Повышение продуктивности: 27 работающих методов

Что значит продуктивность? Для кого-то это способность направлять все свои силы на решение только одной задачи, делить её на пункты и не браться за другие дела. А кто-то считает, что намного важнее правильно обустроить рабочее место и уметь поручать свои обязанности другим людям.

Существует несложная формула для продуктивности:

Минимум затраченного времени + Максимум достигнутых результатов = Продуктивность

Это способность ставить в приоритет не количество выполненной работы, а грамотный подход к ней. Как этого добиться? С течением времени. К сожалению, научиться этому не получится быстро, но можно потихоньку совершенствоваться. Данное умение развивается с помощью многих факторов. Эта статья не сделает вас сразу продуктивным человеком, но расскажет, как привить себе полезные привычки и научиться мыслить иначе.

Современный способ узнать эффективность и продуктивность основан на системе Objectives and Key Results. Зародилась она в Intel, а после стала довольно распространённой. OKR эффективно пользуются как начинающие предприниматели, так и крупные компании, наподобие Google и Linkedln. Метод помогает обозначать необходимые задачи, следить за эффективностью и достигать желаемого уровня продуктивности.

Главная цель OKR – определиться с грандиозными планами (Objectives) и переходными периодами (Key Results), которые являются двигателем прогресса. Необходимо установить крайние сроки и желаемые результаты и следить за продуктивностью. Но очень важно иметь сильную мотивацию и желание достичь целей, ведь если план выполнен на 70-75 % – это уже успех.

Продуктивность каждого из нас напрямую зависит от того, как мы себя чувствуем, а на это влияют и внешние, и внутренние показатели. Не так давно в Гарвардской школе общественного здравоохранения провели эксперимент, в ходе которого выяснилось, что малое содержание кислорода в помещении ухудшает работоспособность. Поэтому банальное проветривание и качественная система обмена воздуха напрямую влияют на повышение продуктивности сотрудников.

Помимо этого, люди науки из Корнеллского университета выяснили, что количество света и его оттенок влияет на человека не меньше свежего воздуха. Испытуемые, которые работали в хорошо освещённом помещении, чувствовали себя на 84 % лучше (глаза не уставали, не было головных болей) и у них не ухудшалась работоспособность.

Эти же учёные выяснили, что температурный режим тоже очень важен. Те, кто работал при 20° и менее, испытывали на 44 % больше проблем с выполнением своих обязанностей, чем те, у кого в комнате было 25°. Однако не только холод может помешать: жара тоже оказывает неблагоприятное воздействие.

Продуктивность зависит ещё и от правильного режима сна. Учёные из Вашингтонского государственного университета выяснили, что тот, кто спит плохо и не отдыхает как следует, работает некачественно. Великие умы Калифорнийского университета утверждают, что плохой сон ухудшает способность мозга воспринимать новую информацию на 40 %.

Не менее важно вести активный образ жизни. Были исследования, которые доказали благоприятное влияние аэробных тренировок, к примеру, катание на велосипеде, на способность человека сосредотачиваться на чём-то одном и лучшее запоминание информации. Помимо этого, такие упражнения улучшают творческие способности и бодрость духа. Хорошее настроение помогает быстрее и легче справляться с негативными эмоциями и напряжением, которые снижают продуктивность.

Вы трудитесь не покладая рук, но количество дел, которые нужно выполнить, только растёт? Скорее всего, дело в вашей продуктивности и её нужно повысить. Чем выше будет плодотворность, тем легче вам станут даваться рабочие и бытовые дела, вы научитесь пополнять свой ресурс и всегда добиваться желаемого. Ниже представлены действенные методы, разработанные умными людьми, которые смогут помочь вам встать на путь повышения продуктивности.

Успешные люди никогда не тратят свои силы впустую и у них на работе нет аврала. Они выделяют время, для того чтобы трезво оценить происходящее и расставить приоритеты. Обязательно найдите хотя бы час спокойствия, в который вы сможете побыть наедине с собой и подумать. Выключите телефон и уберите всё, что вас может отвлечь. Для вас станет открытием то, сколько важного можно успеть сделать за 60 минут.

