Как мы усердно трудились полгода и организовали летний корпоратив

Привет, меня зовут Миша Радионов, я — руководитель веб-студии Флаг. В этой статье расскажу о том, как мы закрыли план за полгода и поехали отдыхать всей студией. Поделюсь советами по организации корпоратива и проведения тимбилдинга, чтобы граблей было меньше, а студийных тусовок больше.

Новый год, новые планы. Прежде мы составляли планы на месяц вперед. Но время шло, компания росла, появлялись новые бизнес-цели. В конце прошлого года мы вместе с директорами подготовили традиционные доклады с итогами и решили планировать в новом году не на месяц, а на полгода и год вперед.

После НГ я сказал, что не люблю праздники. Да, я не люблю Новый Год, не люблю День Рождения. Но не потому, что я угрюмый тролль из под моста. Не понимаю, зачем праздновать то, что произойдет независимо от наших усилий.

«Давайте праздновать наши успехи, — сказал я, — праздновать, что мы крутые, праздновать результаты нашей слаженной работы в команде».

На первой weekly-стоячке в новом году (так мы называем собрание всей студией по понедельникам) мы объявили цели и план на ближайшие полгода. Шок, отрицание, принятие, и пора за работу 🙂

В качестве поощрения и сладкого приза за выполнение плана пообещали ребятам бомбический корпорат.

Изначально это был своего рода челлендж для меня, ребят и студии в целом. Мы много и усердно трудились все эти 6 месяцев, написали километры строк кода, провели огромное количество созвонов с клиентами, выпили миллионы литров кофе, и результат не заставил себя долго ждать. Мы не только выполнили план, а даже перевыполнили его. Круто? Очень!

Теперь перейдем к самой вкусной части — организации самого корпоратива.

Название корпоратива пришло само. Полугодовой план — полукорпорат. На этом все, к чему относится приставка «полу», заканчивается. В остальном подготовка к нашему ивенту и его проведение были на 100%.

У нас есть HR Регина с колоссальным опытом проведения мероприятий. Конечно же, организация легла на ее плечи. Время на подготовку 3-4 недели. Погнали!

Подготовку корпоратива важно начать с опроса ребят: кто-то захочет а-ля свадьбу с тамадой, кому-то по-кайфу взять палатки и отправиться в поход, а третьи поиграли бы в кикер, посидели в офисе и разошлись по домам.

Регине прилетели самые разные пожелания, которые нереально уместить в один вечер. Пошли другим путем: от обратного. Узнали, что ТОЧНО бы не хотелось, и вуа-ля, сошлись на варианте с загородным выездом на базу с водоемом, активностями и душевными посиделками.

Прилетел новый челлендж — лето, жара, пора отпусков, «здравствуйте, к сожалению, на эту дату наша площадка уже забронирована». Поэтому тут главный совет: при подготовке к ивенту закладывайте дополнительное время на поиск площадки в сезон.

Потанцевав с бубном, нашли площадку за Екатеринбургом в часе езды в сторону Первоуральска, посмотрели ее, влюбились и продолжили подготовку.

Следующий пункт — еда и развлечения. Думаю, знакома ситуация: все отдыхают, а самым рукастым, например, Ване и Пете делегируется задача пожарить шашлыки. Остальные на чиле, а ребята на гриле. Неприятно.

Решили, что на корпоративе будут отдыхать все, поэтому организацию вкусняшек поручили профессионалам — службе кейтеринга и бармену.

Повезло, что у Регины уже был опыт организации таких мероприятий, плюс она периодически следит за кейтерингом и прочими ивент-подрядчиками Екатеринбурга.

Определились с подрядчиками, согласовали сумму, пора переходить к развлечениям.

Одним из главных моих пожеланий было наличие профессионального фотографа. У нас в чатах-болталках куча странных и мемных фотографий ребят, пора сделать парочку адекватных 🙂

Организацию активностей тоже решили поручить профессионалам. Регина нашла тимбилдинг, с которым удалось разработать программу индивидуально под нас.

Что ж, подготовка корпората позади, время тусить.

Наша команда благополучно добралась до места Х. Повезло, что большинство на машинах, поэтому всем хватило места. Если у вас большая команда, то стоит заранее продумать и логистику. Чтобы все добрались до нужного места +/- в одно время.

Первым этапом нашего корпоратива был тимбилдинг. И здесь маленькая, но важная деталь: мы работаем по Retainer и предоставляем заказчику самостоятельные продуктовые команды. Подробнее о Retainer читайте тут.

