Смотреть
30 дней бесплатно
Смотреть
30 дней бесплатно
Условия просмотра: clck.ru/h7Vx2
18+
УЖЕ В ПОДПИСКЕ
Личный опыт
Алексей Шеин

«Я посчитал, что за год потратил на совещания 516 часов» – история одного маркетолога об оптимизации встреч

Привет, я Алексей Шеин. Руковожу маркетингом в «Мастерской цифровых решений». Как глава отдела много времени провожу на встречах, особенно, по понятным причинам, в онлайне. Недавно я всерьез заинтересовался оптимизацией времени, которое тратится на совещания.

С уходом на удаленку мы адаптировались к онлайну. Не могу сказать, что это был легкий процесс. Бывали «дни-совещания», когда времени не оставалось даже на обед. Планерки, обсуждения, созвоны — они стали съедать много времени. Я не говорю уже про решение задач вне встреч: из-за вереницы созвонов просто не успевал их качественно обрабатывать. В этой статье я расскажу, что сделал для улучшения процесса переговоров.

Сколько времени тратил на совещания

Как-то раз я решил посчитать, сколько часов уходит на встречи. Хотелось осознать масштаб проблемы. Формула грубовата, но среднее количество из нее можно вывести.

Совещания я ставлю в календарь, поэтому собрать статистику и просуммировать продолжительность рабочих встреч за месяц не составило труда. Результат умножил на 12 и получил цифру за год.

У встреч был разброс в продолжительности: были и получасовые совещания, и «тяжеловесы» на 4 часа.

Вот одна из моих «любимых» историй. Как-то работал в компании, и у нас был созвон на 7 человек. Он начался в 17 часов, а закончился во втором часу ночи. За это время я успел поесть, уложить детей, переделать домашние дела. Самое обидное, что разговор прошел впустую – в ближайшую неделю договоренности изменились.

После подсчета часов вышло, что за последний месяц я провел 43 созвона с длительностью ~54 минуты. Округлим до часа и умножим на 12.

43 х 12 = 516

516 / 8 = 64,5

516 онлайн-встреч продолжительностью 516 часов или 64,5 рабочих дня за год

P.S.: если кто-то из вас тоже считал количество часов, проведенных на совещаниях, делитесь в комментариях, как вы это делали.

То есть 64,5 рабочих дня уходят просто на совещания. Это ~3 месяца при 5-дневной рабочей неделе. При этом я буду лукавить, если скажу, что все встречи были эффективными.

Первое, что пришло в голову: «Надо срочно остановить это безумие!» И возник вопрос: а так ли нужны все эти совещания и встречи? Не слишком ли часто проводятся, достигаются ли результаты? Поразмыслив, я пришел к выводу, что все же бОльшая часть нужна. Просто не хватает оптимизации.

Какие инструменты использовал для оптимизации

Я не мог взять и отсечь бОльшую часть совещаний, сказав: «Ребята, сори, тут без меня». Иногда так можно делать, но в большинстве случаев я был нужен, особенно на удаленке, к которой мы притерлись не сразу. Сотрудникам было важно видеть включенность и доступность руководителя отдела. Но и пускать все на самотек не хотелось, поэтому задумался над оптимизацией времени.

Совещания внутри компании особенно дорогие: на них тратится время сотрудников, а оно стоит денег. При этом на удаленке эффективность созвонов ниже.

Я стал пробовать разные инструменты, приемы и подходы. Ниже привожу мой топ инструментов и приемов, которые помогают экономить время:

#1. Целевая картина совещания

Если указана расплывчатая тема собрания либо непонятны цели, то вы уже знаете, к чему это ведет. Через полчаса после начала встречи все начинают залипать в экраны смартфонов, разбирать почту и слушать вполуха. Из-за этого теряется динамика встречи, и она выходит за рамки тайминга. Представьте, сколько времени было загублено таким образом.

Выработать привычку готовиться ко встречам у себя и сотрудников помогает целевая картина совещания. Как ее подготовить:

  • прописать цель совещания;
  • определить состав участников;
  • составить повестку и список вопросов, разослать участникам;
  • определить тайминг совещания и выступлений.

