Как выстроить коммуникацию на проектах: советы для руководителей команд

Эффективное взаимодействие внутри команды – важный фактор в разработке качественного ПО. Слаженная работа команды, снижение рисков, соответствие результатов и сроков — всё это зависит от ваших коммуникаций. Своими секретами делится руководитель отдела QA в краснодарском филиале SimbirSoft Екатерина Гуляева.

Я занимаюсь QA. Quality Assurance – это тестирование и обеспечение качества продукта на всех этапах разработки. В нашей области специалист может прокачивать свои навыки и быстро расти. Я сама, в частности, за год стала ментором, потом QA-лидом, а с октября 2020 года руковожу отделом в Краснодаре. Чтобы добиться результатов, помимо hard skills, QA-специалисту нужно:

• уметь работать в команде,
• стараться понять собеседника и найти к нему подход, например, через его интересы и потребности,
• уметь доносить свою точку зрения.

Разумеется, еще требуется быть проактивным, задавать правильные вопросы и выстраивать общение с каждым участником команды и с клиентом, в том числе на международных проектах. О ключевых навыках в работе QA мы рассказывали здесь, а я поделюсь лайфхаками по налаживанию эффективных коммуникаций.

Общение – ежедневная составляющая работы QA-лида, тимлида и любого руководителя. Я выделила перечень аспектов, которые могут быть полезны для выстраивания коммуникаций в вашей команде.

Сразу отмечу, что не претендую на уникальность: эти правила известны многим. Проверьте себя, используете ли вы их на практике.

Мы подключаемся к проектам на разных этапах реализации, и зачастую руководитель проекта проводит техническое интервью со специалистами для оценки их знаний. Такое интервью по бóльшей части носит технический характер, и лиду важно присутствовать на нём. Именно он знает, какой специалист нужен, каких скиллов и экспертизы не хватает в команде.

Но тут также следует помнить, что мы будем работать не с набором знаний, умений, навыков, а в первую очередь с человеком. Поэтому на тех.интервью нужно понять, кто перед вами: какие задачи больше всего привлекают кандидата сейчас, а какие он считает скучными/сложными, как он хочет расти в профессии и т.д.

Так вы сможете увидеть, насколько специалисту интересен проект, совпадают ли ваши ожидания и взгляды на дальнейшее развитие. Всё это поможет исключить ситуацию, когда специалист по опыту и навыкам подходит проекту, но надолго не задерживается из-за желания сменить род задач.

Лид – это тот, кто заряжает энтузиазмом свою команду, подталкивает к стремлению постоянно развивать проект, делать продукт лучше. В потоке выстраивания взаимодействия с командой и отношений внутри коллектива важно не забывать про этот момент. Если вы не будете «гореть» своим проектом, своей работой, тогда что можно ожидать от команды?

Удаленная работа стала привычной во многих отраслях, в том числе и в IT. Впрочем живого общения тоже хватает. Многие из наших коллег хотя бы раз в неделю работают в наших уютных коворкингах или просто приходят поиграть в настольные игры, позаниматься спортом, посмотреть фильм и спеть в караоке. С другой стороны, онлайн-коммуникации тоже могут быть эффективными. Расскажу о нашем опыте и лайфхаках.

Чаты

Огромная часть нашего общения происходит в переписках. Чтобы общие чаты несли максимальную пользу и не было желания их замьютить, поделюсь способами, которые заведены у нас:

• Одно сообщение всегда лучше, чем очередь импульсивных сообщений подряд. Можно создать такое правило и зафиксировать его в описании чата. А при добавлении нового члена команды акцентировать на этом его внимание – так и он сразу всё поймёт, и команде напоминание будет. Если же оно нарушается, можно на дэйлике подсветить плюсы «чистого и аккуратного» чата и четко сформулированных сообщений.

