Айдар, вы как-то все в одну кучу сваливаете. Давайте по порядку:

— сначала управленческий учет велся в Excel
— планы продаж — на ватманах.
— потом перешли на гугл-таблицы.
— история взаимодействия с клиентами хранилась в головах сотрудников.
— часто люди забывали спросить имя звонящего, организацию, контактный номер.
— данные по звонку фиксировались на квадратном стикере и «ногами» передавались в нужный отдел. Конечно, листочки постоянно терялись.
— заполнить несколько гугл-форм (для регистрации клиента)

Так мы работали, пока были маленькими. И в то время для нас это было может не совсем удобно, но приемлемо. Знаю компании, которые до сих пор обходятся гугл-табличками и нормально себя чувствуют.

Теперь о второй части списка:
— присвоить номер договора
— распечатать и отсканировать документ
— определить его в специальную папку на файловом сервере
— отправить скан клиенту по электронной почте
— проконтролировать возврат подписанного документа и отправить его в бухгалтерию
— уведомить отдел обслуживания о новой сделке.

Вы предлагаете от этих пунктов отказаться? Не понимаю, как можно считать, что компания нормально работает, если у вас 100+ договоров, а процедура отправки сканов клиенту не автоматизирована.

Или вы что-то другое имеете ввиду? Тогда уточните. И посоветуйте инструмент для работы, который, на ваш взгляд, с этими задачами справится лучше.