Что надо сделать после совещания:

  • свериться с повесткой: все обсудили? ничего не забыли?
  • прописать, какие решения были приняты по итогам;
  • установить договоренности по контролю задач: кто вносит их в план, какие дедлайны, кто следит за исполнением.

Звучит просто, но попробуйте делать это перед и после каждой встречи. И не за 5 минут до начала, а хотя бы за несколько часов. Тут-то и кроется ловушка регулярности. Речь об игнорировании базовых подходов. Человеку свойственно так делать: например, нам с детства говорят мыть руки, когда приходишь домой. Но люди все равно не делали этого регулярно. Только острая необходимость в виде пандемии поменяла подход. Нечто похожее происходит и в совещаниях: мы знаем, что нужно уделить время подготовке, но применяем «авось-подход».

#2. Устроить голосование по вопросам

Для решения некоторых вопросов проще сделать голосование и увидеть цифры, чем выслушивать мнение каждой стороны в отдельности. Например, можно использовать голосования в чатах в Telegram, а во время встречи посмотреть на результаты, выслушать пару замечаний и принять решение.

#3. Назначить куратора или секретаря собрания

Это практика из Agile, я думаю, тут многие о ней знают.

Хорошо, когда вам помогает куратор или секретарь собрания. Он ведет запись основных договоренностей, помогает держать русло беседы, рассылает участникам репорты со встреч. Еще лучше, когда куратор — это сотрудник, не принимающий активного участия в беседе. Плохо, когда человек и следит за встречей, и пытается закрывать свои задачи с помощью звонка.

#4. Ограничить количество участников

На встрече не должно быть много участников, иначе все превращается в балаган. Так происходит, потому что люди чувствуют себя невовлеченными. Вот представьте: вас 7 человек и каждый должен участвовать в обсуждении. Людям от такого некомфортно: кто-то начинает нервно ерзать, стараясь вклиниться в разговор и показать, что он не зря тут тратит рабочее время, а кто-то переключается на другие дела и выпадает из повестки. В итоге время идет, а работа буксует. Чтобы свести к минимуму этот риск, нужно стараться уменьшить количество участников — до 3-5 человек.

«К этому пункту у меня есть безумная история. Ей уже 10 лет, но оцените подход. У одного из клиентов была традиция: раз в неделю собирать подрядчиков и по 2-3 представителя руководства из филиалов. В сумме 45 человек, все оффлайн. На этих совещаниях руководство прилюдно снимало директоров региональных офисов, если всплывали недочеты. Подрядчикам тоже доставалось. Но хуже всего было то, что встречи никто всерьез не воспринимал — важных вопросов решать не получалось. Никакой конкретики, хаос длиной в пару часов и показательные порки. Но приходилось слушать о работе других подрядчиков, пока очередь не дойдет до меня и «моего» филиала-клиента. Сейчас такого не встретишь, но еще каких-то 10 лет назад это было нормой.

Тем не менее не считаю, что можно обойтись без совещаний. При правильном подходе это — базовый элемент управления компанией. А количество и качество встреч — предмет внимания руководителя».

Алексей Голиков
Генеральный директор «Мастерской цифровых решений»

#5. Ввести практику индивидуальных встреч

Это экономит время сотрудникам. Ребята подключаются по очереди на планерку, и им не приходится слушать про задачи коллег.

Лирическое отступление о проблеме совещаний в целом

Проблема неэффективных совещаний в том, что в России нет культуры переписки. Про свежий формат аудио- и видеовстреч даже говорить не стоит — с переходом в онлайн обнажились все проблемные места в организации встреч.

Вот ситуация: как-то раз я организовывал рабочую встречу с итальянцем. Мы выбрали дату и время. Утром в день встречи я написал ему: «Всё ли в силе?», на что получил удивленный и строгий ответ: «Если бы что-то изменилось, я бы уже сообщил». Тогда я понял, в чем различие российского опыта и зарубежного — мы необязательные и можем забыть о встрече, сообщить об изменениях в последний момент.

Подход к совещаниям в бизнесе хаотичный. У нас любят пачками назначать встречи. Но мало кто к ним готовится, часто нет повестки, протокола, результаты не доносятся до сотрудников, исполнение задач не контролируется. В общем, налицо древняя русская традиция: собрались, поговорили, прошло несколько месяцев, а воз и ныне там. Собрали новое совещание – и так по кругу.

