Как свести план-факт и наконец-то перестать страдать

Рассказываем, как планировать командную работу, чтобы ожидания и реальность встретились в одной точке. Ну, или хотя бы рядом

Это команда сервиса управления проектами и задачами WEEEK. В блоге мы делимся способами организации работы и личной жизни. А ещё рассуждаем о том, как применять их на деле, потому что реальность всегда вносит свои коррективы.

Типичная ситуация: проектный план согласован, сроки утверждены, команда окнула. Но уже через неделю становится понятно — что-то пошло не так. План-факт разъезжается, и никто не может определить, где именно случился сбой и почему. Спешим на помощь:

Что на самом деле ломает планы

Как синхронизироваться с командой

Загруженность: почему так важна

Как перестать гадать и начать управлять

План — это предположение о будущем: что мы успеем, с помощью каких ресурсов и за какой промежуток времени. Как и любая гипотеза, план редко совпадает с реальным положением дел, поэтому его нужно проверять и корректировать. Пример:

Команда маркетинга планирует месяц: запуск рекламной кампании, серия из пятнадцати постов в блог, подготовка вебинара и обновление лендинга. План выглядит красиво: всё чётко расписано по датам, задачи распределены, дедлайны уже дышат в спину.

На второй неделе месяца отдел продаж приносит срочный запрос: нужен отдельный лендинг и рассылка под нового крупного клиента с горящей пометкой «желательно к пятнице».

Давай пофантазируем, что в худшем случае будет дальше?

1. Никто не пересматривает план. Вместо вопроса «что теперь важнее?» команда пытается сохранить всё как есть. Новую задачу просто добавляют сверху.

2. Команда постепенно выгорает. В календаре нет буферов. Любая внеплановая работа автоматически означает переработки. Люди начинают делать задачи параллельно, переключаясь каждые 20–30 минут.

3. Нет диалога по оценке сроков. Руководитель сам решает, что лендинг «можно собрать за два дня», и устанавливает срок. Дизайнер и копирайтер узнают об этом уже после. А когда оказывается, что по факту задача требует больше времени, начинаются сдвиги по другим проектам. Сгорел сарай — гори и хата.

Конечно, так бывает не всегда, но довольно часто. В примере выше мы описали три из трёх самых частых причин горящих планов. Но главная их суть — отсутствие коннекта с командой.

Если бы нас спросили, что хуже всего влияет на взаимодействие с сотрудниками, мы бы уверенно ответили: незафиксированные решения. Они существуют везде и сразу, но никак не соберутся в единой точке, чтобы помочь команде работать слаженно.

Разное восприятие увеличивает дистанцию между ожиданиями и реальностью. Чтобы приблизить факт — к плану, важно синхронизироваться с командой и убедиться, что каждый сотрудник имеет доступ к прозрачной информации.

Полезный инструмент здесь — документы с общим доступом, где фиксируются любые договорённости. Порядок начинается с описания каркаса проекта: целей, сроков, зон ответственности и критериев результата.

Например, в таск-трекере WEEEK есть База знаний, которая доступна на бесплатном тарифе. Внутри сервиса можно создать целую библиотеку компании:

Когда единый источник правды сформулирован, можно переходить к оценке нагрузки.

Мы уже упомянули о том, что загружать команду по максимуму на этапе планирования бывает вредно: сложно выкрутиться в непредвиденной ситуации, коллеги трудятся на износ, процессы медленно рассыпаются — в общем, плюсов не будет.

Фокус на ресурсах и ограничениях команды сделает план сильнее. Частая ошибка — исходить из количества задач, а не из возможностей людей, которым предстоит их выполнять. Если опираться на реальную загруженность, прогнозы получатся точнее.

В зависимости от свободных часов коллег один и тот же объём работы может быть как выполнимым, так и совсем нереалистичным. Перегруженная команда всё равно начнёт спотыкаться — из-за сжатых сроков, интенсивного темпа и усталости.

Планирование без понимания загрузки — это гадание. Пока не видно, кто и насколько занят, предположить ход проекта на ближайший период можно только примерно. И вот сверка план-факта превращается в отчёт о том, почему снова не сошлось.

Управлять рабочим временем удобно через таск-менеджер. В WEEEK из раздела «Все проекты» можно перейти во вкладку «Загруженность» и увидеть объём задач каждого члена команды на одном экране:

Функция загруженности позволяет замечать отклонения от заданной нормы рабочих часов сразу же. Это превращает план из статичного документа в действенный инструмент и упрощает процесс принятия управленческих решений.

Чтобы оценить загруженность в WEEEK, нужно выполнить пять действий:

Шаг 1. Регистрируемся и создаём рабочее пространство — наш виртуальный офис. В левом углу экрана находим поле «Обновить тариф».

Настраиваем Pro и нажимаем «Получить две недели бесплатно». После завершения пробного периода можно будет продолжить работу в версии Free.

Шаг 2. Время проектов. Добавляем сколько нужно: если в планах организовать работу только своей команды, достаточно одного. Называем проект в соответствии со сферой деятельности: «Маркетинг», «Разработка», «Продажи» и так далее.

Шаг 3. Дальше идут доски. Здесь всё снова индивидуально. Маленькие команды могут уместить дела на одной доске. Если же направлений работы много, то лучше создать отдельную для каждого:

Шаг 4. Заполняем доски задачами. Колонка «К работе» собирает дела, которые только предстоит выполнить. Когда задачей начали заниматься, она двигается на следующий этап «В работе». Остаётся «Готово» — тут всё просто:

Шаг 5. Заполняем карточки задач. Особое внимание уделяем полям «Исполнитель», «Дата» и «Оценка времени» — эти показатели формируют диаграмму нагрузки:

Готово! Теперь можно переключаться во вкладку «Загруженность» и оценивать график рабочих часов команды. А значит, планировать с учётом реальной картины, вовремя перераспределять задачи и реже тушить случайные пожары:

Приоритеты, зафиксированные договорённости и прозрачная загрузка команды — три кита, на которых держится успешный план-факт. Грамотный подход к управлению даёт возможность предотвратить сбои и скорректировать курс вовремя. А это все нам надо, так ведь? :)

Как использовать Загруженность команды

Как мотивировать команду использовать таск-трекер

Как вести учёт рабочего времени