Эта аббревиатура расшифровывается как «самые важные дела». Она поможет распланировать всё. У каждого было такое, что сделано огромное количество работы, а толку всё равно нет. Благодаря СВД вы сможете расставить приоритеты и не отвлекаться на второстепенные дела. Она способна улучшить вашу продуктивность, как ничто другое. В этом её главный смысл.

Всё то, что делается спонтанно и требует приложить немало усилий, смело отнесите к рутинным делам. Это добавит время и энергию для выполнения главных задач. Уборка на рабочем столе, ответ на сообщения, незначительные рабочие дела, даже мытьё посуды и разминка – всё это рутина. Данный метод поможет вам осознать, сколько мелких задач вы выполняете ежедневно и не один раз. Так вы научитесь грамотно распределять свои силы и время.

Составьте не один список: например, домашняя/рабочая рутина, ежедневные/еженедельные/ ежемесячные дела и тому подобное.

Дедлайн – это не так уж и плохо. Но если вы будете для каждой мелочи ставить крайний срок, то быстро вымотаетесь. Как будет выглядеть ваша жизнь, в которой бесконечные дедлайны? Вы превратитесь в постоянно напряжённого человека, который ничего не успевает и вечно спешит. Конечно, крайние сроки помогают грамотно распоряжаться временем, но они же способны негативно сказаться на эмоциональном состоянии. Вы должны научиться сами для себя ставить дедлайны, но делать это с умом.

У многих повышение продуктивности происходит утром. В ходе экспериментов было доказано, что человеку проще выполнить сложные дела с 8:00 до 14:00. Так что логичнее в это время заниматься главным, а рутинные задачи отложить на вторую половину дня. В составлении собственного графика работоспособности вам поможет система Криса Бейла, который является автором блога A Life Of Productivity.

Сделайте таблицу, в которой вам надо будет выставлять оценочные баллы от 1 до 10 в такие колонки, как сосредоточенность, силы и желание. Желательно писать особо не задумываясь: ставьте то, что первое пришло в голову. Оценивать необходимо каждый час целый день. Спустя 3 недели вы узнаете, в какое время вам лучше всего выполнять свои обязанности.

Военнослужащие часто придерживаются принципа ПВО, который расшифровывается как «подожди выполнять – отменят». Поэтому, когда перед вами встала какая-то задача, в первую очередь решите, нужно ли вообще тратить на неё время и силы. Единственное, чтобы действительно правильно отсеивать ненужное, надо научиться рационально и с холодным умом относиться к делам. Вторым вопросом, который вы должны задать себе: «Это обязательно должен сделать только я?».

Данный совет поможет вам «отсеять» любителей и скинуть свои обязанности на других людей.

Это сделать не так уж и сложно, поверьте. Времени на самом деле достаточно, просто многие не умеют им правильно распоряжаться. Попробуйте проследить хотя бы пару дней, на что вы его тратите. Это поможет понять, куда же так бесследно и быстро исчезает время, и убрать из своего дня бесполезные и «прожорливые» дела.

Когда вас о чём-то просят, то чаще всего навязывают свои условия. Например, вам говорят, что доделать нужно до вечера или предлагают выполнить проект, в котором без вас согласовали бюджет. Не ведитесь на это!

Достаточно всё распланировать, обсудить и после этого начинать работу.

Все мы индивидуальны, и биоритмы у нас отличаются, поэтому вам надо «услышать» свой организм, чтобы понять, когда ваша работоспособность выше всего. Главные и сложные задачи отведите на время, в которое происходит повышение продуктивности. Допустим, вам проще и легче работать утром, тогда в это время старайтесь выполнить всё самое важное.

Никто не может трудиться постоянно, не отдыхая. Организм человека не предназначен для таких нагрузок. Подберите себе наиболее комфортный режим. К примеру, можно выделить 45 минут («академический час») – как большая перемена в учебных заведениях или работать по системе Pomodoro, суть которой в том, чтобы трудиться 25 минут, а 5 отдыхать. Важно уметь грамотно распределять время.

