Как за 6 месяцев с нуля создать международную инди-конференцию

Без франшизы, опыта и главного инвестора

Призеры стартап-конкурса конференции EMERGE

Конференция EMERGE впервые прошла в Минске 17–18 мая 2018 года и собрала 1480 человек со всего СНГ и Европы без франшизы, крупного инвестора за спиной и опыта в организации такого масштаба мероприятий. Как мы это сделали и что об этом поняли?

Все большие конференции готовятся даже не то что за год, а еще до завершения предыдущего. Перед запуском подготовки EMERGE в наличии у двух основателей Маргариты Лазаренковой и Алины Безугловой была концепция и 6 месяцев на то, чтобы ее воплотить. На выходе получилась EMERGE - инди-конференция, которую посетили 1480 человек из 22 стран, заявки на конкурс подали 208 стартапов. Сделано это было силами 10 человек, распределенных между Лондоном, Москвой и Минском (спасибо Google-диск, Asana и Facebook Messenger за то, что сделали это возможным). И вот выводы, которые мы из нее извлекли:

Наша команда состояла из очень молодых людей, у многих из них было не так много опыта в организации конференций. Состав команды в 2018 году выглядел так:

2 фаундера;
2 ответственных за спикеров;
1 ответственный за стартапы и коммьюнити;
Человек - клиентская поддержка и билеты;
1 ответственный за VIP-сервис и Jobs Corner;
Человек-траблшутер, который выстраивал сайт, продажу билетов и реагировал на форс-мажоры;
Пиарщик;
Таргетолог;
Куратор волонтеров;
Куратор фудкорта.

А вот список людей, без которых мы не начнем готовить следующую конференцию:

Технический директор – без него продакшн превращается в ад, стулья заказываются в день перед конференцией, а ковролин в бывшем заводском ангаре раскатывается силами волонтеров и организаторов.

Программный директор – человек, который хорошо представляет индустрию и людей в ней, может спланировать качественные Q&A и панельные дискуссии. Мы нашли классных спикеров, но они на многих панелях были все друг с другом согласны, дискуссия не развивалась. Программный директор должен продумать агенду каждой сессии, знать, какие вопросы в ней надо обсудить. Часто бывает так, что крутой эксперт, которого вы позвали – практик и не выступает постоянно. Программный директор должен такого спикера направить на тему, зная его бэкграунд и все его выступления в прессе.

Отдельный человек – VIP-служба. Если человек купил вип-билет он ожидает абсолютно персонализированного подхода. И если до мероприятия випов может вести кто-то один, на самом мероприятии его надо усиливать волонтерами, чтобы на одного человека VIP-службы приходилось максимум по 3-4 випа. Наш ответственный за VIP-службу появился слишком поздно.

Основатель, работающий за кассой в своем заведении – это абсолютно верная практика. За время подготовки я неоднократно сидела на поддержке клиентов и советую в любом случае попробовать так поработать хотя бы день – получите массу информации о том, как работают и где провисают процессы, какие вопросы возникают у людей. Перманентно на этом месте должен быть человек с очень высоким уровнем допуска, который сможет уладить конфликт и отблагодарить за совет. Например, нам в самом начале указали на ошибку в форме регистрации и тем самым спасли весь последующий процесс. Я отблагодарила людей билетами. А вот смог ли бы так сделать обычный оператор на входящих? Поэтому либо включайтесь иногда в процесс сами, либо очень четко брифуйте людей и давайте им некоторый уровень допуска.
Алина Безуглова, Сооснователь EMERGE

Если вы думаете когда-нибудь собрать конференцию, начинайте знакомиться уже сейчас. Мы смогли собрать годный лайнап спикеров за полгода только благодаря личным связям. Первый круг спикеров EMERGE – все, кого мы сами знаем. Круг второй – референсы и интро от всех, кого мы знаем. Похожим образом появлялись и партнеры конференции.

И хотя многие организаторы в этот момент закатят глаза, в нашем случае это действительно сработало. Наши самые первые партнеры не финансировали конференцию. Но именно они верили в конференцию едва ли не больше нас самих и связывали с теми, кто впоследствии становился уже денежным партнером, помогали своим социальным капиталом.

Как бы банально это ни звучало, нужно не стесняться спрашивать. Многие крупные партнерства конференции выросли из того, что мы уже договорились об одном формате партнерства, а потом я просто спросила: «А не хотите еще стартап-конкурс поддержать?».
Алина Безуглова, Сооснователь EMERGE

Переговоры с партнерами – это функция, которую основатели инди-конференции не могут переложить ни на кого, потому что каким бы ни был талантливый сэйлз, он/она сможет уверенно продавать при наличии успешного предыдущего кейса за спиной, которого у нас, конечно, не было. Нас спасали собственные горящие глаза и крепкий настрой идти до победы. Но и из этого процесса мы старались получать кайф и сделали важный вывод: часто партнеры сами не знают, какие цели могут закрыть с помощью конференции. Подскажите им. Поштормите вместе. Потом придумаете, как это назвать в терминологии партнерских пакетов.

