Как я выбирал топливные карты для своего бизнеса

Привет всем читателям vc.ru! Сегодня я хочу поделиться с вами личным опытом выбора топливных карт для собственной строительной компании. Аналогичный пост я уже публиковал в Тинькофф-журнале. Тот пост был тепло встречен читателями, поэтому я решил, что посетителям этой площадки мой опыт также будет интересен и полезен. И именно с этого материала я решил начать свой блог здесь.

Меня зовут Сергей Жданов. Я основатель и владелец небольшой строительной организации, которая занимается возведением частных домов в Подмосковье. Это и дачи, и небольшие жилые дома для одной семьи.

Собственной техники в нашем автопарке немного, только самое необходимое: два грузовика, фронтальный погрузчик и экскаватор. Плюс еще мой личный автомобиль Renault Duster, который я использую в том числе и для рабочих нужд: встретиться с клиентами, осмотреть участок, проконтролировать работу бригады.

Понятно, что всю эту технику надо заправлять. И до недавнего времени я поступал, как большинство владельцев небольших компаний: просто закладывал определенную сумму в бюджет на топливо и давал наличку водителям. Сам на заправках рассчитывался своей банковской картой.

Но в какой-то момент пришло понимание, что деньги на топливо я расходую не слишком рационально, и есть способ сэкономить при решении «топливного вопроса».

Я проанализировал, где именно теряю деньги, покупая топливо, и вот к каким выводам пришел.

Во-первых, целых 20% от потраченных денег я мог бы возвращать в виде налогового вычета НДС. По закону я имею на это полное право, т. к. топливо расходуется в коммерческих целях. Однако фактически при нынешнем способе расчетов вернуть налоговый вычет я не мог. Чтобы его получить, необходимо собрать все первичные документы, чеки с заправок, составить на их основании бухгалтерские отчеты и направить в налоговую. Но штатного бухгалтера у меня нет. Все документы для налоговой оформляет специалист на аутсорсе, который просто физически не имеет возможности заниматься этой работой.

Во-вторых, водителям своим я, конечно, доверяю. Но, как говорится, доверяй, но проверяй. А если оплата за топливо идет наличкой, я никак не могу контролировать, где именно заправляются мои водители, сколько топлива в действительности расходуется на нужды дела, а сколько — на их личные. И, конечно, меня это беспокоит.

В-третьих, меня всерьез тревожила проблема простоев на стройплощадке. Когда есть заказ, в наших интересах закончить объект как можно быстрее. И люди, и техника работают зачастую без выходных, с утра до позднего вечера. Понятно, что периодически нужно восполнять запасы топлива. Если гонять технику на заправку — процесс строительства на время останавливается. При этом топливо расходуется зря при езде на заправку. Особенно потери ощутимы, если объект находится в местности, удаленной от трасс и городской цивилизации.

Словом, я понял, что проблема нерационального расхода топлива есть и решать ее нужно. Способ тоже был найден — заказать для всех водителей компании топливные карты процессингового сервиса. Осталось только выбрать, какого именно.

Я решил основательно изучить предложения различных процессинговых компаний, которые занимаются выпуском и обслуживанием топливных карт.

Понятно, что искал я сервис, который лучше всего подходил бы именно под специфику моего бизнеса. Но думаю, что результаты моих изысканий будут полезны и другим читателям vc.ru, в первую очередь, конечно, владельцам небольших компаний.

Сразу скажу, что мне необходим был процессинговый сервис, карты которого принимали бы на большинстве заправок Москвы и МО. Важно быломаксимально простое оформление бухгалтерской отчетности для получения налогового вычета НДС. И возможность полностью контролировать расход топлива моими водителями.

Конечно, хотелось найти такой сервис, который мог бы предоставить услугу доставки топлива на объект. И в качестве бонуса хотелось получить скидки на заправках и бесплатное обслуживание карты.

Почитав тематические форумы, я выбрал для сравнения вот такие топливные карты:

· Вездеход Online;

· Е100;

· Кардекс;

· Единая;

· ГК Трасса;

· Compas;

· Процессинг24.

Должен сказать, что у всех перечисленных топливных карт обнаружились общие положительные моменты:

1. Быстрое онлайн-оформление в течение суток и бесплатная доставка. Можно сэкономить время на визите в офис и при оформлении договора, и при получении карт.