Огромное преимущество письменной передачи информации в том, что мы можем провести ревью того, что хотим сказать. Просмотреть, нет ли лишней информации, которая в данной ситуации неважна, правильно ли описана проблема/вопрос, понятно ли будет сообщение коллегам. Если мы будем придерживаться этой тактики, то будем более четко доносить свою мысль до коллег и не тратить их время на разбор наших сообщений.

• Если в мессенджере есть функция тредов/комментариев сообщения, активно используем эту чудесную фичу. Опять же, чтобы чат не тонул в непрочитанных сообщениях и важная информация не терялась.
• Вопросы задаём в общий чат, а не личным сообщением. С одним и тем же вопросом к вам могут прийти разные люди в личке. Если же обсудить проблему в общем чате, ответ видит вся команда и лиду не нужно тратить время на объяснения каждому. Также есть вероятность, что вопрос задаст один коллега, а ему ответит другой. Тем самым, опять же, - экономия вашего времени, потому что данной информацией владеют и другие сотрудники.

В команде важно поощрять вопросы, чтобы ни у кого не было страха показаться «глупыми». Например, мы используем тезис «Глупый вопрос – это незаданный вопрос». Но бывает и такое, что коллеги могут десять раз спросить об одном и том же. Понятно, что это может раздражать, потому что «я же вам уже объяснил, вы что, не читаете чат?!». В таких ситуациях я предлагаю проанализировать - возможно, это очень важная информация, которая достойна большего, чем затеряться в чате. Её лучше вынести в базу знаний или закрепить сообщение, или сделать рассылку на корпоративную почту.

Митинги

Статус-митинги, созвоны по решению проблем и сложных задач мы проводим ежедневно, их достаточно много. Что делать, чтобы они не становились «пожирателями времени»?

• Обозначить тему. Собирая команду на митинг, заранее объясните его цели.

Например, обсуждение сроков по реализации новой фичи. Сообщив тему и цели созвона, вы дадите шанс команде подготовиться к разговору – как минимум найти и открыть нужную задачу, чтобы она была перед глазами.

• Ограничить круг участников встречи. Конечно, хочется максимальной прозрачности, чтобы вся команда была в курсе всех событий на проекте. Но чем крупнее ваш проект, тем выше вероятность, что с таким подходом команда будет проводить весь свой рабочий день на созвонах. Собрались 50 человек и слушают дискуссию пяти в течение часа.

Предлагаю заранее определить, кто нужен на созвоне. Сообщая о митинге, тэгнуть необходимый состав или сделать рассылку на корпоративную почту. А для поддержания прозрачности процессов - отправить резюме созвона в общий чат.

• Модерировать процесс. Если вы – организатор созвона, ваша задача – следить за таймингом (начали вовремя, закончили тоже) и планом собрания (обсуждаем то, ради чего собрались; для других проблем и вопросов будет своя встреча).
• Подводить резюме созвона. Обязательная составляющая – итог встречи: какие вопросы обсудили, какие решения были приняты, кто ответственный за их реализацию, какие сроки.

В зависимости от обсуждаемой темы, резюме может быть зафиксировано: в общем чате, в базе знаний, в рассылке на корп.почту и т.п.

Встречи 1+1

Лиду важно регулярно общаться со своей командой, причем не только в формате «узнать статус» – что сделал, что планируешь сделать, есть ли сложности. Важно следить за настроением в команде. Если кто-то из коллег раздражен, расстроен – это будет сказываться на работе.

Задача лида – обнаружить проблему и узнать, может ли он помочь. Проблема в сложной задаче? Или конфликт в команде? Подобные кейсы в зоне ответственности лида. Сложнее, когда это какая-то личная проблема. Но и тут руководителю важно проявить участие, показать человеку, что он здесь не ресурс или «винтик», что он ценен, и вы неравнодушны к его проблемам.

Ретроспектива

Тема очень большая. В этой статье сделаем акцент на похвале. Причем делать это можно не только на ретроспективе. Отмечайте личный вклад каждого. Например, «Спасибо большое, коллеги, за чудесную работу в этом спринте. Если бы не вы, то релиз бы не состоялся». Это приятные слова благодарности, но они как бы всем и при этом никому.

