Внедрение «1С:УНФ»: бизнесмену пора менять мышление

Скажите честно какую ассоциацию у Вас вызывает слово «1С»? Готов поспорить, что вначале это будет слово «бухгалтерия», а на втором месте будет слово «учёт». Угадал? На самом деле я не угадывал, а просто обобщил свой опыт общения с руководителями и владельцами малого бизнеса, коему уже более двадцати пяти лет.

Чего только не используют для управления бизнесом: блокноты и тетради, электронные таблицы, планировщики и календари. Более продвинутые знают про «Битрикс24» с его возможностями управления задачами, про «Мегаплан» и «ПланФикс». Но как только начинаешь говорить про «1С» в управлении бизнесом, то нередко можно услышать в ответ: «Так я не про бухгалтерию - с этим у нас все нормально». Именно такой стереотип выработался у малого бизнеса за тридцать лет существования фирмы «1С».

А между тем, существует замечательная универсальная программа от «1С», которая называется «1С: Управление нашей фирмой». Честно говоря, мне больше нравится ее прежнее название «1С: Управление небольшой фирмой» - название точно отражает суть программы. Но мы далее все равно будем ее называть коротко «1С: УНФ».

Вначале немного теории. Чтобы была понятна концепция работы с программой. Процесс управления , чем угодно, состоит из четырёх основных этапов: планирование, исполнение, контроль, анализ. Вначале мы фиксируем наши намерения, что и как мы будем делать, какие показатели при этом должны быть получены. Потом мы приступаем к исполнению задуманного. При этом, мы фиксируем все, что мы делаем, и какие показатели при этом получаются - именно это является одной из важнейшей задач бухгалтерского учета, а не сдача отчетности в налоговую. Потом мы начинаем систематизировать полученные результаты, оценивать их, и, в конце, сравнивать с запланированными и думать над тем почему получен именно такой результат и что нужно изменить в нашем плане. Далее весь процесс начинается сначала.

Четко выделить и осознать в каждодневной рутине эти этапы можно тем легче, чем короче само действие, чем быстрее происходит переход от одного этапа к другому. Но если контролируемых процессов много, они занимают длительное время, идут параллельно или наслаиваются друг на друга, то удержать все в голове становится просто невозможно, систематизировать записи в блокнотах становится очень сложно, а количество электронных таблиц и связей между ними начинает зашкаливать. И здесь, как раз, на помощь приходят программы управления бизнесом. В том числе и та, о которой пойдет речь далее.

Любой бизнес начинается с его клиентов, с их потребностей. Не будет клиентов с их нуждами - не будет бизнеса. Столетиями в бизнесе выстраивались приемы работы с клиентами, их поиском, привлечением их внимания, выстраиванием взаимовыгодных условий сделки. Постепенно этот процесс взаимодействия с клиентами формализовался и превратился в систему - управление взаимоотношениями с клиентами. CRM - это, в первую очередь, методология, а не компьютерная программа, как думают многие.

В «1С: УНФ» существует много инструментов, помогающих в работе по привлечению клиентов и взаимодействию с ними. Они не столь разнообразны и автоматизированы, как в «Битрикс24» или «amoCRM». Но основные потребности малого бизнеса они закрывают - фиксация лидов и дневник работы с ними, телефония, работа с электронной почтой, постановка задач и контроль за рабочим временем, построение воронки продаж. «1С: УНФ» умеет работать с социальной сетью «ВКонтакте» и с «Телеграм». К сожалению, «1С: УНФ» не работает с продуктами FaceBook из-за чрезвычайной закрытости последнего.

В продажах очень часто спорят с какого момента считать, что лид перешел в стадию сделки. Мое личное мнение таково, что сделка наступает с момента, когда точно известна и зафиксирована потребность клиента в виде его предварительного заказа и условия исполнения этого заказа зафиксированы в договоре с ним. До этого момента клиент является потенциальным - лидом. В «1С: УНФ» имеются все стандартные механизмы работы со сделками: учёт заказов покупателей, учёт договоров и условий по ним, учёт отгрузки и оплаты, график оплат при соответствующем договоре, выставление счетов. Одновременно с этим фиксируются все события, связанные со сделкой: звонки, встречи, переписка, коммерческие предложения и согласования. Также имеются инструменты планирования продаж и последующего их анализа.

