У меня будет свой хакатон с кофе-зоной и менторами

Мы уже рассказывали о том, как участвовать (и побеждать) в хакатонах. Но что делать, если вы хотите не поучаствовать в хакатоне, а провести его? Вместе с экспертом Центра студенческих олимпиад ФКН ВШЭ Александром Поповкиным мы подготовили инструкцию по организации хакатона: как выбрать задачу, кого привлечь к организации, каких ошибок избегать.

Чаще всего, хакатон — это поиск и наглядная демонстрация работоспособности решения (или нескольких решений) конкретной задачи. Такие хакатоны обычно проводят крупные компании (но могут проводить и некоммерческие организации) для того, чтобы сгенерировать свежие и неординарные идеи. Другая цель хакатона — проверка жизнеспособности нового продукта, например, SDK (набора инструментов для разработки ПО).

Хакатон можно проводить внутренний — только для сотрудников организации или внешний — для всех желающих. Некоторые компании привлекают в жюри хакатона рекрутеров, чтобы подметить потенциальных кандидатов для найма. Нередко члены команд, предложившие самые лучшие решения, становятся сотрудниками исследовательских отделов компаний-организаторов хакатона и дорабатывают свои решения до практического воплощения.

Потенциальные участники хакатона — студенты ИТ-направлений и профессионалы, работающие в отрасли. Чтобы правильно определить целевую аудиторию, стоит в первую очередь отталкиваться от целей проведения хакатона. Если ваша цель — генерация идей, то приглашайте на хакатон всех, кто захочет принять участие. Если же вы хотите взять в свою команду специалистов определенного профиля, отсеивайте нужных участников с помощью четко прописанных требований и предварительного тестирования.

Как правило, задачу предоставляет компания, которая является организатором или партнером хакатона. Всегда актуальны практические и креативные задачи на реальных кейсах бизнеса.

Вы должны понимать, что сложную задачу никто не решит полностью за 48 часов, поэтому правильно сформулируйте требования. Не стоит ожидать готового продукта, это должен быть прототип, и если участникам удастся реализовать его, пусть и с ограниченным функционалом, это уже прекрасно.

Как правило, эти вопросы не возникают, поскольку участники не разрабатывают решения «под ключ». Код, написанный на хакатоне, не подходит для практического применения. Однако для удобства в форме регистрации можно прямо указать, что участники хакатона остаются владельцами своих решений, в том числе кода.

Может возникнуть и обратная проблема — в рамках соревнования участники часто работают с конфиденциальными данными.. Удобнее всего анонимизировать эти данные, но если это по каким-то причинам невозможно, нужно заключить с участниками соглашение о неразглашении информации. Сделать это можно при регистрации или перед самим хакатоном.

Менторы помогают участникам хакатонов, направляют их идеи в нужное русло. Как правило, такие менторы приходят из компании-организатора или партнера хакатона, также менторы могут быть волонтерами от хакатона. Самое главное — чтобы менторы понимали технологический стэк в направлении хакатона (к примеру, tensorflow в хакатоне по науке о данных).

Менторы могут быть из бизнеса, тогда они проверяют идеи и промежуточные результаты участников на соответствие бизнес-задаче. Есть менторы технические, которые помогают с кодом, помогают разобраться в SDK. Они, конечно, не пишут код за участников, но могут помочь, когда команда зашла в тупик и любимый поисковик и Stackoverflow уже не помогают.

Хорошие менторы стараются не подходить к команде сразу большой группой, чтобы не давить на нее психологически. Они не делают менторский обход как какую-то проверку или ревизию. Менторы делают обход в первую очередь чтобы помочь участникам. Руководит менторскими обходами ведущий хакатона (о нем ниже).

Менторы должны быть все время на площадке, либо доступны онлайн. Организуются менторские обходы, когда один-два ментора подходят к команде участников и ненавязчиво интересуются их промежуточным результатом, идеей проекта, чтобы вовремя скорректировать ее.

Обычно проводят несколько менторских обходов: спустя 20-30 минут после начала хакатона, чтобы скорректировать идею; затем после обеда, чтобы скорректировать самый первый вариант прототипа решения; и, наконец, перед представлением проектов, чтобы оценить готовность презентации и прототипа, иногда принять решение о допуске команды к выступлению.

Могут проводиться еще дополнительные менторские обходы, главное — не делать их слишком много, потому что участникам нужно когда-то работать :)

Члены жюри, которые могут быть и менторами на хакатоне, как правило, являются представителями индустрии. Можно приглашать экспертов из компаний и университетов, которые компетентны в тематике хакатона. В жюри должны быть как технические эксперты, так и люди из бизнеса, поскольку на хакатонах важно оценивать обе эти стороны решения.

При возможности пригласите в жюри ярких, уважаемых в профессиональном сообществе людей — программистов, разработчиков, аналитиков. Многие захотят поучаствовать в вашем хакатоне для того, чтобы познакомиться и пообщаться со знаменитостью.

Зачастую члены жюри участвуют в хакатоне «за идею», поэтому важно, чтобы проекты участников и тематика хакатона были им интересны.