Если вы не разобрались до конца с рутинными делами, то мысли о них могут мешать вам работать. Всегда с вечера готовьте одежду и сумку, чтобы утром это не занимало ни вашу голову, ни ваше время. Сделайте график домашних дел: уборки, готовки и т.д. Планируйте посещения магазинов и всегда пишите список необходимых товаров. Неплохо будет, если вы составите меню блюд на неделю. Такой подход к бытовым вопросам значительно облегчит вам жизнь, и вы сможете думать только о рабочих делах.

У каждого из нас есть что-то, что нам почему-то делать не нравится или не хочется. Почему так происходит? На самом деле, проблема в неподходящих условиях. Допустим, вам надо сделать и отправить отчёт, но то не хватает каких-то бумаг, то есть не все данные или, когда уже всё готово, закончилась краска в принтере. Подобные ситуации ухудшают производительность.

Разберите каждое дело, которым вы не хотите заниматься, и придумайте, как улучшить условия его выполнения.

Пока вы едите на работу или ждёте кого-то, у вас появляется свободное время, которое можно и нужно тратить с пользой. На что его отвести? На развивающие книги, отдых и восстановление ресурса, обучение языкам, планирование, деловые звонки. Есть большое количество других возможных вариантов. Важно просто не терять это драгоценное время зазря.

Для того чтобы достичь желаемого, и сделать это качественно и быстро, нужно точно знать, чего именно ты хочешь. В противном случае будет потрачено много сил и времени впустую. Лучше всего если у ваших целей и задач результат можно оценить на количество и качество. Когда это реально, то в таких случаях обязательно хотя бы обозначьте свои цели. Например, не просто «увеличить продажи», а «привлечь 20 новых покупателей».

Когда перед вами встала задача сделать что-то необычное, а вдохновения нет от слова совсем, то не надо отчаиваться и отказываться от выполнения, ведь вам поможет смена обстановки. Подходят как людные места, так и укромные. Отправьтесь в красивый парк, кафе, в котором вы ещё не бывали, или найдите тихое местечко возле вашего офиса. Это поможет вам расслабиться и решение проблемы или интересные идеи сами придут к вам. Но постарайтесь не брать с собой смартфон.

Если вы уже долгое время не можете сделать всё, что планируете, то вам надо, наконец, оценить здраво свои способности и возможности. С первого взгляда вы можете не увидеть связи с продуктивностью, но она есть. Когда вы постоянно ничего не успеваете, то вас начинают мучить мысли о том, что вы плохой сотрудник, и это уменьшает работоспособность. Помимо этого, взглянув на всё как реалист, вы сможете убрать то, что вам не под силу, и тогда останется выполнить лишь самое важное и нужное.

И запомните: если в этот день вы не можете что-то сделать, значит, не стоит об этом даже думать.

Вам нужно обсудить с заказчиком детали проекта или прояснить у начальства то, что вы не до конца поняли, но вы не хотите это делать по какой-либо причине? Не откладываете это надолго. То, что даётся тяжело, надо, наоборот, делать быстро, спонтанно. Так вы убережёте себя от лишних переживаний.

Если вы будете долго настраиваться на решение проблемы, то вам будет всё труднее и труднее с ней справиться. Поэтому просто разберитесь с ней поскорее и спокойно занимайтесь другими делами.

Основатель системы GTD Дэвид Аллен однажды сказал, что он хочет, чтобы вопрос «Каково следующее действие?» стало неотъемлемой составляющей нашего мышления. В своих мечтах он видит мир, в котором люди никогда не заканчивают свои дела, если не решили, нужно ли делать ещё что-то, и в случае, когда дополнительные действия необходимы, то уточняют, какие именно и кто за это отвечает.

Возьмите себе за правило всегда думать наперёд. Это действительно очень полезный совет. Достаточно просто спросить себя: «Каковы будут мои действия, в случае какого-то из вариантов исхода?».