Цифровизация скоро дойдет и до совещаний и не в виде полумер, а в виде качественных решений. Нам не хватает инструмента, где без дополнительных кликов и движений можно набросать задачи, прикрутить их ответственным и поставить сроки. То есть да, есть Google Календарь, EASY TASK и другие инструменты. Но постоянно перелинковывать их между собой — долго. Материалы совещаний хранятся в большом количестве источников. И это боль.

Какие есть тренды в онлайн-совещаниях

Не претендую на то, что этот список исчерпывающий. Он основан на моем собственном изучении и понимании проблемы:

  • Автопротоколирование. Перспективный инструмент: система переводит аудиопоток созвона в текстовый с разбивкой на фразы участников. Или в аудиозаписи проставляются таймкоды с номерами поручений.
  • Автоматизация расчета времени, потраченного на совещания в специализированном ПО.
  • Интеграция с мессенджерами — чтобы, подключив бота к разговору, можно было вести встречу как в аудио, так и в текстовом варианте. Существующие варианты пока далеки от совершенства: чат в Zoom нельзя сохранить, а видеосвязь в том же Telegram пока что хромает по качеству соединения.
  • Голосовая постановка задач — если вспомнить Алису от Яндекса или Салют от Сбера, то там можно совершить действие просто сказав фразу, например, «Алиса поставь будильник на завтра на 7 утра» или «Салют, переведи 7000 рублей Ивану Федорову».

Что в итоге

Сейчас я трачу на совещания столько же времени, сколько и раньше. Но при этом качественно изменилась их структура. Например, раньше 10 часов в неделю уходило на совещания с 3 людьми. Сегодня на этих 3 человек уходит ~3 часа, еще 5 — на совещания в индивидуальном формате. Мои сотрудники стали меньше времени проводить на встречах, а значит, уменьшилась и средняя стоимость совещания в компании.

Алексей Шеин
Руководитель отдела маркетинга «Мастерской цифровых решений»
0
121 комментарий
Написать комментарий...
Ольга Павленко

Все, что говорит автор - понятно и говорено уже раз сто.

Но когда глава компании сам устраивает балаган, когда стиль "поговорим всем отрядом до 2 часов ночи" - часть корпоративной культуры - никакие статьи не помогут. Вы голову боссу не вылечите и структуру митинга не измените.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шеин
Автор

Ну этому боссу уже не вылечу, потому что больше там не работаю)) Теперь работаю в компании, где меня слышат)

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Оперативный Даниль

Ольга, Вы, как всегда, правы.

Но, боюсь, вас в комментариях атакуют адепты секты "я собственник, я тут главный, мне никто не указывает, как хочу так и руковожу, я вам плачу деньги".

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
Isuzu Dzanarnoghno

Ооооо! Плюсую!
Я в свое время в одной компании задолбался с этим.
Вроде, и регламенты написаны, и персонал в курсе. Но в итоге в повестке одно, а в протоколе совершенно другое. И временные рамки полностью нарушены.
Не стал особо сильно бороться только потому, что начальница была крайне креативной и как раз в процессе этих... блин... ну, посиделок, наверное генерила неплохие идеи.
Но это исключение. А в целом для другого бизнеса - бич.

Ответить
Развернуть ветку
Art

Нет ну вот планёрка отрядом на час раз в неделю все равно должна быть. А если новые сотрудники в компании - они с этой удвоенкой без планёрок вообще будут себя чувствовать одиноко как в пещере

Ответить
Развернуть ветку
7 комментариев
Василий Степанофф

Закон Митчелла: Любую проблему можно сделать неразрешимой, если провести достаточное количество совещаний по её обсуждению.

Ответить
Развернуть ветку
Art

В том числе проблему длины совещаний😂

Ответить
Развернуть ветку
Andy Lenty

Ну посчитал и посчитал.

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Плиева

че бухтеть-то

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шеин
Автор

Мир должен об этом знать)

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт заморожен

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко

А вот это интересный вопрос! Менеджмент среднего и высшего звена, как водится, имеет сильно ненормированный день.. Поэтому, такие посиделки выливаются, часто, в персональные трудозатраты - менеджер потом свою работу должн делать в обязательном порядке после этих общественных мероприятий.