Основные цели, которые закрывали у нас на конференции:

HR-бренд;
Поиск клиентов (B2C) или стартапов (В2В);
Присутствие в медиа;
Контакт с коммьюнити.

Мы не продавали пакетные предложения партнерам. И это была одновременно наша сильная и слабая сторона. С одной стороны, к нам возникали вопросы , когда все партнеры были в одном ряду, а их вклад был совершенно разным, с другой – мы помогали каждому партнеру решать свои бизнес-задачи, а не продавали «логотипный» пакет.
Маргарита Лазаренкова, Сооснователь EMERGE

Переговоры с партнерами – долгосрочная работа. Не сбрасывайте никого со счетов, если вам не удалось договориться в этом году. Теперь, когда у вас есть фотоотчет, отзывы участников, публикации в СМИ, вы можете зайти к ним еще раз и разговор уже пойдет по-другому.

Мы стартап и работали со стартапами. Это самая спорная рекомендация, но для нас она сработала. Например, для продажи билетов мы выбрали белорусский финтех стартап, что обернулось для нас в начале необкатанными процессами на стороне подрядчика. Но это же сильно нам помогло. Мы были на расстоянии звонка или сообщения от основателей сервиса. Для нас подгоняли процессы, перепрошивали софт, выходили решать проблемы в выходной и подключали дополнительные сервера, вместо тех, которые попали под каток Роскомнадзора. При таком раскладе вы развиваете экосистему, и в следующий раз у вас уже будут более прокачанные и проверенные варианты подрядчиков.

Нужно быть готовым к тому, что на первую конференцию стартапы придется собирать вручную. Свои 200+ заявок мы собрали благодаря нашим коммьюнити-партнерам, которые не только делали рассылки по своим базам, но часто просто писали командам напрямую и рекомендовали поучаствовать тем, с кем по профилю мы совпадали.

Работу на площадке мы строили по принципу заботы. Это значит, что каждый участник команды должен четко знать, комфорт какого сектора – его/ее задача. Команда, ответственная за спикеров, следит за тем, чтобы все были на месте вовремя, сориентированы в ситуации, накормлены, обеспечены водой и микрофоном, их слайды загружены и обкатаны. И так со всеми категориями гостей на конференции.

Как за 6 месяцев с нуля создать международную инди-конференцию

Перед стартом каждый участник команды сам прописывал себе ТЗ по работе на мероприятии. Так человек структурировал задачи в своей голове и делал это лучше, чем если бы получил ТЗ от нас. Готовый документ мы просматривали и обсуждали с ответственным. В итоге получался чеклист, которому этот человек следовал.

Наши волонтеры в красных футболках были глазами, ушами и руками конференции. Курировать их должен человек с высоким уровнем эмпатии: уметь выслушать, если кого-то обидел резкий посетитель, похвалить так, чтобы человек это воспринял.

Гости видят в лице волонтеров организаторов конференции. Конечно, это не так. Но ошибки конференции, даже если это плохая работа волонтеров, – это ответственность исключительно команды организаторов. Поэтому заранее нужно разбирать с волонтерами, как работать с негативом во время ивента.

В решении операционных проблем на конференции нас очень выручила такая мелочь, как цвет футболок волонтеров. В любой непонятной ситуации, человек просто ловил кого-то в красной майке с надписью EMERGE и его проблема начинала решаться. Об этом наши гости даже писали посты на фейсбуке.
Маргарита Лазаренкова
, Сооснователь EMERGE

Постарайтесь дать всем хотя бы по небольшой задаче до мероприятия: у нас, например, это была коллективная покраска баррельных бочек, которые мы использовали как стенды на стартап-аллее.

Косяки или необязательность волонтера на подготовительном этапе легко заметить и исправить, а к самому мероприятию вы уже будете знать, на кого можете стопроцентно положиться. Нескольких толковых волонтеров мы забрали в команду на следующий год.

Если это ваша первая конференция и вы не прожженый ивентер, который может устроить широкополосный интернет, канализацию и мишленовский ресторан в чистом поле, возьмите обкатанную вашим форматом площадку. EMERGE проходила в лофте ОК16, бывшем заводском помещении. Проводка там не предполагала такого количества прожекторов, софитов, ноутбуков и кофе-машин. И поскольку такого формата мероприятия там раньше не проводилось, разведку проводили уже боем.

Если оборудованной обкатанной площадки нет, а вы все еще не опытный ивентер, то помните: генераторы лишними не бывают, а главную сцену нужно запитывать отдельно от всего.

Скорее всего, по нему и придется действовать. Мы планировали фудкорт на улице, в последнюю неделю его куратор убедила нас вносить его в помещение из-за вероятности дождя. В результате – запах еды возле главной сцены и перепады напряжения.

Вместо итога: 6 месяцев для подготовки конференции на 1500 человек - чудовищно мало. Поэтому команда уже начала готовиться к следующей конференции EMERGE, которая пройдет 31 мая - 1 июня 2019. Сейчас уже можно зарегистрироваться на продажу билетов 2-for-1.