2. Предоставление бухгалтерской отчетности для возврата 20% вычета НДС гарантируют все сервисы. Однако некоторые предоставляют первичные бухгалтерские документы в электронном варианте, некоторые — формируют единый документ, на основании которого можно оформить возврат. Подробнее расскажу об этом чуть позже.

3. Каждый сервис предоставляет клиенту личный кабинет, где владелец контролирует расход средств на топливо и управляет водительскими картами. На сайтах компаний есть карта-схема размещения АЗС, где можно расплачиваться картами сервисов.

4. Практически у всех компаний разработано приложение для смартфонов, что особенно удобно для водителей. Не будет проблемой найти ближайшую АЗС, можно расплатиться за заправку прямо с телефона.

5. Все сервисы имеют достаточно обширную и разветвленную сеть заправок на территории Москвы и Московской области.

А теперь остановлюсь на особенностях каждого сервиса подробнее.

Топливные карты «Вездеход» оформляются и доставляются бесплатно, но абонентскую плату за обслуживание сервис берет. Информации о размере абонентской платы на сайте не нашлось.

Решил выяснить этот момент у службы поддержки через форму обратной связи. Отклик получил достаточно быстро, но вместо внятного ответа начали задавать вопросы, чтобы подготовить коммерческое предложение для меня. Менеджер сослалась на то, что, исходя из моих ответов, для меня подберут оптимальный тариф и тогда смогут сообщить размер платы за обслуживание.

Я еще не был уверен, что выберу именно этот сервис, и подробно рассказывать о своем бизнесе мне не хотелось. Так что я так и не выяснил, какую плату за абонентское обслуживание берет этот сервис.

Владельцам карты предоставляются скидки: 1,5 рубля с каждого литра, т. е. около 2-3% экономии в зависимости от вида горючего.

Сервис поддерживает электронный документооборот (ЭДО). Это значит, что владельцу карт будет предоставляться первичная бухгалтерская документация, что для меня не самый оптимальный вариант. Бухгалтеру все равно самостоятельно придется разбирать эти документы, систематизировать и составлять отчетность для налоговой.

В личном кабинете владелец может отслеживать финансовые операции в целом на счете и по карте каждого водителя. Можно также при необходимости блокировать отдельные карты или ограничивать объем топлива при заправке.

Поддержка клиентов работает 24/7. Возможно, это действительно так, судя по тому, что на мои сообщения в чате мне отвечали достаточно оперативно. Сервис также предлагает кредит на топливо сроком на 30 дней. После подачи онлайн-заявления о предоставлении кредита решение примут в течение 1 дня.

Несомненный плюс этой карты — отсутствие абонентской платы за обслуживание, плата за выпуск также не взимается. Процесс оформления происходит онлайн.

Впечатляет размер скидки, которую обещает сервис — до 2,5 рублей за литр, а это целых 4,7%! Но реальный бонус зависит от вида топлива и заправляемых объемов в течение месяца. Чем больше дорогого топлива заправил, тем большую скидку получил.

Сервис работает с ЭДО, ежемесячно направляет владельцу бухгалтерскую первичку в электронном виде. Это дает возможность подготовить документы для возврата налогового вычета НДС в размере 20%. Но, как я уже говорил, оформление вычета по первичке — довольно хлопотное дело.

В личном кабинете можно отслеживать, где и в каком объеме заправляются водители, а также устанавливать лимит действия карт по времени и ограничивать объемы заправляемого топлива. Техническая поддержка работает 24/7.

Помимо кредита на топливо, который дается максимум на 30 дней, сервис также предлагает услугу «заморозки цены» на горючее. Это дает возможность владельцу внести предоплату на счет и в течение месяца покупать топливо по заранее зафиксированной цене, даже если реальные цены на АЗС поднимутся. Очень полезная услуга, особенно в наше время.

Прочитал несколько положительных отзывов об этом сервисе на тематических форумах. Но после самостоятельного изучения условий на сайте «Кардекс» был разочарован. Возможно, другим компаниям эти топливные карты подойдут, но, в силу специфики моего бизнеса, я не стал бы ими пользоваться.

Главный минус сервиса — неудобный лично для меня график работы службы поддержки — в будние дни с 9 до 18 часов. Учитывая, что у меня могут возникнуть срочные вопросы и в выходной, и в праздник, и поздно вечером, такой режим оказания помощи меня совсем не устраивает.