В разделе управления финансами помимо стандартных функций их учета есть и инструменты их планирования и анализа: составление и анализ исполнения бюджетов, платежный календарь, планирование доходов и расходов.

Управление производством считается одной из самых сложных функций в бизнесе. Здесь необходимо одновременно следить за наличием необходимых материалов, за своевременностью исполнения этапов производства и качеством изготовления, планировать распределение работ среди исполнителей и строить рабочие графики, вести учёт загруженности ресурсов, формировать калькуляции и технологические карты. И с этими задачами также справляется «1С: УНФ».

Помимо основных инструментов планирования и учета «1С: УНФ» содержит массу вспомогательных бизнес-инструментов: систему внутренних чатов между сотрудниками, почтовый клиент с возможностью завести почтовый ящик каждому сотруднику, систему личных и групповых календарей, возможность ставить задачи и отслеживать их исполнение и затраченное на них время.

Все эти функции реализованы в одной программе. Такой подход позволяет решать массу управленческих задач в едином месте, не переключаясь между разными программами и не тратя массу времени на поиск необходимой информации. В результате мы имеем универсальный инструмент коллективной работы по управлению бизнесом. «1С: УНФ» выпускается и в однопользовательском варианте, но, честное слово, я не понимаю для кого она нужна. Ведь если одному вести вести все разделы, то это будет отнимать уйму времени. А если пользоваться только некоторыми, то эффект от применения такой программы будет стремиться к нулю.

Разумеется «1С: УНФ» не идеальна. В ней есть и недостатки. Я бы отметил среди них отсутствие динамических спецификаций для сложного позаказного производства, отсутствие сложноподчиненных задач и диаграмм Ганта, работа только с сервисами Google, небольшое количество механизмов автоматизации процессов, не очень гибкую систему разделение доступа к отдельным элементам управления, отсутствие контроля за бюджетами людов, отсутствие хорошей документации с описанием концепции работы в программе для лучшего понимания сценариев работы в ней.

Насколько сложно внедрять «1С: УНФ»? Зависит от готовности самого бизнеса. Если в нем продуманы и зафиксированы все процессы, если есть точное понимание организации работы и четко очерчены все цели бизнеса, то особых проблем при внедрении нет. В этом случае оно занимает от одного месяца до полугода. Длительность зависит от количества и сложности процессов и уровня квалификации сотрудников. При этом, вопреки расхожему мнению, довольно редко приходится что-то «допиливать» в программе. Чтобы понять насколько хорошо «1С: УНФ» подходит для вашего бизнеса стоит обратиться к грамотному консультанту. Но никак не к программисту. Ещё я бы осторожно относился к продавцам программ от «1С». Прошу их не обижаться на мои слова, но негативный опыт, когда клиенту «впаривали» совсем не то, что ему реально нужно, у меня есть. Но главное - мышление самого руководителя бизнеса.

Все, что я описал выше, руководитель бизнеса должен очень хорошо себе представлять и сам уметь это делать. В Японии принято готовить менеджеров, начиная с этапа рабочего. Когда он сам лично стоит у станка. Это позволяет ему хорошо понимать любой из этапов бизнеса. Это позволяет правильно распределить полномочия. А то недавно я услышал от одного из директоров после презентации возможностей программы: «А когда я все это буду успевать делать?» Кажется, он забыл, что нужна командная работа. А другой, после вопроса о том, какие бы контрольные данные он бы хотел видеть в программе, ничего кроме суммы поступающих денежных средств и прибыли вспомнить не мог. Знаний по экономике предприятия ему явно не хватает.

Несколько слов обо мне. Опыт работы и внедрения программ от «1С» с 1993 года. В последние пять лет специализируюсь исключительно на «1С: УНФ». Опыт руководства коллективами от нескольких десятков до нескольких сотен человек. Опыт работы бухгалтером и главным бухгалтером около двадцати лет. В данный момент руковожу небольшим коллективом внедренцев «1С: УНФ». Есть опыт преподавания в высших и средних профессиональных учебных заведениях.