Всегда рядом с собой держите стикеры или ежедневник. В них вы сможете записывать неожиданные идеи, которые могут посетить вас спонтанно. Допустим, во время составления отчёта, вы вспомнили, что в конце рабочего дня вам нужно зайти к своему руководителю, напишите об этом где-то. Так вы точно ничего не забудете.

Чем меньше посторонних мыслей будет у вас в голове, тем лучше вы сможете сконцентрироваться на своих делах.

Раньше думали, что человек может делать несколько дел одновременно и при этом качественно, но это уже стало мифом. Не стоит пытаться угнаться за двумя зайцами сразу или делать то одно, то другое. Займитесь чем-то одним и сделайте на совесть.

Пустые разговоры и переписки – это самые главные «прожоры» нашего времени, и они очень сильно мешают работе. В почту заглядывайте только по необходимости, а в социальные сети заходите утром, в обед и вечером. В добавок к этому, избегайте пустой болтовни с коллегами. Старайтесь в разговорах не поднимать незначительные темы, обсуждайте только самое важное.

Когда в каждом вашем дне будет отведено место, для того чтобы сделать очередной шаг к решению задачи, вы уже не сможете вместо этого заняться чем-то другим. Это несложно. Когда вам необходимо что-либо сделать, и вы отметили это в календаре, то останется только выделить на это время из своего дня. При этом вам не нужно владеть невероятным самоконтролем. Но, если вы не записывали цель в календарь, и она просто «сидит» в вашей голове, то вряд ли вы действительно приступите к её достижению.

Добавьте в календарь (даже рабочий) чтение полезной литературы, обучения, мелкие задачи, которые уже давно надо решить. Это поспособствует повышению вашей продуктивности.

Из-за боязни сделать что-то не так многие часто отказываются от хорошей работы или воплощения мечты. Нередко человек уверен, что он не справится с делом, и поэтому предпочитает бездействовать.

Ошибаться – это нормально. Без этого не будет никакого самосовершенствования. Обязательно разбирайте свои промахи, чтобы в дальнейшем их избежать. Когда вы научитесь воспринимать ошибки как двигатель прогресса, то они смогут помочь вам улучшить свои навыки.

Если вы стремитесь к обеспеченной и успешной жизни, то рядом с вами должны находиться люди, которые уже достигли этого. Окружающие очень сильно влияют на нас. Выбирайте всесторонне развитых и умных собеседников.

Вы сможете перенять у них опыт и полезные привычки и начнёте больше стараться, чтобы стать таким же. Читайте умную литературу, общайтесь на профессиональных форумах, учитесь чему-то новому. Это поможет вам окружить себя развитыми личностями, которые многого добились в своей жизни.

Старайтесь не иметь дело с пессимистами и любителями поплакаться о непростой судьбе. Уныние и депрессии могут передаваться другим. Без сожалений убирайте из своего круга общения «токсичных» людей и всегда смотрите на жизнь с позитивом. Главное, верьте в собственные силы, ведь так вы точно станете успешным.

Поставьте себе напоминание, которое во время работы в выбранные часы будет сигналом того, что необходимо удостовериться в своей сосредоточенности. Если вы обнаружили, что есть что-то, что вам мешает, постарайтесь избавиться от этого.

Вам надо уметь понимать, когда работа точно подошла к концу. Есть такие стадии, при которых изменить что-либо в проекте уже нельзя. Потому что это не только не сделает его лучше, но, наоборот, может всё изменить в худшую сторону. Научитесь вовремя заканчивать дела, анализировать их исход и приступать к выполнению другой работы.

Скорее всего вам слышать это не впервой. Но действительно ли вы стали заниматься? Постоянно медики говорят о том, что от физических упражнений зависит состояние здоровья, концентрация и общее самочувствие. Несмотря на тяжёлый рабочий день, не поленитесь сделать разминку хотя бы 15 минут в день. Вскоре вы сможете заметить, что вам легче даются все дела.

И напоследок. Делайте то, к чему лежит душа. Не слушайте тех, кто считает подобный подход легкомысленным и глупым. На самом деле, любимое занятие поможет вам в повышении продуктивности и приведёт к успеху.