Если бы все укладывалось в 40 часовую неделю, плюс печеньки на совещаниях - все было бы приятно

Ответить
Развернуть ветку
8 комментариев
Алексей Шеин
Автор

Оплаченных. Но я работаю не только ради ЗП))

Ответить
Развернуть ветку
9 комментариев
Неопределенный Илья

А если посчитать сколько времени тратить на рабочие процессы можно застрелиться сразу)
А если серьёзно, просто нужны границы.
Заранее озвучена повестка встречи и ее тайминг.
Без воды выступление 1 человека 2-5 мин.
Итоги встречи.
Постановка задач
Назначение часа Ч.
И тогда всегда получаем вовлеченность и отсутствие потраченного времени

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Милюков

Ну да, а если фаундер или СЕО мнет письку на 3 часа...

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Алексей Шеин
Автор

Именно так, все понимают, но мало, кто делает)

Ответить
Развернуть ветку
Isuzu Dzanarnoghno
А если серьёзно, просто нужны границы.

Заранее озвучена повестка встречи и ее тайминг.

Вы не совсем правы. То, что Вы описали больше походит на собрание уровня правления компании.

Задача же совещаний (если мы не говорим про какие-то внутриотделовые летучки) - скоординировать мнение разных отделов (зачастую противоречащих друг другу) насчет какого-нибудь вопроса в присутствии модератора (вышестоящего лица, которое и принимает решение). И тут - дискуссии, и потому тайминг неуместен.

Раздражжжает другое. Когда начинается обсуждение с того, например, "нужен ли нам новый формат аптек", а в итоге начинает обсуждаться в какой цвет двери красить, нужны ли автоматические двери и пр.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Ольга Плиева

Ну начинается: а на Западе лучше. Особенно смешно слышать про итальянца. Они вообще самые необязательные люди на свете))))) Автору попался какой-то чел, который решил перед ним выпендриться, видимо.

То же самое испанцы - спокойно могут опоздать на встречу на 6 часов (есть история знакомых, они в посольстве работают), и им как бы норм.

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Плиева

Это я к тому, что не надо идеализировать Запад. Их единственное отличие в том, что они до последнего не признают проблему на проекте, в отличие от нас. И будут всеми силами убеждать, что все круто. Поэтому такое ощущение, что "они" чем-то лучше.

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Damir Shafikov

Подпишусь под каждым словом. Американцы тоже так себя ведут. Слишком долго нам внушали что мы хуже, поэтому когда сталкиваешься с реальностью дико бомбит :)

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Р М

Это называется средиземноморский стиль) и хорошо, когда есть возможность его придерживаться :))

Ответить
Развернуть ветку
Evil Pechenka

Если кратко — видеовстречи не нужны вообще. Ну т.е. они занимают дохрена времени, несут массу ненужной видеоинформации и крайне непродуктивны.

Максимум голос и это больше не для работы, а для социальных функций, чтобы было больше «дружбы» и «на одной волне».

Рабочие задачи закрываются в удобных онлайн-инструментах.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шеин
Автор

Ну как сказать. Вот прилетела вам откровенно бесполезная задача, и вы уверены, что ее выполнение не решит проблемы, а время ваше и ваших сотрудников сожрет. И у вас был бы шанс объяснить, что нужно сделать для решения проблемы, но совещания не было, а только директивная постановка задачи в таск трекере.

Ответить
Развернуть ветку
5 комментариев
Anton Ilabanau

и митинги и таски нужны. рабочие видео на самом деле оч хорошо, стимулирует и сближает удаленные команды.
и без дебильных аватарок как в статье, именно лайв видео.

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Милюков

Ну да, ну да. Опять приплетаем Рашку. а в Штатах по вашему нет проблемы митингов бесполезных?

Ответить
Развернуть ветку
8 комментариев
Виктор Ефимов

Культуры переписки явно где-то нет, но почему именно в России? По-моему это проблема отдельных компаний, и конечно отдельных людей.

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Dima K.

