Тайм-менеджмент и личная эффективность руководителя: 7 правил

Владельцы бизнеса и руководители очень перегружены. Как организовать свою работу так, чтобы она была эффективной, позволяла достигать целей, но при этом находилась в гармонии с другими сферами жизни? Помочь в этом может тайм-менеджмент. Но многие, начав составлять списки задач на день, быстро бросают. Это приводит к разочарованию в самом себе. В материале поделюсь своими успешными правилами тайм-менеджмента и расскажу об инструментах, которые позволят не бросить это занятие через неделю.

Держите внимание на целях

Обычно, когда мы слышим слово «цели», то думаем о чём-то глобальном, что полностью изменит наш бизнес. Например, открыть ещё один магазин, увеличить объём продаж. Но я имею в виду цели, которые вызывают эмоции лично у вас. Директор обувного магазина мечтает свозить свою любимую на Мальдивы. Замечательно! Эта цель вызывает эмоции, её хочется достигать.

Когда вы занимаетесь тайм-менеджментом, то, конечно, планируете много вещей в бизнесе, в делах. Но всегда держите внимание на целях, которые наполняют эмоциями лично вас. Безусловно, у руководителя торговой компании есть цель к концу месяца выйти на определённый объём, поработать над ассортиментом товаров, в перспективе открыть новые филиалы. Но все эти цели очень логичны и аналитичны. Когда вы долго находитесь в этой игре, они перестают приносить какое-то удовлетворение, не заряжают эмоционально.

Реалистично оценивайте имеющееся время

Чётко определите, сколько на самом деле у вас есть времени на достижение цели. Некоторые люди чрезвычайно оптимистичны в этом. У нас 40 рабочих часов в неделю. Но я видел тех, кто умудряется впихнуть в свой рабочий план задач на 80 часов.

Это не приведёт ни к чему хорошему. Вы станете загнанной лошадью. Инструменты тайм-менеджмента будут делать из вас раба, создавать только боль, и в конечном итоге вы захотите от них избавиться.

Не совершайте эту ошибку, а планируйте реалистично. Тайм-менеджмент совершенно не заключается в том, чтобы заставить себя работать в два раза больше. Он помогает вместить в 35–40 часов приоритетные задачи, уделить внимание именно тому, что принесёт результаты.

Я всегда планирую рабочую неделю, исходя из того, что у меня будет 35 рабочих часов, потому что я знаю, что жизнь подбросит мне что-то непредсказуемое, и время на задачи вне плана всё равно придётся выделять.

Моя работа связана в основном с длительными проектами. Периодически (раз или два в году) я переоцениваю время, которое мне необходимо на них затратить. Часто мне приходится рубить какие-то проекты, снижать приоритеты, от чего-то вовсе отказываться. Некоторые из них могут в перспективе заставить меня работать по 60 часов в неделю, а это нереально.

Планируйте не только работу

Если вы хотите, чтобы в вашей жизни было место семье, друзьям и развлечениям, заботе о здоровье и занятиям спортом, это необходимо планировать. Все активности должны стоять в календаре и быть учтены в вашем тайм-менеджменте. Если вы не запланировали удовольствие в жизни, в вашей жизни удовольствия не будет. Работа съест всё ваше время.

Подойдите к этому ответственно, ведь работа в моменте будет всегда казаться вам более важной. Но, оглянувшись назад, вы не будете рады, что потратили всю жизнь исключительно на неё.

Записывайте всё

Тайм-менеджмент — это не то, что вы делаете в голове. Всё должно быть записано либо в календаре, либо в ваших заметках. Разум и память всегда будут подводить. Сиюминутные проблемы и сложности отвлекают нас.

Но тайм-менеджмент — это серьёзная аналитическая работа. И, для того чтобы не забыть о чём-то важном, необходимо фиксировать всё в письменном виде (бумажном или электронном). Это позволит не сбиться с приоритетов.

Вам в голову пришла мысль провести мероприятие, пройти курс, научиться чему-то. Сразу же, пока вы не остыли, пока вас наполняют эмоции, внесите идею в календарь. Укажите, в какой день (или на какой неделе) вы это реализуете. Поставите цель в свой тайм-менеджмент, и она осуществится.

Анализируйте ошибки

Вы начинаете планировать и примерно оцениваете время, которое понадобится вам на выполнение задачи. Предполагаете, что на встречу с клиентом уйдёт два часа, на изучение документов — час.

Но, так как вы новичок, то ошибок не избежать. Большинство людей, видя, что они что-то не успевают или делают дольше запланированного, расстраиваются и бросают планирование. Они думают, что тайм-менеджмент не работает вообще. А это просто технические ошибки.

Невозможно с первой попытки освоить профессиональный инструмент. А планирование и управление временем им и является. Поэтому в начале дня обязательно нужно проанализировать план предыдущего, понять, что и почему не получилось. Как правило, причина в мелких ошибках, в чём-то, не принятом во внимание. Но здорово, что на основе этой информации сразу же можно подкорректировать план на следующие дни.

Таким образом, с каждым днём планирование будет становиться всё более реалистичным и правильным. И тогда оно будет приносить много удовольствия!

Выделяйте время на планирование

Планирование также требует времени, и его обязательно нужно выделять. На оценку результатов предыдущего дня и корректировку планов следующего можно потратить 15 минут, лёжа в постели. Кому-то удобнее делать это вечером, но планирование должно стать постоянной рутиной, полноценной частью вашей жизни.

Жизнь всегда будет казаться важнее, чем её планирование, и это нормально! Но выделять время необходимо, иначе все планы, которые вы строите, будут рассыпаться.

Ведите дневник

Дневник для меня — нечто особенное, ведь там мы записываем ключевые события, важные идеи, следим за тем, как меняются интересы или цели. Люди, которые ведут дневник, получают невероятный результат.

Мы всегда живём в моменте, наша точка зрения постоянно меняется, но мы даже не можем вспомнить, как смотрели на вещи неделю, месяц или год назад. Планы — это о будущем, а дневник — о том, что с нами происходило.

Иногда возникает ощущение, что мы работали над целями всегда и будем продолжать делать это ещё долго. Из-за этого кажется, что нет никакого прогресса. Дневник позволяет почувствовать, что жизнь действительно изменилась, стала более эффективной. Необязательно делать записи ежедневно, достаточно моментов, когда происходит что-то хорошее, меняется точка зрения. Возвращаясь к дневнику, вы поймёте, насколько сильно выросли, стали успешнее и компетентнее.

Множество великих людей, о которых мы читаем в книгах, чьи истории жизни воплощены в гениальных фильмах, вели дневники. И они делали это не для потомков, а для себя! Почему бы и вам это не делать?

Применяйте семь золотых правил тайм-менеджмента, и ваша жизнь станет гораздо более интересной и целесообразной. Вы будете получать от неё гораздо больше удовольствия!

- Александр Высоцкий для MC.Today