5 стратегий улучшения командной коммуникации
1. Обратная связь для команды
Обычно у каждого проекта или продукта есть четкие цели, сроки и основные этапы. Без эффективного взаимодействия в команде сроки могут быть сорваны, как следствие заказчик внутренний или внешний будет недоволен.
Важно понимать, что в эпоху офлайн коммуникаций стоило просто громким голосом сообщить на весь офис о каком-то достижении, и вся команда уже была в курсе. Сейчас же, когда очень большое количество информации, сообщений и имейлов не достигают адресата, вы можете наткнуться на ключевую проблему: кто-то что-то не увидел, забыл, потерял или упустил. И вместо того, чтобы ругать рассеянного, постарайтесь помочь ему.
Просматривая список поставленных целей, определите, кому действительно требуется регулярная информация о ходе выполнения нового этапа или фичи. После того, как вы определили кто эти люди, не забудьте своевременно доносить до них свежую порцию информации, например, когда ставится новая цель, достигается контрольный рубеж или изменяется крайний срок. Сейчас существует большое количество приложений, которые оптимизировали работу на digital формат, поэтому, несмотря на то, что сообщение в общем чате может быть успешно упущено, еще одно напоминание в приложении точно достигнет адресата.
2. Каналы для коммуникации
Неважно, работает ли ваша команда в офисе или на удаленке, вы можете использовать все разнообразие методов коммуникации:
Голосовые звонки
Видеоконференции
Чаты
Электронная почта
- Приложения для совместной работы
Выбирая метод важно помнить, о цели вашей беседы, количестве участников и результате, которого вы хотите добиться. Затем при общении убедитесь, что вы используете канал доступным и понятным способом для всех.
Например, вместо того, чтобы отправлять десятиминутное голосовое сообщение с повторяющейся и неструктурированной информацией, используйте Google Meet для быстрого разбора нового вопроса. Там вы сможете проговорить основные пункты, убедиться, что каждый понял, что от него требуется, а также ответить на вопросы по порядку, вместо того, чтобы получать односложные вопросы в общем чате.
Убедитесь, что все знают выбранный канал связи и способы доступа ко встрече. Например, что необходимо для корректной и удобной работы скачать приложение, а также пройти его пятиминутный обзор. Многие приложения (например, Notion) делают специальные обучающие видео, в которых объясняется, как ими пользоваться и как настроить приложение для каждого члена команды.
3. Взаимодействие один на один
Иногда возникают деликатные вопросы, к которым нужно относиться крайне осторожно. В таких ситуациях общение один на один часто является лучшим способом избежать недопонимания и сэкономить время.
Планируя такую встречу - лично, по телефону или через видеочат - подготовьтесь и покажите, что вы цените время своих коллег. Уточните их свободные часы, проверьте их календарь, а также постарайтесь заранее сообщить о теме вашего предстоящего диалога. Личные встречи также служат для укрепления доверия, давая вам больше шансов получить честную обратную связь и понять точку зрения другого человека.
4. Продуктивные встречи
Теперь давайте обсудим, как сделать встречу наиболее продуктивной:
- Делайте встречи короткими. Ограничьте их 50 минутами или меньше. Подготовьте свою речь так, чтобы она была лаконична и доносила самую важную информацию до коллег: никому не хочется долго слушать, как тимлид растекается мыслью по древу.
- Приглашайте только тех членов команды, которым необходимо присутствовать. Здесь также стоит не забывать о том, что время - ценный ресурс и сидеть на встрече по дизайну, команде бекэнда совсем не обязательно. Уважайте время своих коллег.
- Составьте подробную повестку дня и отправьте её всем участникам до начала встречи. Сюрпризы - это хорошо, однако только на праздники. Подготовил небольшой список вопросов, которые будут подняты на встрече, вы даете вашим коллегам возможность заранее к ней подготовиться. Следовательно, ваши вопросы по результатам внедрения какой-то фичи не станут неожиданностью: ответы будут даны сразу же, что сократит время встречи.
- Четко сообщайте, когда и как приходить: будь то в определенной комнате или через определенное приложение.
- Назначьте ведущего встречи, который будет ее вести, кто будет переключать слайды, а также последовательности выступлений.
- Следите за повесткой дня во время встречи. Даже если в процессе была затронута проблема, выходящая за пределы установленной повестки, предложите обсудить ее в конце встречи (когда основные вопросы будут разобраны) или перенести ее на следующий раз.
- Добавьте важные вопросы, не относящиеся к повестке дня, поднятые во время собрания, в повестку дня следующего собрания.
- Запланируйте следующую встречу в конце текущей встречи, чтобы ваши коллеги могли здраво распределить свое время.
5. Сначала подумай, потом спроси
Несмотря на то, что звучит достаточно очевидно, этого совету не всегда придерживаются. Очень часто бывает так, что одна и та же задача передается по кругу, хотя для ее решения можно просто зайти в Google.
Каждое взаимодействие должно иметь четкую цель. Определив цель предстоящего разговора, спросите себя:
- Я действительно не смог(ла) самостоятельно найти ответ на свой вопрос?
- Чего я хочу добиться от этого разговора?
- Придется ли мне позже вернуться к этому разговору или показать его подробности другим?
Обдумав эти вопросы перед тем, как начать общение, вы сможете сэкономить не только драгоценное время ваших коллег, но и свое.
Эффективное общение приносит множество преимуществ команде, а значит, и вашему продукту. Вы можете эффективно общаться на рабочем месте, избегая пустых разговоров и непродуктивных встреч, выбирая лучшие способы донести свою мысль и следя за тем, чтобы регулярные отчеты о ходе работы сообщались всем, кто в них нуждается.