Давайте уже признаемся сами себе: большинство созвонов это просто создание видимости работы и переливание из пустого в порожнее. Вы упомянули Agile - так вот она и предназначена для того, чтобы каждый сотрудник знал список своих задач, работал над ними и синхронизировался с остальными. Практически все вопросы можно решить в переписке двумя-тремя предложениями и не обязательно для этого созывать очередной созвон. Меня на удаленке эти созвоны больше всего раздражали - пол дня прошло, а ничего не сделал, только созванивался.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шеин
Автор

Это работает, когда есть конечный список задач у сотрудников, у маркетологов он бесконечный, ограничивается только фантазией руководителя)

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Anna Superlook

А мне нравятся совещания, особенно если на них есть: печеньки и конфетки)

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шеин
Автор

Это вам не совещания нравятся, а быстрые углеводы, которые эндорфинчиков вам в кровь доставляют)

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Ольга Павленко

тогда уж лучше "блэкджек и эти... " ))

Ответить
Развернуть ветку
Раскаяние и Мармелад

Где то год назад была хорошая статья на одном сайте, про то как Джефф Безос ведёт совещания - там говорилось что все кто с ним встречаются, должны заранее написать план отчёта, потом сократить количество слов в 2 раза, а затем из получившегося ещё сократить в 2 раза.

"Краткость - сестра таланта" если коротко.
Поучительно.

Ответить
Развернуть ветку
Раскаяние и Мармелад

Но тут многие задумаются - ведь главный плюс в данной задаче это экономия времени Безоса, в то время как подготовителю отчёта потребуется потратить на всё это времени гораздо больше.
Отсюда возникает вопрос - а можно ли научиться высказывать свои мысли быстро и без воды, если ты по роду специальности всегда говоришь много и с подробностями?

Ответить
Развернуть ветку
Nice Man

Мастерская цифровых решений.

Цифровых)) Сидят и решают: 10001101010110

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шеин
Автор

Ну наконец-то! Хоть кто-то понял. Ура! А "цифровизация общества" — это чипирование людей.

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Styazhkin Maxim

Сюда же мне кажется надо расписать такую вещь, как отдельный мессенджер для работы. Мне кажется, что многие сталкивались с вопросами от не совсем «осознанного» руководства в те же 2 часа ночи.
Про звонки когда угодно без регламента - прям боль(

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шеин
Автор

Про рабочие мессенджеры тема для отдельной статьи)

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Митин

А я в прошлом году на доту 1000 с хвостиком

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Плиева

наконец-то по-настоящему интересная статистика

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Милюков

Не вижу проблем, с многочасовыми митингами в онлайне. У меня время оплачено, если вместо работы надо часами зевать перед монитором, ладно. Это лучше, чем было в оффлайне, когда надо сидеть в переговорке часами.

Ответить
Развернуть ветку
Anna Superlook

В случае если начальник не самодур, а то бывает знаете, совещаешься так вот по три часа, приходишь после такого совещания на свое рабочее место, а чат разрывается от сообщений от того же начальника, который только что проводил совещания с вопросами о том
- Когда ты уже сделаешь задачу такую-то...?
К слову сказать задача была поставлена часа в три утра/ночи. Когда я ее должна была сделать, чет не понимаю

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Алексей Шеин
Автор

При сравнении офлайна и онлайна, да, лучше попить кофе перед монитором. Но мне важнее сделать задачи, которых «вагон и тележка», чем «смотреть на эти лица».

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
Anton Ilabanau
У меня время оплачено, если вместо работы надо часами зевать перед монитором, ладно

позови сюда своего босса, гнать таких работничков нахер

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

Используете календли или что нибудь похожее для планирования встреч?

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шеин
Автор

Конечно, все встречи в календаре)

Ответить
Развернуть ветку
5 комментариев
Anton Ilabanau

все пункты верны.

если стоит задача внедрить такую систему, я бы еще раз подчеркнул важность секретаря - такую роль можно дать отдельному человеку и добавлять его на все важные митинги.

только обязательно дать ему права и обязанности следить за таймом, чтоб умел вежливо прерывать людей и напоминать о времени.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шеин
Автор

Да, специально обученный человек еще лучше.

Ответить
Развернуть ветку
Василий Гуров

Совещания = прокрастинация.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Ilabanau

для кого?)
для начальника совещания это и есть работа, как иначе руководить людьми.

Ответить
Развернуть ветку
Ilya

-1

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 121 комментарий
null