Инструменты, процессы, документооборот: как малому бизнесу в сфере услуг инвестировать в автоматизацию и не облажаться

За год я потратил более 2.2 млн. руб. на учетную систему, которая помогает не только автоматизировать рутинные задачи, но и сократить издержки, увеличить прибыль и масштабироваться. Расскажу вам, что же в итоге получилось.

Меня зовут Нефёдов Александр. Я — основатель аккредитованной IT-компании OptimalGroup. Впервые я задумался о необходимости автоматизации бизнеса в 2016 году, когда компания сначала выросла с 20 до 43 сотрудников за год, а потом попала в кассовый разрыв и “сдулась”. Стало очевидно, что без инструментов, выстроенных процессов и документооборота невозможно масштабировать бизнес.

Сейчас мы отгружаем работы по часам по разным тарифам, поэтому нам важно фиксировать рабочее время каждого сотрудника и расходы на задачи по разным проектам. В отчетах для клиентов указываем количество часов, ставки разных сотрудников и прочие затраты.

Пять лет компания работала с таск-менеджером Worksection. В нем удобно фиксировать время по задачам и проектам, формировать отчеты. Но Worksection малоэффективен для интеграции, например, в нем нет «событий», по которым можно узнать, что задача изменилась. Система предлагает только запрашивать фактические данные обо всех задачах и проектах, а не избирательно.

Весной прошлого года я выбрал в качестве учетной системы 1С УНФ, с которой реализовали интеграцию с Worksection, однако результат этой интеграции меня не устроил. На работу специалистов было потрачено 1.3 млн. руб.

В марте 2022 года сервис Worksection перестал работать в России, и компании пришлось очень быстро переехать на коробочный Битрикс24. Немного доработали его под себя. Например, добавили виджет, чтобы было видно, кто из сотрудников над чем работает прямо сейчас.

Ежемесячно руководители проектов планируют выручку, загрузку, себестоимость, маржу по клиентам, проектам, менеджерам и исполнителям. Без учетной системы такая работа занимает много времени и ее сложно администрировать. Поэтому было решено интегрировать Битрикс24 с 1С УНФ.

Начали мы с интеграции данных из Битрикс24 в 1С УНФ и добились работы в режиме реального времени. Битрикс24 уведомляет 1С о том, что происходит прямо сейчас: создался новый проект/задача, задача изменилась, добавились новые затраты и т. д.

Выстроенный процесс работы с покупателями

В моем бизнесе существует три основных вида услуг: разработка, техническая поддержка постоянная и сдельная. Немного расскажу о выстроенном процессе на реальном примере.

Представим ситуацию: у текущего клиента появляется новая задача не в рамках проекта. Например, нужно продлить лицензию 1С-Битрикс на стороннем ресурсе. Для убыстрения процесса клиент звонит своему аккаунт-менеджеру.

Уточняя детали по телефону, в 1С УНФ аккаунт-менеджер параллельно создает заказ покупателя: выбирает вид сделки, контрагента, с кем заключен договор. После добавляет в табличную часть услуги, количество и цену. Формирует печатную форму счета и отправляет её клиенту.

У клиента “вау-эффект”. Он еще не закончил телефонный разговор, а документы уже сформированы и направлены.

Далее аккаунт-менеджер контролирует движения заказа покупателя по статусам:

Кстати, печатные формы (договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, отчеты и т. д.) мы тоже доработали под себя. Теперь не нужно часами сверять данные сметы из Google-таблиц и перепроверять итоги в Microsoft Word. 1С делает всё за нас. Закрывающие документы клиенты получают либо через ЭДО, либо курьерской или почтовой доставкой. Все документы и конверты формируются из 1С УНФ.

Прозрачные отчеты

Клиентские отчеты стали формироваться значительно быстрее и удобнее. В них указываются затраты по дням, по отработанному времени и ставкам, согласованным с заказчиком. Тут же можно «провалиться» в проект, посмотреть ставки или затраты конкретно по задаче, тарифы по каждому сотруднику (и даже поменять их под конкретную задачу, не меняя ставки во всем проекте).

В отчете есть ссылки на задачи, чтобы клиент мог ознакомиться с деталями.

Мы разработали и внедрили в 1С следующие формы отчетов:

Например, согласовали с заказчиком бюджет на конкретную задачу 20 тыс. рублей. По задаче работают разные специалисты с разными тарифами. По данным отчета видно, что отработано уже 23 тыс. рублей. Это звоночек для управляющего проектом: надо разобраться, почему так долго делаем, и пересогласовать стоимость. Возможно, неправильно дали оценку задаче.

___________________________________

Сейчас наша учетная система показывает наглядно, как обстоят дела в компании, кто из сотрудников чем занят, сколько времени тратит на задачи, сколько прибыли приносит компании. Теперь мы пониманием, что происходит в бизнесе и радуемся выстроенным процессам. Мы готовы к масштабированию!

Если ваш бизнес похож на мой, но вы только присматриваетесь к инструментам автоматизации, я приглашаю вас на свой вебинар.

Там я подробнее расскажу о подводных камнях и неочевидных деталях, которые позволят избежать лишних трат и в кратчайшие сроки автоматизировать ваш бизнес.

За 1 час вебинара вы узнаете как:

- избежать типичных ошибок при выборе учетной системы;

- быстро интегрировать учетную программу в работу;

- сэкономить время, нервы и миллионы рублей.