Как планировать свой день и уйти от “Я занят!”

Eternal загуглил и...

Наступает тот самый момент, когда дела обрушиваются лавиной, а вы не понимаете, за что взяться в первую очередь. В таких случаях очень результативным бывает планирование краткосрочных дел при помощи вышеупомянутый матрицы!

Весь смысл сводится к правильной сортировке задач на 4 категории:

1. «Важное и срочное» — все, что не терпит отлагательств, «горит» и обязательно к выполнению уже сейчас или «еще вчера».

2. «НЕ важное и срочное» — дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время, но только после выполнения всех дел из пункта №1. Иначе, получите много суеты и ощущение отсутствия результатов, так как дела из пункта №1 будут «гореть» еще сильнее.

3. «Важное и НЕ срочное» — все, что необходимо выполнить лично вам, но не обязательно сегодня. Однако, не откладывайте их слишком надолго, иначе они быстро перетекут в категорию №1.

4. «НЕ важное и НЕ срочное» — сюда попадают все задачи, которые «было бы не плохо сделать/узнать/посмотреть…», однако, их можно отложить или делегировать кому-то еще.

Матричный метод распределения задач стал популярен после выхода книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».

Чтобы составить свою матрицу по Стивену Кови:

Обратите внимание — не для Пети, не для Маши, а «для меня».

Здесь собираются задачи, которые нельзя отложить.

Если задач больше всего в этом квадрате:

Хьюстон, у нас проблемы! Если заниматься только горящими задачами, в лучшем случае «скатитесь» в четвертый квадрат, в худшем — привет, выгорание.

Что делать:

Уменьшать количество задач в этом квадрате и проводить сверку с реальностью. Если такие задачи прилетают со скоростью бешеного единорога, подумайте, как ограничить этот поток. Поговорите с боссом, точно ли ему нужен полудохлый сотрудник или его все-таки можно разгрузить.

Задачи этого квадрата не решают проблемы, но помогают достижению долгосрочных целей.

Если задач больше всего в этом квадрате:

Отлично, значит расходуете ресурсы правильно и скоро получите «дивиденды» от своих инвестиций.

Что делать:

Придерживайтесь этой стратегии.

Это все видимость «занятости», которая мешает работать на результат.

Если задач больше всего в этом квадрате:

Скорее всего, будете чувствовать себя молодцом от галочек done напротив каждого пункта, но ответьте на вопрос: «А новых знаний и навыков прибавилось за этот день?»

Что делать:

Делегируйте: наймите помощника, пригласите клинера, договоритесь с подрядчиком. Если это невозможно, то хотя бы поставьте на беззвучный все мессенджеры и научитесь говорить «нет». Полезный навык, кстати.

Это все «маньяки-убийцы времени», которые не несут пользы в долгосрочной перспективе.

Отвлекаться от работы и отдыхать — нужно.

Что делать:

Например, смартфоны умеют отслеживать экранное время и устанавливать лимиты — сделайте это и станет легче.