В команде организаторов должны быть следующие люди:

• Контент-менеджер — человек, который прорабатывает контентную составляющую: определяет тематику хакатона, продумывает весь контент, составляет расписание.
• Ведущий — ведет хакатон: открывает мероприятие, приглашает участников на сцену, подключает по необходимости менторов, управляет сессией вопросов и ответов на выступлении команд. Ведущий следит за соблюдением расписания. Важно, чтобы это был не просто шоумен, а человек, понимающий как должен проходить хакатон, умеющий оценить, что уместно и неуместно на хакатоне.
• Ивент-менеджер — основной организатор мероприятия, который берет на себя много «теневой», но очень необходимой работы, без которой мероприятие не состоится: находит площадку, заказывает еду, отвечает за регистрацию участников на мероприятие, информирует других организаторов по прогрессу регистрации. Ивент-менеджер координирует всех других организаторов и приглашенных участников (жюри, менторы), отвечает за то, чтобы все прибыли на площадку. Помогает ведущему следить за расписанием мероприятия.
• PR-менеджер — ведет сайт хакатона, продвигает его в социальных сетях и СМИ. Берет интервью у участников, пишет статью по результатам мероприятия.

Организатор должен хорошо понимать, как проходит хакатон, иметь опыт как участник или как член жюри, ментор. От его опыта зависит, насколько хакатон будет проведен

«по правилам». Что касается непосредственно тематики хакатона, все определяет роль организатора. Если это контент-менеджер, то безусловно, он должен хорошо понимать тематику и задачу хакатона.. Если это ведущий или ивент-менеджер, то у них другие задачи,

Прежде всего необходимо сделать хороший сайт и посеять информацию о хакатоне в различных социальных медиа. Это могут быть как группы ВКонтакте об ИТ и машинном обучении или сообщества университетов и профильных факультетов, так и тематические чаты в телеграме. Такие размещения не всегда бывают платные — если само мероприятие бесплатное, то админы могут разместить информацию по бартеру (сейчас они разместят ваше объявление, а в следующий раз - вы их)..

Договоритесь о распространении информации с PR-командой компании партнера хакатона, узнайте, какие у них есть идеи, разделите обязанности. Компании также приглашают студентов через официальные письма на имя ректора университета или руководителей профильных образовательных программ.

Проследите, чтобы информация о хакатоне попала в календари мероприятий профильных сайтов - например, бесплатно можно попасть в календарь Rusbase и «Элементы», платно — на VC. Также можно попробовать найти информационного партнера мероприятия. И, конечно, не стоит забывать про платную рекламу и таргентинг.

И не забудьте про пост-кампанию — по результатам хакатона можно подготовить пресс-релиз, которая будет интересна аудитории.

До площадки проведения хакатона должно быть легко добраться различными видами транспорта. В случае, если хакатон проходит далеко от остановок транспорта, то имеет смысл организовать трансфер для участников.

Хакатоны проходят в больших, просторных залах. Каждой команде необходимо выделить стол и стулья, каждый стол должен быть оснащен розетками для подзарядки ноутбуков. Как правило, участники приходят со своими ноутбуками, но этот вопрос необходим обговорить заранее и предупредить участников.

Если планируется хакатон с ночью кодинга, то позаботьтесь о наличии пуфиков и диванов, чтобы участники смогли отдохнуть и даже поспать пару часов. Помещение должно хорошо проветриваться, в идеале иметь систему кондиционирования. Если есть возможность — предоставьте участникам помимо основного зала отдельные комнаты для каждой команды. Наконец, жизненно необходима кофе-зона с неограниченным доступом, там же могут быть печеньки и снэки.

Перед началом регистрации участников необходимо подготовить площадку — расставить мебель, принять еду и напитки, проверить техническое оснащение (Wi-Fi, удлинители, запасные ноутбуки, проектор и аудиосистему). Нужно разместить таблички, указывающие путь к разным зонам площадки.

Чтобы не создавать очередь, регистрировать участников должны несколько человек. Очень полезно заранее создать чат, в который участники смогут писать о своих проблемах, а организаторы будут сообщать об изменениях. С помощью чата удобно напоминать участникам о расписании хакатона.

Во время самого хакатона не забывайте поддерживать порядок на площадке — участники не должны сталкиваться с нехваткой напитков или еды, отсутствием техники и прочими бытовыми проблемами.

Зачастую хакатоны привлекают участников самой возможностью придумать решение, занять место и добавить строку в резюме. Однако подарки победителям никогда не будут лишними. Одним из классических подарков победителям и участникам является сувенирная продукция компании-организатора хакатона — футболки, толстовки, кружки, чехлы для ноутбуков и многое другое.

При возможности можно поощрить участников ценными призами — денежными наградами, техникой, подарочными сертификатами. Для этого необязательно располагать большими средствами — попробуйте привлечь производителей и дистрибьюторов техники как партнеров мероприятия. Получится взаимовыгодный обмен — вам подарки, им реклама.

Не надо пытаться сделать это мероприятие формальным наподобие конференции или форума. Наоборот, постарайтесь сделать общение максимально неформальным, это касается также и выступлений, пусть они не звучат как доклады. Не нужны и долгие речи официальных лиц — короткие и живые выступления всегда лучше.

Важно узнать мнение участников. В этом помогут формы обратной связи, интервью и неформальное общение после хакатона. Обратную связь участников нужно учесть при организации следующих хакатонов.