Хорошая практика – лиду во время спринта отмечать вклад и достижения каждого сотрудника и на ретроспективе выделить каждого.

Связь с другими командами и направлениями

У команды появились вопросы по аналитике, разработке, тестированию? Или нужно что-то узнать у смежных специалистов? Задача лида – настроить «коммуникационные мосты», чтобы все знали, к кому и с каким вопросом можно обратиться.

Пусть в каждой команде будет человек, который может проконсультировать коллег из других направлений или систем. Тогда ни один вопрос не останется без ответа, не будет этих знаменитых квестов «чтобы получить ответ, ты должен пройти по личкам десяти человек. И то не факт, что тебе ответят».

Четкие и понятные задачи – мечта большинства сотрудников. Лид может воплотить эти мечты в реальность, если каждую задачу ставить в таск-трекере. Даже если это «всего лишь» написать сценарий для демо, провести ревью документации, реорганизовать базу данных, попробовать внедрить новый инструмент и т.д.

Фиксируя задачи в таск-трекере, вы гарантируете, что они не будут забыты и будут понятны команде. А чтобы это волшебство работало, помните – одного названия недостаточно! Задача включает в себя: суть, срок, исполнителя и необходимую дополнительную информацию. Например, ссылку на раздел в базе знаний, который нужно реорганизовать.

Поскольку клиент – представитель бизнеса, нужно ценить его время. Его не так много на общение с нами. Мы всегда заранее готовимся к разговору с заказчиком, собираем список вопросов и информацию, которую он может запросить, чтобы не тратить время на поиски ответов.

Также важно показать клиенту свою заинтересованность именно его бизнесом, т.е. разговаривать с ним не только на технические и организационные темы, а задавать вопросы о его пользователях и особенностях бизнес-процессов. Это поможет ему увидеть в вас не только технического специалиста, который разрабатывает для него продукт, но и человека, который стремится внести полезный вклад в дело, в его бизнес.

Важно помнить о том, с кем вы разговариваете. Возможно, он не знает тонкостей вашей работы. Если вы будете общаться с помощью сложных терминов и понятий, он может не понять то, о чем вы говорите, и в следующий раз предпочтет общение с кем-то из ваших коллег. Когда собеседники не понимают друг друга, эффективность коммуникации падает, а значит достигнуть результата будет сложнее.

Когда заказчик рад, ему все нравится, вы с точностью попали во все ожидания, тут обсуждать нечего – вы молодцы. Но бывает, что заказчик недоволен. Здесь важно не убегать от этого, не начинать оправдываться и доказывать, что вы всё «сделали, как надо». Важно помнить о трех задачах, которые вы должны выполнить в этой ситуации:

• четко понять, что конкретно ему не нравится, что вызвало такую реакцию
• определить, что вы можете сделать, чтобы это исправить как можно быстрее
• обязательно обсудить, что сделать, чтобы не допустить подобной ситуации в будущем. Например, если клиент представлял себе функционал и реализацию по-другому, важно понять, почему. Возможно, требования нечетко сформулировали или не согласовали их с заказчиком.

Подводя итоги, отметим, выстраивать коммуникации – то же самое, что разрабатывать приложение или делать что-то ещё по вашей специализации, такая же работа, которую вы совершенствуете опытным путем. Чем больше вы этим занимаетесь, тем лучше получается. Чтобы развивать свои коммуникативные навыки, можно и даже нужно проявлять инициативу, смело браться за любые задачи, которые позволят вам прокачать эти скилы.

К примеру, мы QA-командой проводим много внутренних мероприятий, активно участвуем во внешних митапах, каждый раз практикуясь на новой аудитории. И это приносит свои результаты. Со временем ощущения неловкости и скованности проходят, а слова находятся сами. Главный совет – тренируйтесь, общайтесь и со временем научитесь доносить свои мысли до вашей аудитории четко и эффективно.

Больше кейсов из нашей практики – в телеграм-канале SimbirSoft!