты, установим даты с напоминаниями и разделим крупные дела на шаги поменьше — эти функции есть в карточке задачи. Ну а главное — все планы на одном экране! Переключаться между списками не придётся.
Шаг четвёртый: Действия. Переходим к выполнению задач. Прикладываем немного самодисциплины и принимаемся за одно дело из списка. Концентрируемся только на нём — это важный принцип метода GTD, который помогает избежать многозадачности.
Шаг пятый: Обзор. Регулярно пересматривай списки — статусы задач можно актуализировать в конце дня или в конце недели: брать дела в работу, обновлять приоритеты, вычёркивать выполненное и утратившее смысл.
Типичные ошибки
Чтобы метод работал на тебя, важно правильно его использовать. Вот несколько узких мест, где можно сбиться:
Пренебрегать обзором. Задачи записаны, распределены по спискам, что-то даже выполняется. Кажется, цель достигнута — всё идёт по плану. Но добиться порядка без регулярного пересмотра невозможно. Перешагнув через это звено, есть риск получить перегруженную систему, поддержание которой захочется забросить.
Держать дела в уме. «Да ладно, не забуду!» — скажешь ты. Мы ответим, что ты прав. Не забудешь. Но будешь крутить эту мысль до тех пор, пока не получится от неё избавиться. То есть создавать лишний шум в голове, который мешает сосредоточиться и думать о великом. Поэтому записываем всё — строго-настрого!
Совмещать три шага. Во имя экономии времени пытаться сразу же прогнать вновь пришедшую идею по алгоритму и определить в нужный список. Золотое правило GTD — использовать «входящие». Это быстро, удобно и эффективно.
Хранить списки на разных носителях. Один в ежедневнике, другой — в заметках, третий на бумажке. Чтобы разобраться, где что лежит, придётся снова напрягать мозг. А мы договорились облегчить его работу! Так что лучше вести дела централизованно.
Непонятные подзадачи. Не утонуть в прокрастинации помогут чётко определённые шаги. Когда задача правильно декомпозирована, приступить к выполнению первого действия намного проще. И наоборот — если непонятно, что надо делать, задача зависнет в списке надолго.
Короче говоря
GTD — гибкий метод, который поможет начать систематизировать свои дела без ощущения давления. Здесь нет жёсткого почасового графика. Только порядок — чтобы избавиться от многозадачности, вернуть себе контроль и вздохнуть чуть свободнее.
Выгрузив задачи из головы и определив их место, ты сможешь увидеть реальный объём предстоящей работы, перестать тревожиться и начать управлять временем лучше. А ещё освободится много энергии для созидания! Ну класс же 🙂