Скидки сервис гарантирует только при заправке «на отдельных АЗС», при этом нигде не указано, на каких именно. Компания не предоставляет услугу заморозки цены на топливо, не дает кредитов. Это еще один аргумент не в пользу «Кардекса».

Но есть у карты и плюсы: отсутствие платы за выпуск и обслуживание, поддержка электронного документооборота с возможностью оформить документы для возврата 20% НДС. Личный кабинет также предоставляет широкие возможности для владельца: можно следить за расходом средств, устанавливать лимиты по литражу и времени использования для каждой водительской карты, а также блокировать карту при необходимости.

По «Единой» карточке от сервиса Мasters можно получить скидку на топливо. Она составит, в зависимости от вида горючего, до 1 рубля с каждого литра. Мы используем дизельное топливо, т. е. для меня скидка составит около 1,8%.

Как и большинство прочих сервисов, Мasters поддерживает систему ЭДО — оформление налогового вычета 20% НДС возможно на основе предоставленной в электронном виде бухгалтерской документации. Дают по карте и кредит на топливо сроком до 1 месяца, но вот зафиксировать цену на топливо нельзя.

Управляет картами владелец в личном кабинете. Там он может установить лимит для каждого водителя по литражу или заблокировать его карту. К сожалению, ограничить время действия карты рабочими часами невозможно.

На сайте заявлено, что служба поддержки работает круглосуточно. Однако опыт общения с менеджерами сайта заставил меня усомниться в этом. На сайте я не нашел информации об абонентской плате за обслуживание. Я решил выяснить эту информацию по указанному номеру WhatsApp.

Обратился в службу в пятницу вечером. Да, рабочее время уже закончилось, был седьмой час, но я все-таки рассчитывал на оперативную обратную связь. Однако ответили мне только в понедельник в 10 утра:

Подозреваю, что и для клиентов действует тот же режим поддержки, что меня не устраивает.

Бесплатный выпуск и отсутствие абонентской платы — один из несомненных плюсов топливных карт Трасса. Кроме того, карты предлагают щедрую скидку на топливо — 4%, но с оговоркой: на АЗС СВОЕЙ сети. У сервиса есть сеть партнерских АЗС, которые карты принимают, однако скидку не предоставляют. Это странно и не слишком удобно.

Ситуация усложняется еще и тем, что в Москве и Московской области собственных заправок у сервиса не так много. И чем дальше от центра столицы — тем меньше. Это наглядно видно на карте, размещенной на сайте компании:

Я уже упоминал, что работаем мы в основном по области. Каждый раз искать нужную заправку, где дадут скидку — для нас не вариант. Больше топлива сожжем, чем сэкономим за счет скидки.

Как и прочие сервисы, этот предоставляет стандартный набор выгод: возможность оформить возврат вычета 20% НДС, пользование приложением и личным кабинетом.

Не слишком понравилась подача информации на сайте сервиса. Например, изучая сайт, я понял, что лимиты по времени пользования топливными картами и объемом заправляемого топлива программируются при выпуске карты. А если ситуация в компании изменится, и я как владелец захочу параметры изменить, возможно ли это?

Чтобы получить эту информацию, мне пришлось обращаться в службу поддержки на сайте. Мне ответили, что менять лимиты по водительским картам, а также блокировать их в личном кабинете владелец может.

Однако я так и не понял, почему эти простые, но достаточно важные сведения нельзя было сразу разместить на сайте.

Кстати, еще несколько слов о службе поддержки сервиса. Хотя я и не являюсь клиентом компании, менеджер поддержки ответил на мои вопросы очень оперативно: не прошло и пары минут. Однако, как сообщил мне тот же менеджер, в будние дни с 9 до 18 часов клиент может воспользоваться помощью персонального менеджера. В остальное время работает «горячая линия». Но насколько оперативно сотрудники этой линии смогут решать «горящие» вопросы, знают, наверное, только клиенты сервиса.

Однако один большой плюс карты «ГК Трасса» для себя я все же нашел. Сервис доставляет топливо на объекты! Кстати, если вы заметили, ни одна из перечисленных мною ранее компаний такой услуги не предлагает. А для моего строительного бизнеса крайне важно, чтобы техника не испытывала перебоев с горючим. Как я уже говорил, такая услуга поможет мне избежать простоев и порожних поездок, а значит — избежать и временнЫх, и денежных потерь.