К каждой команде разработчиков и тестировщиков прикреплен проект-менеджер. Как правило, по рабочим вопросам команды практически не пересекаются между собой. Для нас было важно продумать перемешивание команд на корпоративе для проведения тимбилдинга.

Для разогрева для ребят подготовили вопросы о внутренней кухне и жизни офиса. Например: за сколько часов кончается одна пачка кофе в 1кг. Или угадайте, какой из треков любимый у того или другого руководителя. Уже отвечая на вопросы и решая задачки, мы получили кучу фана.

Затем пришло время побегать. Регина вместе с командой по тимбилдингу разработали специальную игру «Захват флага». Название и концепция выбраны не случайно, конечно же.

Алгоритм такой:

1. Команды играют в мирное и безумное время, в которое разрешается творить треш, гоняться друг за другом, снимая стикеры с одежды противников. Стикеры служат своего рода HP (очки жизни). Задача — принести на базу как можно больше стикеров противников.

2. В мирное время у каждой команды был выделенный доктор, который клеил команде новые стикеры, тем самым восстанавливая здоровье.

3. Затем за принесенные «жизни» команды получали подсказки от кураторов — кусочки координат.

4. И тут наступает самое интересное. Полученные координаты каждой командой складываются в общие, которые и открывают место нахождения «сокровища».

5. Конец борьбе, получается? Пора объединить силы и найти главные координаты.

6. Когда все добежали до места назначения, как думаете, что обнаружили. Ну конечно же флаг нашей студии, с которым мы и сделали эти фотографии.

После долгих забегов в поиске флага все проголодались, и как же круто, что нас ждал уже готовый барбекю кейтеринг и коктейли в исполнении ловкого бармена.

Протусили до 11:00 вечера, а затем те, кто остался на ночь, переместились в коттедж и беседку, где устроили танцы и песни до утра. Тут уже были и душевные разговоры, впечатления о вечере, движ, которого так не хватало эти продуктивные и сложные полгода.

Собрал несколько фидбеков от ребят. Это тоже важно, чтобы понимать, как все прошло, и куда двигаться дальше в следующий раз.

Корпоративы и всякого рода ивенты очень классный инструмент для поднятия боевого духа коллектива и его сплочения. Но, конечно, сама организация таких мероприятий сложный и стрессовый процесс. Ниже поделюсь советами от нашего HR Регины, которые помогут спасти вашим организаторам парочку сотен нервных клеток.

☝ Определите бюджет с руководителем. Если руководитель говорит вам «ну а сколько надо?», «прикинь сам(а)», то воспользуйтесь небольшим лайфхаком. Подготовьте пакеты с программой, рассчитанной на разный бюджет, например, 100к, 200к и 300к. Так руководителю и вам будет проще ориентироваться в хотелках.

☝ Ранжируйте порядок поиска подрядчиков. Для начала найдите площадку, затем определите, что будет из еды и напитков, затем уже приступайте к активностям и прочим плюшкам.

☝ Не забывайте брать с собой мощную аптечку, особенно, если планируете корпоратив на природе. Пластыри, полисорб, средства от насекомых будут точно в топе ваших предпочтений.

☝ Примите ситуацию, форс-мажоры случаются и очень часто. Не стройте в голове идеальную картинку, будьте готовы к непредвиденным и неприятным ситуациям, с которыми придется бороться.

☝ Если в организации вы новичок, то советуем заняться ей за 1,5-2 месяца до мероприятия. Более опытным хватит и месяца.

☝ Голова кипит, и кажется, что столько моментов еще требуют внимания. Есть хорошая техника: закройте глаза и представьте день корпоратива от и до. Как вы доберетесь до места проведения, есть ли там пропускная система, что с парковками. Что будете есть, пить, хватит ли воды, а если активности закончатся, как всех развлекать. Эти и другие вопросы помогут не упустить детали.

☝ Если не знаете, каких подрядчиков выбрать, а от обилия ссылок в поисковике голова идет кругом, то советуем обратиться к знакомым или подсмотреть за конкурентами. Кейтеринг и тимбилдинги очень часто любят оставлять свои логотипы на самом видном месте. Так, небольшой аудит фотографий корпоративов других компаний поможет выбрать вам того самого подрядчика.

Для себя мы вынесли 2 вывода: полугодовые планы — это круто, а отдыхать после проделанной работы еще круче 🙂 Теперь все команды заряжены на достижение новых целей, ведь конец года уже не за горами.

Делитесь в комментариях своим личным опытом организации корпоративов и ивентов, будем обсуждать лайфхаки и советы.

#корпоратив #вебстудия #айти #личныйопыт #организациямероприятий