Формула С: как организовать корпоратив в стиле гонок и собрать более 5000 сотрудников

В этом году Самокат пришел еще в 18 российских городов, а штат компании увеличился более чем в 2 раза. В октябре онлайн-ритейлер отметил день рождения и нам нужно было отпраздновать это событие. Как мы смогли сделать это с пользой и вау-эффектом, рассказывает директор Самоката по организационным изменениям и персоналу Юлия Глотова.

Пит-стоп в обстановке секретности

19 октября Самокату исполнилось 4 года. Последние полгода компания росла очень быстро: открывали по 4 новых города в месяц, нанимали сотни сотрудников, увеличили количество заказов в несколько раз.

Культура Самоката очень легко считывается, но у нас не было обстоятельного разговора с сотрудниками, что для нас важно и чем мы отличаемся от других.

Перед очередным рывком нам нужно было обсудить наши ценности, чтобы все сотрудники понимали общие ориентиры.

Скучные объявления не работают. Нам нужно было что-то яркое, запоминающееся, доступное и офлайн, и онлайн для наших сотрудников из других городов.

Для всех сотрудников компании событие планировалось как сюрприз. Поэтому корпоратив со стороны Самоката готовили шесть человек в обстановке строжайшей секретности, помогало нам агентство-подрядчик. Я с командой внутренних коммуникаций управляла созданием процессов, таймингом, бюджетом, логистикой, выступлением спикеров, подготовкой презентаций.

Поначалу все в компании думали, что это будет традиционная встреча о результатах и планах в Zoom, которые проводим регулярно. То есть, было понятно, что все будут свободны в определенный день и час, точно будут на празднике.

Только накануне мероприятия мы анонсировали важное событие, посвященное ценностям компании и пригласили подключаться всех сотрудников и курьеров-партнеров.

Три недели подготовки

Весь праздник подготовили за три недели, в перерыве перед очередным продвижением Самоката в новые города. Активная подготовка началась в середине сентября, событие прошло 13 октября.

Мы генерили разные идеи и остановились на концепции Формулы 1. С одной стороны, это очень хорошо отражает нашу ценность — устройство по типу автогоночной команды, с другой, гонки яркое эмоциональное спортивное событие, за которым следит весь мир.

Площадку, сценарий, тезисы выступлений спикеров и ключевые нюансы согласовали с агентством-подрядчиком всего за полторы недели.

Событие организовали в концертном зале Music Media Dome. Сутки монтировали необходимое оборудование, строили сцену, рампу для скейтеров и велосипедистов, прожекторы.

Идея прямой трансляции с механикой вовлечения в оффлайновые активности родилась, когда мы обсуждали, как создать эффект объединения всех сотрудников компании, где бы они ни находились. Нам было нужно, чтобы каждый почувствовал сопричастность, использовал очень привычные для всех Zoom (там основатели Самоката проводят регулярные встречи с сотрудниками) или YouTube. Более 5000 зрителей смотрели трансляцию онлайн, на площадке было 250 человек.

О чем рассказывали сотрудникам

Ключевой частью шоу был разговор о ценностях компании. Выступали основатели компании Вячеслав Бочаров и Родион Шишков. Они показывали фото самых первых скромных дарксторов, серверов, первого чека.

Затем руководители функций объясняли, как ценности компании воплощаются в реальной жизни. Как на их основе принимаются решения, строится работа каждого подразделения. Перед выступлениями со спикерами занимался тренер по ораторскому искусству.

В финале каждого выступления спикер прикреплял к розовому болиду с надписью Формула С одну из деталей. В начале праздника он был полностью разобран, к финалу общими усилиями мы собрали автомобиль. Он сделал круг почета с флагом города-победителя Тюмени.

Многие спикеры приносили на выступление подарки: настольные игры, книги, подарки-сюрпризы. Получал подарок зритель, которого выбирали ведущие. Они направляли на экран с отображением множества окошек с лицами из Zoom лазерную указку. Так как все участники трансляции не помещались на экраны одновременно, изображение менялось раз в несколько секунд. Поэтому выбор получателя подарка стал лотереей.

Шоу и соревнование

Чтобы поддержать атмосферу события, мы пригласили топовую команду экстремалов, членов Олимпийской сборной России по BMX под руководством чемпиона Павла Алехина.

Они выполняли сложнейшие двойные прыжки на велосипедах, самокатах на рампах и трамплинах. Спортсмены говорили, что впервые выступали перед онлайн-аудиторией.

Соревнования — отличный объединяющий элемент, который подчеркнет концепцию гонок. Мы решили также включить их в программу. Из каждого города присутствия Самоката приехали по трое курьеров. В результате у нас получилось 22 команды по три человека. По приезду они участвовали в репетиции праздника, ездили на экскурсию по Москве, посещали офис Самоката и дарксторы. Мы рассчитываем, что так они напитались культурой компании и «повезли» ее в свои города.

Побеждала команда, которая лучше всех выполнила задания на площадке и зарабатывала баллы за правильные ответы на вопросы о компании.

В чате своего города участники соревнования могли получить подсказку от коллег по Самокату для ответа на сложные вопросы (например, в одном из конкурсов был вопрос как, изначально назывался сервис «Самокат»). В чаты городов отправлялись, например, вопросы, связанные с речью ранее выступавших спикеров. И те, кто внимательно слушал выступления, могли легко ответить.

В доказательство одной из ценностей компании, состоящей в том, что любой сотрудник может бесконечно расти, а топ-менеджеры могут выполнять самые разные функции, в конце шоу все выступавшие топ-менеджеры встали на самокаты и соревновались в скорости друг с другом. Затем возле собранного розового болида основатели Вячеслав Бочаров и Родион Шишков, члены команды-победителя соревнований из Тюмени, открыли шампанское и полили им всех присутствовавших. Как и заведено на Формуле 1.

Результаты

Позитивный отклик. Адреналин на площадке зашкаливал. Нам удалось создать эмоциональный праздник. Еще несколько дней после него мы получали сообщения сотрудников о том, как это было масштабно и круто. Говорили, что как будто посмотрели хорошо сделанный онлайн-концерт. Все удивились. Мы, агентство-партнер, спикеры больше экспериментировали при подготовке, чем уверенно создавали грандиозное шоу.

Тимбилдинг в городах присутствия. Благодаря механике события, команды болели за участников из своих городов. У Самоката в каждом городе присутствия появился свой чат. Там сотрудники офиса, курьеры, директора центров формирования заказов.

Заложили традицию. Город-победитель Тюмень получил кубок. В дальнейшем мы хотим развивать эту историю и сделать кубок переходящим трофеем из города в город. Пусть такой праздник станет нашей традицией.

Теперь мы хотим сделать такой праздник традиционным и аналогичные в каждом городе присутствия.

В любом случае мы сами задали себе очень высокую планку и теперь ей нужно соответствовать.