Сервис предлагает 3 тарифных плана для карты Компас:

• Для небольших компаний, расходующих до 5 000 литров топлива в месяц, подойдет тариф Lite без абонентской платы за обслуживание.
• Организации покрупнее с ежемесячным расходом топлива свыше 5 000 литров могут выбрать тариф Smart. Он предполагает ежемесячную плату за обслуживание договора — 999 рублей.
• Компании, которые нуждаются в предоставлении топливного кредита (как правило те, кому важно работать даже без минимального кассового разрыва), могут выбрать тариф Pro. Здесь придется платить ежемесячно 1 500 рублей за обслуживание договора + 50 рублей за обслуживание карты. Максимальная сумма кредита — 100 тыс. рублей.

Сервис предоставляет необходимую бухгалтерскую документацию для оформления возврата налогового вычета НДС в размере 20%. Предоставляются по карте и скидки на топливо в размере 3%.

У «Компаса» есть приложение и личный кабинет для владельца. Единственным минусом я бы назвал невозможность ввести ограничения для водителей на пользование картой по времени.

Но главный минус сервиса — мягко говоря, очень странный график работы службы поддержки. Да, он еще более неудобный, чем у «Кардекса». На вопросы клиента тут готовы отвечать строго в рабочие дни и только с 9 до 16 (!). Дальше сотрудники отдыхают и не желают решать ваши проблемы. Как я уже упоминал, меня это категорически не устраивает. Оперативно решить финансовый или бухгалтерский вопрос, связанный с топливной проблемой, мне зачастую требуется не только в рабочее время. Наша команда работает без выходных и праздников, иногда по 12-14 часов в сутки.

Забегая вперед, скажу, что я выбрал именно этот процессинговый сервис. Объясню, почему.

С одной стороны, «Процессинг24» предлагает тот же стандартный набор услуг, что и большинство изученных мною сервисов. С другой, некоторые бонусные услуги оказались особенно полезными и удобными именно для моего бизнеса. Этим и объясняется мой выбор.

Топливные карты этого сервиса можно заказать онлайн — их выпустят в течение суток. Плата за обслуживание карт или договора не взимается. На партнерских АЗС предоставляется скидка на топливо до 3% + на некоторых заправках можно получить дополнительную партнерскую скидку на горючее.

У владельцев карт есть возможность взять беспроцентный топливный кредит на 1 месяц, а также «заморозить» стоимость горючего.

Для удобства водителей разработано мобильное приложение. Все движение средств на едином счете отображается в личном кабинете. Карту каждого водителя можно заблокировать при необходимости, а также задать лимит на объем топлива или время использования. Вот как выглядит страничка личного кабинета:

Из существенных для моего бизнеса плюсов хочу отметить следующее:

• Максимально простая процедура оформления возврата налогового вычета 20% НДС. Сервис ежемесячно направляет владельцу в электронном виде УПД (универсальный передаточный документ) — полноценная замена и счету-фактуре, и накладной. Вот как выглядит этот документ:

Без лишней возни с бухгалтерской первичкой на его основании можно оформить документы в налоговую и получить вычет. Лучше и не придумать для моего бухгалтера-аутсорсера.

• Круглосуточная служба поддержки — не будет задержек при решении вопросов, связанных с топливом.
• Еще один существенный плюс — доставка топлива на объект. Действует услуга только в Москве и Московской области, хотя сервис работает по всей России. Но мы ведем строительство именно в московском регионе, так что меня это полностью устраивает. Кстати, заказать доставку топлива можно на определенное время и таким образом рационально, без простоев спланировать рабочий процесс.

Именно эти три фактора и повлияли главным образом на мой выбор процессинговой компании. Остальные сервисы в чем-то были хороши, в чем-то не слишком удобны лично для моей сферы деятельности. И только «Процессинг24» оказался способным «под ключ» решить все вопросы, связанные с топливом.

Для сравнения обобщил плюсы и минусы рассмотренных мной процессинговых компаний в виде таблицы:

Для наглядности красным цветом я выделил параметры, которые меня категорически не устроили, желтым — приемлемые, зеленым — несомненные плюсы. Из таблицы ясно видно, что в полной мере меня устроил только «Процессинг24».

Буду благодарен, если в комментариях вы напишете, какими топливными картами пользуется ваша компания. Какие плюсы их использования вы видите? Какие услуги хотели бы добавить к тем, что предлагает ваша процессинговая компания?